Firma electrónica en China: cómo funciona, por qué es legal y los estándares para una buena implementación

En los últimos diez años, la economía china se ha digitalizado a un ritmo asombroso, y la firma de contratos electrónicos ha seguido su ejemplo. Desde la incorporación de empleados y la adquisición de proveedores hasta las operaciones bancarias, el ingreso en hospitales y los servicios gubernamentales, la firma electrónica (a menudo abreviada como “firma electrónica”) se ha convertido en la forma principal de llegar a acuerdos. Sin embargo, muchos lectores internacionales siguen teniendo la misma pregunta: “¿Son legalmente vinculantes las firmas electrónicas en China? ¿Qué cuenta como una firma electrónica “confiable”? ¿Cómo gestionan las plataformas chinas el proceso de firma, almacenan los documentos y proporcionan pruebas a los tribunales? ¿Cómo deben presupuestar las empresas?”

Este artículo responde a estas preguntas. Explica la base legal de las firmas electrónicas en China, muestra un proceso típico de firma electrónica china, explora las opciones de almacenamiento e implementación (SaaS, nube privada, implementación local), revisa los modelos de precios comunes y proporciona una lista de verificación de cumplimiento y casos judiciales reales. A lo largo del camino, enlazaré con guías detalladas, procesos y terminología utilizados por los principales proveedores chinos.

1) Base legal: por qué las firmas electrónicas cuentan como “escritas” y son equivalentes a las firmas manuscritas

El sistema legal chino reconoce explícita y claramente los contratos electrónicos y las firmas electrónicas.

Desde una perspectiva legal:

• Los mensajes de datos pueden satisfacer el requisito de “forma escrita”. El artículo 469 del Código Civil establece que cuando un contrato debe firmarse por escrito, puede cumplirse mediante mensajes de datos, como EDI o correo electrónico, siempre que su contenido pueda representarse de forma tangible y estar disponible para su inspección. En otras palabras, la ley china reconoce que la “forma escrita” puede ser electrónica.
• Una firma electrónica “confiable” tiene el mismo efecto legal que una firma manuscrita o un sello de empresa. Los artículos 13 y 14 de la Ley de Firma Electrónica estipulan cuándo una firma electrónica se considera confiable (es decir, exclusiva del firmante, bajo el control del firmante en el momento de la firma y cualquier cambio en la firma o el mensaje de datos es detectable). Una firma electrónica confiable tiene el mismo efecto legal que una firma manuscrita o un sello. La ley también aclara que ciertas excepciones (por ejemplo, ciertos asuntos de identidad personal) no son aplicables a las firmas electrónicas.
• Los tribunales chinos aceptan pruebas electrónicas respaldadas por medidas técnicas reconocidas. Las normas judiciales y la práctica judicial enfatizan la autenticidad de los datos electrónicos. Cuando una parte puede demostrar su autenticidad mediante firma electrónica, marcas de tiempo confiables y verificación hash, los tribunales aceptarán y adoptarán dichas pruebas.

Estas reglas centrales (el reconocimiento de los mensajes de datos como “escritos” por el Código Civil, el estándar legal para las firmas electrónicas confiables y la aceptación judicial de pruebas electrónicas autenticadas) constituyen la base legal de las firmas electrónicas en China.

2) ¿Cómo es un proceso de firma electrónica de nivel chino (de principio a fin)?

Una característica de las implementaciones maduras de firmas electrónicas chinas es que no tratan la firma como un simple clic. En cambio, coordinan un proceso de firma completo diseñado para cumplir con los estándares de confiabilidad anteriores y producir un registro de auditoría defendible. Un proceso típico en una plataforma convencional es el siguiente:

