DocuSignを使用したI-9フォーム検証：DHSリモートドキュメント検査規則

リモートワーク時代におけるForm I-9コンプライアンスナビゲーション

リモートワークへの移行は、企業の従業員オンボーディングの方法、特にForm I-9検証などの重要なプロセスを変えました。米国では、国土安全保障省（DHS）がForm I-9を通じて雇用資格の検証を監督しており、これは従業員の身元と就労許可を確認する書類です。デジタルツールの台頭に伴い、雇用主は進化し続ける規制を遵守しながら、このプロセスを合理化するために電子署名プラットフォームを使用する傾向が強まっています。

DocuSignまたはAdobe Signと電子署名プラットフォームを比較しますか？

eSignGlobalは、より柔軟で費用対効果の高い電子署名ソリューションを提供し、グローバルコンプライアンス、透明性のある価格設定、およびより迅速なオンボーディングプロセスを備えています。

👉 無料トライアルを開始

Form I-9とDHSのリモート審査規則の理解

Form I-9は、米国雇用主が雇用する個人の身元と就労資格を検証するための義務的な書類です。従来、これにはパスポートや運転免許証などの物理的な書類の対面審査が含まれていました。しかし、DHSは2023年7月21日から、特定の条件下でForm I-9書類のリモート審査を許可する重要な変更を導入しました。この更新は、Form I-9の柔軟性規則の一部であり、セキュリティを損なうことなく、リモートおよびハイブリッドな職場環境に対応することを目的としています。

これらの規則に基づき、雇用主は承認された代替手順を使用して書類を電子的に確認できるようになりました。これには、ビデオ検証や安全なプラットフォームを介したデジタル提出が含まれます。重要な要件には、書類の鮮明で読みやすいコピーの保持、Form I-9へのリモート審査の詳細の記載、および従業員の勤務開始日から3営業日以内にプロセスが完了することの確認が含まれます。不遵守は、フォーム1枚あたり272ドルから2,701ドルの罰金につながる可能性があり、信頼できるツールの必要性を強調しています。

電子署名ソリューションは、ここで重要な役割を果たします。これらは、安全なドキュメントのアップロード、身元認証、および電子署名をサポートすると同時に、DHS標準に準拠した監査証跡を生成します。プラットフォームは、改ざん防止シールや身元証明統合などの機能をサポートし、リモート審査に対するDHSの「合理的な措置」要件を満たす必要があります。

DocuSignを利用したForm I-9検証

DocuSignは、主要な電子署名プロバイダーとして、そのeSignatureプラットフォームを通じてForm I-9コンプライアンスのための強力な機能を提供します。企業は、Form I-9とサポートする身分証明書をDocuSignエンベロープに直接アップロードでき、リモート従業員は安全なリンクを介して審査、署名、および提出できます。プロセスは、雇用主が従業員の詳細とドキュメントアップロードフィールドを組み込んだForm I-9テンプレートを作成することから始まります。

DHSのリモート審査では、DocuSignの身元認証（IDV）アドオンが特に役立ちます。これは、IDチェック、生体認証、およびSMS配信によるドキュメント認証をサポートし、安全なリモート審査に対する規則の強調と一致しています。ドキュメントが提出されると、DocuSignはタイムスタンプと署名者ログを含む完了証明書を生成し、雇用主はこれを使用して必要に応じてForm I-9に注釈を付けることができます。WorkdayやBambooHRなどのHRシステムとの統合により、ワークフローがさらに自動化され、手動エラーが削減されます。

このようなユースケースに対するDocuSignの価格設定は、通常、Business Proプランに該当し、1ユーザーあたり月額40ドル（年間請求）で、複数の新入社員をオンボーディングするための大量送信が含まれます。ただし、IDVなどのアドオンには従量課金が発生し、大量検証の場合は累積する可能性があります。ビジネスの観点から見ると、この設定により効率が向上しますが、アクセスコードや監査証跡の有効化など、DHSコンプライアンスを確保するために慎重な構成が必要です。

米国の電子署名法およびForm I-9への影響

米国には、主に2000年の「グローバルおよび国内商取引における電子署名法」（ESIGN Act）と、49州で採用されている「統一電子取引法」（UETA）によって管理される、確立された電子署名フレームワークがあります。これらの法律は、署名の意図、電子記録への同意、および記録保持能力が証明されている場合、電子署名に手書き署名と同じ法的効力を与えます。

