如何使用 DocuSign 的「Company」標籤自動填寫簽署者的組織？

簡化文檔簽署：掌握 DocuSign 的公司選項卡以實現高效的組織自動填充

在數碼協議快節奏的世界中，像 DocuSign 這樣的電子簽署平台已成為處理合約、審批和協作的企業不可或缺的工具。一個常見挑戰是確保簽署者細節，尤其是組織資訊，能夠準確捕獲，而不會出現手動輸入錯誤。DocuSign 的「公司」選項卡提供了一個強大的解決方案，用於自動填充簽署者的組織細節，從而節省時間並減少工作流程中的不準確性。

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理解 DocuSign 的公司選項卡功能

DocuSign 的「公司」選項卡是其電子簽署平台中的一項功能，旨在管理和自動化簽署者的組織資料。此工具在涉及來自各種公司的多方的場景中特別有用，例如供應商協議或合作夥伴合約。透過利用公司選項卡，用戶可以預填充公司名稱、地址和聯繫細節等欄位，確保文檔的一致性。從業務角度來看，這減少了行政開銷，並透過最小化可能導致法律糾紛的資料輸入錯誤來提升合規性。

公司選項卡與 DocuSign 的核心電子簽署計劃無縫整合，包括 Personal、Standard、Business Pro 和 Advanced Solutions。它在團隊環境中特別有價值，在那裡模板會被重複使用，從而實現可擴展的自動化，而無需高級編碼知識。

逐步指南：如何使用公司選項卡自動填充簽署者的組織

要有效使用 DocuSign 的公司選項卡自動填充簽署者的組織，請按照以下詳細步驟操作。此過程假設您擁有至少 Standard 計劃的 DocuSign 帳戶，因為需要模板和欄位等基本功能。

步驟 1：存取公司設定

登入您的 DocuSign 帳戶，並從右上角導航到「設定」選單。在「帳戶」下，選擇「公司」。在這裡，您可以找到新增或編輯公司資料的選項。如果您是管理員，可以管理全球公司資料；否則，首先專注於您組織的資料。

輸入您公司的細節：名稱、地址、電話和網站。這將作為自動填充的預設值，但可以針對每個文檔進行自訂。對於來自外部組織的簽署者，您需要在後續步驟中手動新增他們的細節或透過匯入。

步驟 2：準備您的文檔模板

在 DocuSign 的「模板」部分建立或開啟一個模板。上傳您的文檔（例如 PDF 合約）。使用左側面板將欄位拖放到文檔上。對於組織自動填充，在簽署者組織資訊應出現的位置新增「文字」或「公司」欄位——通常靠近簽署區塊。

在欄位屬性中，透過將其連結到公司選項卡資料來啟用「自動填充」。選擇「收件人」作為來源，然後從下拉選單中選擇「公司」。這會指示 DocuSign 根據簽署者的輸入或預保存資料動態拉取組織細節。

步驟 3：配置簽署者角色和自動填充規則

透過「收件人」選項卡為收件人分配角色。對於需要自動填充組織的簽署者，定義他們的角色（例如，「簽署者 1」）。在高級選項中，為組織欄位啟用「預填充」。如果簽署者來自已知公司，搜尋公司選項卡資料庫或透過 CSV 匯入進行批量輸入。

如果需要，設定條件邏輯：例如，如果簽署者從下拉選單中選擇「員工」，則自動填充您公司的細節；對於「供應商」，則提示輸入他們的組織資訊。這使用 DocuSign 的條件欄位（在 Business Pro 及更高計劃中可用），使過程更智能。

步驟 4：測試並發送信封

預覽信封以驗證自動填充。透過點擊「在此簽署」並輸入最小細節來模擬簽署——DocuSign 應自動從公司選項卡或簽署者資料中填充組織欄位。如果與 CRM 工具（如 Salesforce，透過 DocuSign 的 API）整合，它可以從外部來源拉取資料，實現更流暢的自動化。