1. Registro e inicio de sesión: el iniciador (persona física o jurídica) crea una cuenta e inicia sesión en la plataforma para iniciar el proceso.
2. Autenticación de nombre real (实名认证)
   • Para personas físicas, la verificación generalmente se realiza mediante una combinación de reconocimiento facial y verificación de “tres factores” del operador (nombre, número de identificación, número de teléfono móvil). Una vez que la verificación es exitosa, el usuario recibe un certificado digital personal y un archivo de firma electrónica para vincular la identidad y la intención.
   • Para empresas, la plataforma primero verifica la identidad del operador y luego verifica la información de la empresa (por ejemplo, licencia comercial) y completa la verificación de la identidad de la empresa a través de una pequeña transferencia bancaria o una carta de autorización legal, etc.
3. Registro de sellos (申领印章): las empresas chinas no solo utilizan firmas para firmar, sino también sellos (por ejemplo, sellos de empresa). Las principales plataformas de firma electrónica permiten a las empresas crear sellos electrónicos controlados y compatibles y vincular entidades verificadas para su almacenamiento y uso bajo control técnico y de permisos.
4. Preparación del contrato: los usuarios pueden cargar documentos o crear contratos a partir de plantillas; luego completar campos fijos (como nombres de las partes, fechas, montos) y colocar campos de firma/sello. Las plantillas son ampliamente utilizadas debido a sus términos estandarizados y la reducción de errores de redacción en todas las unidades de negocio.
5. Autenticación de la intención: antes de firmar, la plataforma muestra el contrato completo al firmante (protegiendo el derecho del firmante a ser informado) y confirma la intención a través de algún factor de autenticación (generalmente reconocimiento facial, código de verificación SMS, contraseña o UKey, según la configuración). Este paso crea un evento verificable que demuestra que el firmante entendió y aceptó el contenido del documento en este momento.
6. Aplicar firma y sello; enrutar a la otra parte: el iniciador firma/sella, la plataforma envía el contrato a la otra parte, y la otra parte repite los pasos de identidad e intención y aplica su firma/sello nuevamente. Luego, el sistema devuelve el documento final bloqueado a todas las partes y al espacio de trabajo de gestión de contratos del iniciador.
7. Generación de pruebas y (en muchos casos) anclaje de blockchain: las plataformas modernas generan paquetes de pruebas completos: puntos de datos de identidad, detalles del certificado, eventos de firma y datos de IP/hora, hash de contrato y marcas de tiempo confiables, de modo que cualquier cambio posterior en el contenido o la firma se detecte. Algunos proveedores también encadenan la línea de tiempo de la firma para mejorar la integridad y la trazabilidad.

3) Cinco condiciones de legalidad enfatizadas por las plataformas chinas

La ley estipula los atributos de una firma electrónica confiable. Las plataformas traducen estos atributos en pasos concretos para que las empresas los sigan. Como resumen los principales proveedores, se deben cumplir las siguientes cinco condiciones en el proceso de firma:

1. Autenticación de nombre real antes de la firma para evitar la suplantación o la firma sustituta y vincular la firma a una persona física o jurídica.
2. Presentación completa del contrato para garantizar el derecho del firmante a ser informado; el sistema debe mostrar el acuerdo completo antes de dar su consentimiento.
3. Autenticación de la intención al firmar (por ejemplo, contraseña única por SMS, verificación facial) para demostrar que el firmante controla los datos de la firma en este momento y que el acto de firma es voluntario.
4. El firmante puede acceder y recuperar los documentos firmados en cualquier momento, lo que respalda el requisito de recuperabilidad de la “forma escrita” del Código Civil.
5. El nombre del firmante en el contrato es consistente con la identidad vinculada en el certificado digital (si no es consistente, puede afectar la validez).

Estos cinco elementos se asignan directamente a la prueba de confiabilidad del artículo 13 de la Ley de Firma Electrónica y al requisito del Código Civil de que los mensajes de datos sean “tangibles y recuperables”. Juntos, explican por qué un buen proceso de firma electrónica es más que una característica conveniente: es un mecanismo para cumplir con los estándares legales.