Form I-9に具体的に言えば、DHSのガイダンスは2006年からこれらの法律を統合し、電子的な完了と保管を許可し、2023年のリモート規則はオプションをさらに拡張しました。ESIGNは、電子記録が正確で、アクセス可能で、再現可能であることを要求しており、プラットフォームは不変のログを通じてこれをサポートする必要があります。UETAは州レベルの統一性を追加し、管轄区域全体での執行可能性を保証します。ただし、微妙な違いがあります。身分証明書は検証可能でなければならず、雇用主は移民税関捜査局（ICE）の監査中にコンプライアンスを証明する責任を負います。

実際には、これはForm I-9に使用される電子署名ツールに、知識ベースの認証などの不正防止対策が含まれている必要があることを意味します。金融や医療などの規制対象業界で事業を行う企業は、SOC 2やFedRAMPなどの標準への追加の準拠が必要になる場合があります。全体として、米国のアプローチはフレームワークベースであり、規定的な技術要件ではなく、消費者の同意と基本的なセキュリティに重点を置いており、DocuSignなどのツールが適応しやすくなっています。

Form I-9およびその他の電子署名プラットフォームのオプションの比較

Form I-9検証および一般的な電子署名ニーズに対応するプラットフォームを評価する場合、コンプライアンス機能、価格設定、統合の容易さ、および拡張性を考慮する必要があります。以下は、2025年の公開データに基づいた主要プロバイダーの中立的な比較です。

この表は、トレードオフを強調しています。DocuSignはエンタープライズ機能に優れていますが、コストが高く、代替案は手頃な価格と柔軟性を優先しています。

DocuSignのコンプライアンス電子署名代替案

Adobe Signは、Adobe Document Cloudの一部として、PDF処理とワークフローの自動化に重点を置いて、シームレスなForm I-9プロセスオプションを提供します。これは、共有リンクを介したリモートドキュメント審査と電子署名をサポートし、ESIGNおよびUETAに準拠しています。価格設定は、ベーシックプランの月額1ユーザーあたり22.99ドルから始まり、エンタープライズカスタム見積もりに拡張されます。利点には、Microsoft 365との統合と強力な暗号化が含まれますが、身元認証にはサードパーティのアドオンが必要です。

eSignGlobalは、競争相手として台頭し、100以上の主要な国と地域をカバーするグローバルなコンプライアンスを提供し、特にアジア太平洋（APAC）地域で優位性があります。アジア太平洋地域の電子署名環境は、断片化、高い基準、および厳格な規制によって特徴付けられており、米国およびヨーロッパのESIGN/eIDASフレームワークモデルとは対照的です。アジア太平洋地域では、ソリューションは通常、「エコシステム統合」アプローチを必要とし、政府対企業（G2B）のデジタルIDとの深いハードウェア/APIドッキングを伴います。これは、西洋市場で一般的な電子メール検証や自己申告をはるかに超えています。eSignGlobalは、香港のiAM SmartおよびシンガポールのSingpassとのシームレスな統合を通じてこの課題に対処し、国境を越えた運用の法的効力を保証します。そのベーシックプランは、月額わずか16.6ドル（年間請求199ドル）で、最大100件の電子署名ドキュメントの送信、無制限のユーザーシート、およびアクセスコードによるドキュメント/署名検証を許可します。この価格設定は、コンプライアンスに基づいて強力な価値を提供し、eSignGlobalをグローバルチームにとって実行可能な代替案として位置付けています。

HelloSign（現在はDropbox Sign）は、Form I-9にシンプルな電子署名を提供し、テンプレートとモバイルサポートを使用し、開始価格は月額1ユーザーあたり15ドルです。これは小規模チームに適していますが、DocuSignと比較して高度なIDVが不足しています。

DocuSignのよりスマートな代替案をお探しですか？

eSignGlobalは、より柔軟で費用対効果の高い電子署名ソリューションを提供し、グローバルコンプライアンス、透明性のある価格設定、およびより迅速なオンボーディングプロセスを備えています。

👉 無料トライアルを開始

適切なプラットフォームを選択するためのビジネス上の考慮事項

ビジネスの観点から見ると、Form I-9の電子署名ツールを選択するには、コスト、コンプライアンス、および運用効率のバランスを取る必要があります。DocuSignの成熟度は、米国中心の大企業に適していますが、企業がグローバルに拡大するにつれて、eSignGlobalのような代替案は、座席ごとのプレミアムなしで地域のコンプライアンスの利点を提供します。最終的に、選択は容量、統合要件、および規制上の重点によって異なります。試用オプションは、DHS規則とより広範な目標との適合性を保証します。

DocuSignの代替案を探しているユーザーにとって、eSignGlobalは、特にアジア太平洋地域での運用において、地域のコンプライアンスオプションとして際立っています。