Guía para empresas de Hong Kong: Cómo elegir firmas digitales y firmas electrónicas

Con la aceleración de la transformación digital en diversas industrias, la firma electrónica se ha convertido en una herramienta importante para lograr operaciones comerciales seguras y eficientes. En Hong Kong, el uso de firmas digitales y firmas electrónicas está regulado por un marco legal claro que enfatiza la certeza jurídica y la integridad de los datos. A pesar de la continua evolución del campo de la firma electrónica a nivel mundial, Hong Kong sigue adhiriéndose a un sistema legal claro, proporcionando un mecanismo de autenticación de identidad confiable para transacciones locales y transfronterizas.

Marco legal: «Ordenanza de Transacciones Electrónicas» (Capítulo 553)

La principal base legal para las firmas electrónicas en Hong Kong es la «Ordenanza de Transacciones Electrónicas» (denominada ETO), es decir, el Capítulo 553 de la «Ordenanza de Transacciones Electrónicas», implementada en 2000. Esta ordenanza proporciona una base legal para el reconocimiento de registros y firmas electrónicas en los sectores público y privado. La ordenanza distingue claramente entre «firma electrónica» y «firma digital», y establece diferentes efectos legales y requisitos para ambas.

Según la ETO, la «firma digital» es un tipo de firma electrónica que tiene una mayor garantía de integridad de los datos. Debe cumplir con estrictas condiciones técnicas y de procedimiento, como ser generada por una clave privada única controlada exclusivamente por el firmante y estar asociada con un certificado reconocido emitido por una autoridad de certificación confiable. Este sistema está en consonancia con las normas internacionales (como la «Ley Modelo de la CNUDMI sobre Firmas Electrónicas»).

El papel de las autoridades de certificación reconocidas

La ETO implementa la regulación a través de autoridades de certificación reconocidas (RCA). Actualmente, la RCA local más representativa es Hong Kong Post, que ofrece certificados electrónicos denominados «e-Cert». Estos certificados digitales desempeñan un papel fundamental en la verificación de la identidad del usuario y la garantía de la integridad de los documentos.

Las firmas digitales realizadas utilizando el e-Cert de Hong Kong Post pueden lograr una forma de comunicación jurídicamente vinculante e irrefutable, que es aceptada por la mayoría de las instituciones financieras y departamentos gubernamentales. La firma digital puede garantizar que cualquier cambio en el documento después de la firma pueda ser identificado, lo que puede cumplir con los requisitos de evidencia en situaciones legales, incluidos los litigios civiles y las auditorías regulatorias.

Nivel de efecto legal: firma digital vs. firma electrónica

El sistema legal de Hong Kong establece un nivel claro de efecto para los diferentes tipos de firmas. Las firmas digitales que cumplen con los requisitos legales y están respaldadas por RCA (por ejemplo, a través de Hong Kong Post e-Cert) tienen el máximo efecto legal y, legalmente, son equivalentes a las firmas manuscritas tradicionales.

En comparación, las firmas electrónicas vienen en varias formas (como escribir un nombre, insertar una imagen de firma, etc.) y generalmente también tienen efecto legal, pero su aplicabilidad depende de factores como la verificación de identidad, la intención de firmar y la auditabilidad. Los tribunales de Hong Kong evalúan la fuerza probatoria de dichas firmas caso por caso, a menudo centrándose en los registros relacionados con el evento de firma (como la dirección IP, la marca de tiempo, los registros de operación del usuario, etc.).

Aplicaciones prácticas en industrias clave

Varias industrias han adoptado ampliamente firmas electrónicas o digitales en Hong Kong en función de sus propias necesidades de cumplimiento y operativas:

• Las instituciones financieras (incluidos los bancos) generalmente requieren firmas digitales compatibles con e-Cert para la apertura de cuentas y la autorización formal, de acuerdo con las recomendaciones de la Oficina de Seguridad sobre la no negación.
• La industria de bienes raíces a menudo adopta un modelo híbrido, combinando plataformas como eSignGlobal con mecanismos de verificación de identidad para cumplir con los requisitos legales para la transferencia de propiedad y los acuerdos de arrendamiento.
• Los departamentos gubernamentales están adoptando cada vez más el sistema de autenticación de identidad electrónica «iAM Smart», integrando firmas digitales con plataformas de servicios públicos.
• Las PYMES tienden a utilizar plataformas de firma electrónica rentables como Adobe Sign o construir sus propios sistemas para manejar los procesos de aprobación interna y los acuerdos de bajo riesgo.

