米国でDocuSignを使用してI-9フォーム（雇用資格の確認）を処理する

米国 I-9 フォームと電子署名の紹介

I-9 フォームは、正式には雇用資格確認フォームと呼ばれ、米国国土安全保障省（DHS）が米国市民権移民局（USCIS）を通じて要求する重要な書類です。雇用主は、すべての新規従業員に対して、就業開始後 3 営業日以内にこのフォームを完了し、その身元と就労許可を確認する必要があります。遵守を怠ると、重大な罰則が科せられる可能性があり、最初の違反ではフォーム 1 件あたり最大 2,789 ドル（2025 年現在）の罰金が科せられます。リモートワークとデジタル HR プロセスの台頭に伴い、企業は I-9 フォームの完了を合理化し、法的有効性を確保するために、電子署名プラットフォームの使用にますます傾倒しています。

米国では、I-9 のような公式フォームの電子署名は、2000 年の電子署名法（ESIGN Act）と、ほとんどの州で採用されている統一電子取引法（UETA）によって規制されています。これらの法律では、電子記録と署名が意図、同意、記録の完全性の基準を満たしている限り、紙のバージョンと同じ法的効力を持つことが規定されています。I-9 フォームに具体的に言えば、USCIS は、プロセスに適切な身元確認、監査証跡が含まれ、雇用後少なくとも 3 年間、または終了後 1 年間（いずれか遅い方）記録を保持することを条件に、電子署名と保管を許可しています。ただし、雇用主は、システムが改ざんを防ぎ、署名者の帰属を維持することを保証する必要があります。これらは、DocuSign のようなプラットフォームが、改ざん防止シールやデジタル証明書などの機能を通じて対処する重要な要素です。

ビジネスの観点から見ると、I-9 に電子署名を採用すると、事務処理が削減され、オンボーディングが加速され、エラーが最小限に抑えられますが、規制リスクを回避するには、準拠ツールを選択することが不可欠です。これは、グローバルな事業展開で米国の労働法に対処する多国籍企業にとって特に重要です。

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DocuSign を使用した I-9 フォームのコンプライアンス

DocuSign は、主要な電子署名プロバイダーとして、HR コンプライアンスに合わせて調整された強力なツールを提供しており、I-9 フォームの処理に人気のある選択肢となっています。その eSignature プラットフォームは、Workday や BambooHR などの HR システムとシームレスに統合されており、雇用主は I-9 フォームをデジタルで作成、送信、追跡できます。プロセスは、最新の USCIS 承認済み I-9 テンプレートを DocuSign にアップロードすることから始まり、条件付きフィールドは従業員の回答に基づいて自動的に一部が完了します。たとえば、リスト A、B、または C のドキュメントを求めるプロンプトが表示されます。従業員は、電子メールで安全なリンクを受け取り、電子署名を使用して自分の部分を完了し、身分証明書のコピーをアップロードします。これらすべてに DocuSign アカウントは必要ありません。

I-9 フォームの優れた機能の 1 つは、DocuSign の ID およびアクセス管理（IAM）であり、インテリジェント契約管理（IAM CLM）スイートにあります。IAM CLM は、基本的な署名を超えて、知識ベースの認証（KBA）やドキュメントマッチングなどの高度な検証を組み込むことで、署名者の身元が提供された資格情報と一致することを保証します。これは、身元をリモートで確認するための合理的な方法を採用することを要求する、電子 I-9 に関する USCIS のガイドラインに準拠しています。雇用主はその後、フォームを確認、署名し、DocuSign のクラウドに保存します。自動化された監査ログは、DHS の検査のために各操作をキャプチャします。価格は Business Pro プランから始まり（年間 40 ドル/ユーザー/月）、大量採用をサポートするための大量送信や、従業員のエンゲージメントを加速するための SMS 配信などの追加機能が含まれています。

企業は効率の向上を報告しています。オンボーディング時間は数日から数時間に短縮され、ガイド付きワークフローのおかげでエラー率は 5% 未満です。ただし、企業にとっては、チーム全体に拡張するために SSO とガバナンスを追加するカスタムエンタープライズプラン（販売に連絡）が必要です。実際には、大手小売業者のような企業は、DocuSign を使用して年間数千の I-9 フォームを管理し、仮想面接でのリモート検証のために Web フォームを利用しています。効果的ですが、エンベロープ制限（約 100/ユーザー/年）や認証などの追加機能により、コストが累積する可能性があり、一部の人々は総所有コストを評価するよう促しています。