4) Opciones de implementación y almacenamiento: SaaS, nube privada o implementación local

Debido a que los requisitos de gobernanza de datos varían según la industria y el tamaño de la empresa, los proveedores chinos ofrecen una variedad de modelos de implementación:

• SaaS (nube pública): de forma predeterminada, los contratos se almacenan en la nube del proveedor, lo que garantiza la confidencialidad y la disponibilidad a través de múltiples capas de protección (monitoreo, permisos, cifrado, enmascaramiento de datos). Este modelo es rentable, se inicia rápidamente y, a menudo, también proporciona funciones de análisis de contratos de IA de valor agregado.
• Nube pública “nube privada” (a veces implementada en la nube especificada por el cliente o en servidores locales): este modelo se utiliza para cumplir con la política de que “los datos no deben salir del local”, manteniendo los documentos de contrato originales en el entorno del cliente, mientras que la nube pública del proveedor continúa brindando servicios de firma, autenticación y permisos. En comparación con una implementación puramente local, este modelo reduce la carga de la implementación y la operación.

• Implementación local: los archivos de contrato se guardan en la red interna del cliente. Esta opción maximiza el control de residencia de datos, pero es más costosa, tiene un ciclo de entrega más largo y requiere un mantenimiento y actualizaciones a largo plazo más complejos.

Para muchas organizaciones, la ruta intermedia de la nube privada ofrece un buen equilibrio: cumple con los requisitos de “sin salida” y, al mismo tiempo, mantiene el acceso a las funciones de SaaS en constante mejora (como nuevas comprobaciones de autenticación de identidad, extracción de términos de IA). Para las industrias altamente reguladas que requieren operaciones estrictamente fuera de línea, aún se puede elegir una implementación local completa.

5) Modelos de precios comunes en China

Los proveedores chinos suelen fijar los precios según los siguientes tres ejes:

1. Cargo por documento (o “tráfico”), descuentos escalonados: cuanto más compre, menor será el precio por contrato individual. Como revela públicamente eSignglobal, el número 1 en China, los paquetes empresariales pueden incluir 100 contratos por 650 yuanes (≈ 6,5 yuanes cada uno) o 500 contratos por 3000 yuanes (≈ 6 yuanes cada uno). Los paquetes individuales pueden ser de 8 yuanes cada uno o 10 por 75 yuanes. El precio específico variará según la actividad y el tiempo, pero la lógica de precios es consistente.
2. Tarifas de versión o plan (generalmente anuales) para funciones avanzadas: integración de API, gestión inteligente de contratos, controles de administrador/permisos de nivel empresarial, análisis o funciones de IA, generalmente empaquetadas como “Básico”, “Profesional” o “Avanzado”.
3. Tarifas de proyectos híbridos/locales para grandes empresas o instituciones, que incluyen implementación de plataforma, tráfico, operaciones y mantenimiento y, a veces, también desarrollo de funciones personalizadas; debido a las grandes diferencias en los requisitos, el rango es amplio.

Esta estructura de tres partes es ahora la norma en el mercado de firmas electrónicas de China. Los titulares de presupuestos deben pronosticar el costo total de propiedad en función de (a) el volumen de transacciones, (b) la profundidad de la integración (si se requiere una API) y © las restricciones de residencia de datos.

6) Pruebas y disputas: ¿qué necesitan los tribunales?

Si surge una disputa, la parte que afirma que un contrato electrónico es legalmente vinculante debe estar preparada para demostrar la confiabilidad. En la práctica china, los tribunales esperan ver dos paquetes de pruebas principales de una plataforma de firma electrónica de buena reputación:

• Calificaciones y certificaciones de la plataforma en sí: por ejemplo, licencia comercial, certificación de productos de cifrado comercial, certificación de sistema de información clasificada aplicable, certificación de protección multinivel de seguridad pública, licencia de venta de productos de seguridad del sistema de información, licencia de operación como proveedor de servicios de certificación electrónica (incluida la aprobación del uso de contraseñas que dependen de certificados digitales).
• “Informe de evidencia” técnico que demuestre la autenticidad e inalterabilidad del documento electrónico: registros del proceso de firma, registros de autenticación de identidad, información del certificado digital, registros de autenticación de intención, marcas de tiempo confiables y otros puntos de datos que conectan el contenido firmado con personas y momentos específicos.

Estos materiales se ajustan a la práctica judicial: la autenticidad se puede probar mediante medidas técnicas reconocidas: firma electrónica, marcas de tiempo confiables y verificación hash, y una vez establecida, los datos electrónicos disfrutarán de efecto probatorio.