Tandatangan Elektronik di China: Bagaimana Ia Berfungsi, Mengapa Ia Sah, dan Piawaian untuk Pelaksanaan yang Baik

Dalam dekad yang lalu, ekonomi China telah mendigitalkan dengan kelajuan yang menakjubkan, dan perjanjian elektronik telah menyusul. Daripada pengambilan pekerja, perolehan pembekal kepada perbankan, kemasukan ke hospital, perkhidmatan kerajaan, tandatangan elektronik (biasanya disingkatkan sebagai “e-tandatangan”) telah menjadi cara utama untuk mencapai persetujuan. Walau bagaimanapun, ramai pembaca antarabangsa masih mempunyai soalan yang sama: “Adakah e-tandatangan sah di sisi undang-undang di China? Apakah yang dianggap sebagai e-tandatangan ‘boleh dipercayai’? Bagaimanakah platform China mengendalikan proses menandatangani, menyimpan dokumen dan menyediakan bukti kepada mahkamah? Bagaimanakah syarikat harus membuat anggaran?”

Artikel ini menjawab soalan-soalan ini. Ia menerangkan asas undang-undang e-tandatangan China, menunjukkan proses e-tandatangan China yang tipikal, meneroka pilihan penyimpanan dan penggunaan (SaaS, awan persendirian, penggunaan di premis), mengkaji model harga yang biasa dan menyediakan senarai semak pematuhan dan kes mahkamah sebenar. Sepanjang proses ini, saya akan menghubungkan panduan terperinci, proses dan istilah yang digunakan oleh penyedia terkemuka China.

1) Asas Undang-undang: Mengapa e-tandatangan dianggap sebagai ‘bertulis’ dan setara dengan tandatangan bertulis tangan

Sistem perundangan China secara jelas dan jelas mengiktiraf kontrak elektronik dan e-tandatangan.

Dari sudut undang-undang:

• Mesej data boleh memenuhi ‘bentuk bertulis’ Artikel 469 Kanun Sivil menyatakan bahawa apabila kontrak perlu ditandatangani dalam bentuk bertulis, ia boleh dipenuhi melalui mesej data—contohnya, EDI atau e-mel—selagi kandungannya boleh dibentangkan dalam cara yang boleh disentuh dan boleh diperiksa. Dalam erti kata lain, ‘bentuk bertulis’ yang diiktiraf oleh undang-undang China boleh dalam bentuk elektronik.
• E-tandatangan ‘boleh dipercayai’ mempunyai kesan undang-undang yang sama seperti tandatangan bertulis tangan atau cop syarikat. Artikel 13 dan 14 Undang-undang Tandatangan Elektronik menetapkan bila e-tandatangan dianggap boleh dipercayai (iaitu, eksklusif kepada penandatangan, di bawah kawalan penandatangan pada masa menandatangani, dan sebarang perubahan pada tandatangan atau mesej data boleh dikesan). E-tandatangan yang boleh dipercayai mempunyai kesan undang-undang yang sama seperti tandatangan bertulis tangan atau cop. Undang-undang juga menjelaskan bahawa pengecualian tertentu (seperti perkara identiti peribadi tertentu) tidak terpakai untuk e-tandatangan.
• Mahkamah China menerima bukti elektronik yang disokong oleh langkah teknikal yang diiktiraf. Peraturan kehakiman dan amalan mahkamah menekankan kesahihan data elektronik. Apabila pihak dapat membuktikan kesahihannya melalui cara seperti e-tandatangan, cap waktu yang boleh dipercayai dan pengesahan cincangan, mahkamah akan menerima dan mengguna pakai bukti tersebut.

Peraturan teras ini—pengiktirafan Kanun Sivil terhadap mesej data sebagai bentuk ‘bertulis’, standard berkanun untuk e-tandatangan yang boleh dipercayai, dan penerimaan mahkamah terhadap bukti elektronik yang disahkan—membentuk asas undang-undang e-tandatangan di China.

2) Bagaimanakah proses e-tandatangan peringkat China (dari awal hingga akhir)

Satu ciri pelaksanaan e-tandatangan China yang matang ialah ia bukan sahaja menganggap menandatangani sebagai klik yang mudah. Sebaliknya, ia menyelaraskan proses menandatangani yang lengkap yang direka untuk memenuhi standard kebolehpercayaan yang disebutkan di atas dan menghasilkan jejak audit yang boleh dipertahankan. Proses tipikal pada platform arus perdana adalah seperti berikut:

1. Pendaftaran dan Log Masuk: Pemula (individu atau perusahaan) membuat akaun dan log masuk ke platform untuk memulakan proses.
2. Pengesahan Nama Sebenar (实名认证)
   • Untuk individu, pengesahan biasanya dilakukan melalui gabungan pengecaman wajah dan pengesahan “tiga faktor” pengendali (nama, nombor ID, nombor telefon mudah alih). Selepas pengesahan berjaya, pengguna akan menerima sijil digital peribadi dan fail e-tandatangan untuk mengikat identiti dan niat.
   • Untuk perusahaan, platform mula-mula mengesahkan identiti pengendali, kemudian mengesahkan maklumat syarikat (contohnya, lesen perniagaan) dan melengkapkan pengesahan identiti perusahaan melalui pemindahan kecil bank atau surat kuasa undang-undang yang diiktiraf.
3. Pendaftaran Cop (申领印章): Perusahaan China bukan sahaja menggunakan tandatangan untuk menandatangani, tetapi juga menggunakan cop (contohnya, cop syarikat). Platform e-tandatangan terkemuka membenarkan perusahaan membuat cop elektronik yang mematuhi keperluan dan terkawal, dan mengikat entiti yang disahkan untuk penyimpanan dan penggunaan yang dikawal oleh teknologi dan kebenaran.
4. Penyediaan Kontrak: Pengguna boleh memuat naik dokumen atau membuat kontrak daripada templat; kemudian isi medan tetap (seperti nama pihak, tarikh, jumlah) dan letakkan medan tandatangan/cop. Templat digunakan secara meluas kerana terma piawai dan mengurangkan ralat draf merentas unit perniagaan.
5. Pengesahan Niat: Sebelum menandatangani, platform memaparkan kontrak sepenuhnya kepada penandatangan (melindungi hak penandatangan untuk dimaklumkan) dan mengesahkan niat melalui faktor pengesahan tertentu (biasanya pengecaman wajah, kod pengesahan SMS, kata laluan atau UKey, bergantung pada konfigurasi). Langkah ini mewujudkan peristiwa yang boleh disahkan yang membuktikan bahawa penandatangan memahami dan bersetuju dengan kandungan dokumen pada masa ini.
6. Guna Tandatangan dan Cop; Hala ke Pihak Lain: Pemula menandatangani/mengecop, platform menghantar kontrak kepada pihak lain, dan pihak lain mengulangi langkah identiti dan niat, dan menggunakan tandatangan/cop mereka sekali lagi. Sistem kemudian mengembalikan fail yang dikunci akhir kepada semua pihak dan ruang kerja pengurusan kontrak pemula.
7. Penjanaan Bukti dan (dalam banyak kes) Penambat Rantaian Blok: Platform moden menjana pakej bukti yang lengkap—titik data identiti, butiran sijil, peristiwa menandatangani dan data IP/masa, cincangan kontrak dan cap waktu yang boleh dipercayai—supaya sebarang perubahan pada kandungan atau tandatangan akan dikesan kemudian. Sesetengah vendor juga merantaikan garis masa menandatangani untuk meningkatkan integriti dan kebolehkesanan.

3) Lima Syarat Kesahan yang Ditekankan oleh Platform China

Undang-undang menetapkan sifat e-tandatangan yang boleh dipercayai. Platform menterjemahkan sifat ini ke dalam langkah konkrit untuk diikuti oleh perusahaan. Seperti yang diringkaskan oleh vendor terkemuka, lima syarat berikut harus dipenuhi dalam proses menandatangani:

1. Pengesahan nama sebenar sebelum menandatangani untuk mengelakkan penyamaran atau penggantian menandatangani, dan mengikat tandatangan kepada orang semula jadi atau badan berkanun.
2. Pembentangan kontrak yang lengkap untuk melindungi hak penandatangan untuk dimaklumkan; sistem harus memaparkan perjanjian lengkap sebelum bersetuju.
3. Pengesahan niat pada masa menandatangani (contohnya, kata laluan sekali SMS, pengesahan wajah) untuk membuktikan bahawa penandatangan mengawal data tandatangan pada masa ini, dan tindakan menandatangani adalah sukarela.
4. Penandatangan boleh mengakses dan mendapatkan semula dokumen yang ditandatangani pada bila-bila masa, menyokong keperluan kebolehperolehan “bentuk bertulis” dalam Kanun Sivil.
5. Nama penandatangan dalam kontrak adalah konsisten dengan identiti yang terikat dalam sijil digital (jika tidak konsisten, ia boleh menjejaskan kesahan).

Lima elemen ini dipetakan secara langsung kepada ujian kebolehpercayaan Artikel 13 Undang-undang Tandatangan Elektronik dan keperluan Kanun Sivil bahawa mesej data “boleh disentuh dan boleh diperolehi”. Bersama-sama, ia menjelaskan mengapa proses e-tandatangan yang baik bukan sekadar ciri kemudahan—ia adalah mekanisme untuk memenuhi standard undang-undang.