米国企業向けの DocuSign の代替案の評価

DocuSign は米国中心のコンプライアンスに優れていますが、競合他社は価格設定、統合、およびグローバルなカバレッジにおいて異なる利点を提供しています。ビジネスの観点から見ると、選択はチームの規模、ボリューム、および国際的なニーズなどの要因によって異なります。以下に、I-9 の適用性に焦点を当てて、Adobe Sign、eSignGlobal、および HelloSign（現在は Dropbox の一部）を含む主要なプレーヤーを比較します。

I-9 フォームプロセス用の Adobe Sign

Adobe Sign は Adobe Acrobat エコシステムと統合されており、安全な署名ワークフローを通じて I-9 処理に信頼性の高いオプションを提供します。ユーザーは I-9 フォームを PDF に埋め込み、ESIGN および UETA に準拠した電子署名を適用し、Adobe の ID サービスを使用して、電子メール OTP またはサードパーティのチェックを通じて検証できます。自動化されたリマインダーとモバイル署名をサポートしており、分散型労働力に適しています。価格は個人向けに 22.99 ドル/ユーザー/月から始まり、HRIS 統合用の API アクセスなどの機能を含むエンタープライズカスタム見積もりに拡張されます。Adobe の強みはドキュメント編集機能にありますが、エンベロープ制限（DocuSign の 100/年/ユーザーと同様）と追加機能の高コストは、中小企業を躊躇させる可能性があります。

グローバルな競争相手としての eSignGlobal

eSignGlobal は、100 以上の主要国の電子署名をサポートし、米国で ESIGN/UETA によって規制されているものを含む完全なコンプライアンスを実現する、多用途の代替案として位置付けられています。アジア太平洋（APAC）地域では、電子署名規制が断片的で、高水準で厳しく規制されており、米国やヨーロッパで一般的なフレームワークベースの ESIGN/eIDAS モデルではなく、エコシステム統合ソリューションが必要となることが多いため、強力な存在感を示しています。APAC の要件は、企業に対する政府（G2B）のデジタル ID との深いハードウェア/API レベルの統合であり、これは西側の市場の電子メール検証や自己申告方法をはるかに超える技術的なハードルです。

米国の I-9 の使用に関して、eSignGlobal のプラットフォームでは、シームレスなフォーム作成、多者間署名、およびアクセスコードまたは生体認証による ID チェックが可能であり、成長するチームに対応するために無制限のユーザーがいます。その Essential プランは特に費用対効果が高く、月額 16.6 ドル（年間）で、最大 100 件の署名付きドキュメント、無制限のシート、およびアクセスコード検証を許可し、USCIS の監査証跡を維持します。Microsoft などのツールと統合して HR ワークフローを簡素化し、効率的なオンボーディングのために大量送信を提供します。eSignGlobal は、シート料金なしでより低い価格設定を提供することにより、米国やヨーロッパを含むグローバルで DocuSign や Adobe Sign と積極的に競争しています。APAC では、香港の iAM Smart やシンガポールの Singpass などのシステムとのシームレスな接続により、国境を越えた採用コンプライアンスが向上します。

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HelloSign（Dropbox Sign）の概要

HelloSign は、Dropbox Sign に名前が変更され、中小企業の簡素さに焦点を当てています。I-9 電子署名をサポートし、基本的なテンプレート、モバイルアクセス、および Google Workspace などの統合を使用します。米国法への準拠は標準ですが、高度な検証には追加機能が必要です。価格は月額 15 ドル（20 件のドキュメント）から始まり、無制限版は 25 ドル/ユーザー/月です。これは、低ボリュームのユーザーにとってはより手頃な価格ですが、カスタムオプションがないため、企業の拡張性には適していません。

競合他社の比較表

この表は、トレードオフを強調しています。DocuSign はエンタープライズ機能でリードしていますが、eSignGlobal のような代替案は、手頃な価格と幅広さを強調しています。

電子署名の選択に関する最終的な考察

結論として、DocuSign は、コンプライアンスの深さと統合のおかげで、米国の I-9 フォームプロセスにとって依然として信頼できる選択肢ですが、コストと制限は慎重に検討する価値があります。代替案を求める企業にとって、eSignGlobal は、特に APAC 事業向けに、中立的で地域に準拠した選択肢として際立っており、既存の企業のシートプレミアムなしでバランスの取れた価値を提供します。各プラットフォームのトライアルを評価することで、ツールを特定のニーズに合わせることができます。