發送信封。收件人收到後，將看到預填充欄位，只需確認即可。公司選項卡中的審計日誌追蹤變更，確保透明度。

最佳實踐和故障排除

• 整合提示：對於高容量使用，將公司選項卡連接到 Advanced 計劃中的 DocuSign 身份和存取管理 (IAM) 功能。IAM CLM（合約生命週期管理）透過 SSO 和審計追蹤擴展此功能，自動化組織驗證，適合需要治理的企業。
• 常見問題：如果自動填充失敗，請檢查欄位權限——確保簽署者角色允許預填充。對於國際簽署者，驗證地址格式符合區域標準。
• 限制：自動填充依賴於準確的公司選項卡資料；過時資訊可能導致錯誤。在 API 驅動的工作流程中（例如 Developer 計劃起價 600 美元/年），使用端點如 /accounts/{accountId}/envelopes 來以程式方式更新公司細節。

此功能在 B2B 場景中大放異彩，在那裡準確的組織資料可以防止多方審批中的延誤。根據行業觀察，企業實施後報告簽署週期加快高達 30%。

探索 DocuSign 的更廣泛生態系統

DocuSign eSignature 的定價從 Personal 計劃的每月 10 美元起，直至自訂的企業計劃，服務全球超過 100 萬客戶。它在安全、合規的簽署方面表現出色，具有批量發送和 Web 表單等功能。平台的 API（起價 600 美元/年）啟用深度整合，儘管附加功能如 SMS 交付會產生額外費用。

競爭格局：電子簽署平台的客觀比較

在競爭激烈的電子簽署市場中，DocuSign 面臨著在定價、合規性和可用性方面提供各種優勢的競爭對手。Adobe Sign 與 Adobe 生態系統緊密整合，適用於 PDF 密集型工作流程，而 HelloSign（現為 Dropbox Sign）強調 SMB 的簡單性。eSignGlobal 針對亞太地區 (APAC) 進行區域優化。以下是基於 2025 年公開資料的 Markdown 比較表格，重點關注關鍵業務因素。

此表格突出了權衡：DocuSign 在企業功能方面領先，但價格較高，而替代品則優先考慮性價比或利基優勢。

Adobe Sign：無縫 PDF 整合

Adobe Sign 是 Adobe Document Cloud 的一部分，每用戶起價 10 美元/月，在專業層級提供無限信封。它透過連結到用戶資料的表單欄位自動填充，與 Acrobat 的編輯功能緊密結合。合規性符合 ESIGN 和 eIDAS，適合文檔中心型工作流程，儘管對於非 Adobe 用戶可能感覺複雜。

eSignGlobal：針對 APAC 優化的全球玩家

eSignGlobal 提供在 100 個主流國家合規的電子簽署解決方案，在亞太地區 (APAC) 具有強大優勢。APAC 的電子簽署格局碎片化，具有高標準和嚴格法規，要求生態系統整合的解決方案——不同於美國/歐盟更基於框架的 ESIGN/eIDAS，這些依賴電子郵件驗證或自我聲明。在 APAC，與政府對企業 (G2B) 數碼身份的整合需要深度硬體/API 級對接，這將技術門檻遠遠高於西方規範。

eSignGlobal 在全球範圍內與 DocuSign 和 Adobe Sign 直接競爭，包括美國和歐盟，透過性價比高的計劃。其 Essential 版本僅需 16.6 美元/月，支持最多 100 份簽署文檔、無限用戶席位以及存取碼驗證以確保安全——同時保持合規。它無縫整合香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass，實現 HR、金融和房地產的區域工作流程無摩擦。

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HelloSign：日常使用的簡單性

HelloSign，現更名為 Dropbox Sign，透過模板和收件人路由提供直觀的自動填充，定價從 15 美元/月起。它適合小團隊，具有易用的 Dropbox 整合，但缺乏 DocuSign 公司選項卡等企業工具的深度。

最終思考：選擇合適的匹配

對於依賴精確組織自動填充的企業，DocuSign 的公司選項卡仍然是一個強大的選擇。然而，探索替代品可以發現更好的價值。作為區域合規的中立選項，尤其在 APAC，eSignGlobal 以其無限用戶和整合驗證脫穎而出。根據您的規模和地理位置進行評估，以優化效率。