4) Pilihan Penggunaan dan Penyimpanan: SaaS, Awan Persendirian atau Penggunaan di Premis

Oleh kerana keperluan tadbir urus data berbeza mengikut industri dan saiz syarikat, penyedia China menawarkan pelbagai model penggunaan:

• SaaS (Awan Awam): Secara lalai, kontrak disimpan dalam awan vendor, dan kerahsiaan dan ketersediaan dipastikan melalui perlindungan berbilang lapisan (pemantauan, kebenaran, penyulitan, penyamaran data). Model ini berkesan kos, dilancarkan dengan cepat, dan biasanya menyediakan fungsi analisis kontrak AI nilai tambah.
• “Awan Persendirian” Awan Awam (kadangkala digunakan pada awan atau pelayan tempatan yang ditentukan pelanggan): Model ini digunakan untuk memenuhi dasar bahawa “data tidak boleh meninggalkan tempatan”, mengekalkan fail kontrak asal dalam persekitaran pelanggan, manakala awan awam vendor terus menyediakan perkhidmatan tandatangan, pengesahan dan kebenaran. Model ini mengurangkan beban penggunaan dan operasi berbanding dengan penggunaan tempatan tulen.

• Penggunaan di Premis: Fail kontrak disimpan dalam rangkaian dalaman pelanggan. Pilihan ini memaksimumkan kawalan kediaman data, tetapi lebih mahal, mempunyai kitaran penghantaran yang lebih panjang, dan memerlukan penyelenggaraan dan kemas kini jangka panjang yang lebih kompleks.

Bagi banyak organisasi, laluan tengah awan persendirian menawarkan keseimbangan yang baik—memenuhi keperluan “tiada aliran keluar” sambil mengekalkan akses kepada fungsi SaaS yang sentiasa bertambah baik (seperti semakan pengesahan identiti baharu, pengekstrakan terma AI). Penggunaan tempatan sepenuhnya masih boleh dipilih untuk industri yang dikawal selia tinggi yang memerlukan operasi luar talian yang ketat.

5) Model Harga Biasa di China

Penyedia di China biasanya menetapkan harga mengikut tiga paksi berikut:

1. Caj mengikut dokumen (atau “aliran”), diskaun berperingkat—semakin banyak anda membeli, semakin rendah harga setiap kontrak. Seperti yang didedahkan secara terbuka oleh eSignglobal, yang menduduki tempat pertama di China, pakej perusahaan mungkin termasuk 100 kontrak untuk 650 yuan (≈6.5 yuan setiap satu) atau 500 kontrak untuk 3000 yuan (≈6 yuan setiap satu). Pakej individu mungkin 8 yuan setiap satu atau 75 yuan untuk 10. Harga khusus akan berbeza-beza mengikut aktiviti dan masa, tetapi logik harga adalah konsisten.
2. Yuran versi atau pelan (biasanya tahunan) digunakan untuk fungsi lanjutan—integrasi API, pengurusan kontrak pintar, kawalan pentadbir/kebenaran peringkat perusahaan, analisis atau fungsi AI—biasanya dibungkus sebagai “Edisi Asas”, “Edisi Profesional” atau “Edisi Lanjutan”.
3. Yuran projek hibrid/tempatan, yang disasarkan kepada perusahaan atau institusi besar, termasuk penggunaan platform, aliran, operasi dan penyelenggaraan, dan kadangkala pembangunan fungsi tersuai; kerana perbezaan permintaan yang besar, julatnya lebih luas.

Struktur tiga bahagian ini kini menjadi norma dalam pasaran e-tandatangan China. Pemegang belanjawan harus meramalkan jumlah kos pemilikan berdasarkan (a) volum transaksi, (b) kedalaman integrasi (sama ada API diperlukan) dan © had kediaman data.

6) Bukti dan Pertikaian: Apa yang Diperlukan oleh Mahkamah

Jika pertikaian timbul, pihak yang mendakwa bahawa kontrak elektronik mempunyai kesan undang-undang mesti bersedia untuk membuktikan kebolehpercayaan. Dalam amalan di China, mahkamah menjangkakan untuk melihat dua pakej bukti utama daripada platform e-tandatangan yang bereputasi baik:

• Kelayakan dan pensijilan platform itu sendiri: Contohnya, lesen perniagaan, pensijilan produk kata laluan komersial, pensijilan sistem maklumat klasifikasi yang berkenaan, pensijilan perlindungan berbilang peringkat keselamatan awam, lesen jualan produk keselamatan sistem maklumat, lesen operasi sebagai penyedia perkhidmatan pensijilan elektronik (termasuk kelulusan penggunaan kata laluan yang bergantung pada sijil digital).
• “Laporan bukti” teknikal yang membuktikan kesahihan dan tidak diubah suai dokumen elektronik: log proses menandatangani, rekod pengesahan identiti, maklumat sijil digital, rekod pengesahan niat, cap waktu yang boleh dipercayai, dan titik data lain yang menghubungkan kandungan yang ditandatangani dengan orang dan masa tertentu.

Bahan-bahan ini sejajar dengan amalan kehakiman: kesahihan boleh dibuktikan melalui langkah teknikal yang diiktiraf—e-tandatangan, cap waktu yang boleh dipercayai dan pengesahan cincangan—dan sebaik sahaja ia ditetapkan, data elektronik akan menikmati kesan bukti.