Integración con la plataforma gubernamental: plan «iAM Smart»

Una innovación clave que impulsa la adopción generalizada de firmas electrónicas en los sectores público y privado es la plataforma «iAM Smart» lanzada por el gobierno de Hong Kong. Esta herramienta de autenticación de identidad electrónica basada en dispositivos móviles proporciona a los usuarios capacidades de autenticación multiplataforma. La plataforma se ha integrado con el sistema e-Cert de Hong Kong Post, lo que permite a los ciudadanos y las empresas manejar la presentación de impuestos, la presentación de documentos legales y la obtención de servicios públicos a través de firmas digitales legalmente válidas.

Esta plataforma es consistente con las tendencias en otros países de la región de Asia-Pacífico, como «SingPass» de Singapur y «PASS» de Corea del Sur, que están construyendo sistemas de gobierno electrónico basados en la confianza a través de sistemas de identidad digital a nivel nacional.

Uso transfronterizo y reconocimiento legal

Para las empresas que operan en China continental y Hong Kong, es importante tener en cuenta las importantes diferencias en la legislación de firmas digitales entre las dos regiones. Hong Kong adopta un sistema de derecho consuetudinario y tiene definiciones claras para firmas electrónicas y firmas digitales de acuerdo con la ETO; mientras que China continental adopta la «Ley de Firma Electrónica» (revisada en 2019) bajo el sistema de derecho civil, y reconoce ambos tipos de firmas, pero los requisitos de fuerza probatoria son relativamente indulgentes. Vale la pena señalar que se pueden aplicar regulaciones de firma más estrictas en industrias reguladas como la banca y los seguros.

Las empresas que participan en transacciones electrónicas transfronterizas deben elegir plataformas que admitan «certificados de cumplimiento dual» y considerar la validez de la firma en cada jurisdicción. Por ejemplo, en China continental, las firmas electrónicas generalmente deben estar respaldadas por un proveedor de servicios confiable certificado por el Ministerio de Industria y Tecnología de la Información.

Estrategia de cumplimiento y gestión de riesgos

Las organizaciones que deseen implementar soluciones de firma electrónica en Hong Kong deben prestar atención a los siguientes principios de cumplimiento y gobernanza:

• Seleccione el tipo de firma de acuerdo con el riesgo de la transacción y la sensibilidad legal. Se recomienda utilizar firmas digitales compatibles con RCA para contratos que puedan implicar responsabilidad legal.
• Implemente registros de auditoría completos y mecanismos de autenticación de identidad, como marcas de tiempo, autenticación de dos factores o registros de evidencia de blockchain, para mejorar la validez de la firma.
• Evalúe periódicamente los acuerdos de nivel de servicio (SLA) con los proveedores de servicios técnicos para garantizar que el almacenamiento de datos, las políticas de privacidad locales y la recuperación ante desastres cumplan con las mejores prácticas de la industria.
• Realice suplementos de acuerdo con las reglas específicas de la industria, como las pautas emitidas por la Federación de Compañías de Seguros de Hong Kong o la Comisión de Valores y Futuros, especialmente en los campos de las finanzas, los seguros y los servicios legales.

Selección del proveedor de servicios adecuado

Los criterios clave para evaluar a los proveedores de soluciones de firma electrónica en Hong Kong incluyen:

• Si cumple con el sistema ETO de Hong Kong o se integra con e-Cert.
• Si es compatible con interfaces bilingües (inglés y chino tradicional).
• Si proporciona almacenamiento de datos localizado, ubicado en Hong Kong o en el Área de la Gran Bahía.
• Alta compatibilidad con plataformas gubernamentales y capacidad de uso transfronterizo.

Proveedores de renombre internacional como eSignGlobal y DocuSign han logrado la integración de cumplimiento con los mecanismos de certificación locales de Hong Kong. Al mismo tiempo, las plataformas regionales son cada vez más favorecidas por su soporte especializado para los entornos legales del Área de la Gran Bahía y la ASEAN.

Conclusión

En el proceso de transformación digital de la ejecución de contratos, es particularmente importante comprender las regulaciones relevantes, la tolerancia al riesgo y la madurez de la implementación tecnológica. El ecosistema de firma electrónica de Hong Kong proporciona una base legal sólida y confiable, especialmente a través de firmas digitales respaldadas por instituciones reconocidas como Hong Kong Post.

En el contexto de la creciente digitalización y transfronterización del comercio mundial, especialmente en la región de Asia, las empresas de Hong Kong deben desarrollar estrategias de firma que sean compatibles con las regulaciones y tengan flexibilidad internacional. Ya sea usted un ejecutivo bancario, un responsable de cumplimiento o un propietario de una pequeña o mediana empresa, comprender los matices de las regulaciones de firma digital de Hong Kong será clave para garantizar el cumplimiento y el éxito comercial digital.