Cara Mendapatkan Versi Tandatangan Digital Anda

Dalam dunia yang semakin digital hari ini, menandatangani dokumen secara elektronik bukan lagi sekadar kemudahan, tetapi sering menjadi satu keperluan. Sama ada menandatangani kontrak, borang atau perjanjian undang-undang lain, memiliki versi digital tandatangan tulisan tangan anda boleh menjimatkan masa dan memudahkan aliran kerja dengan ketara. Artikel ini akan menyediakan panduan langkah demi langkah untuk membantu anda membuat tandatangan digital, sambil memastikan pematuhan dengan undang-undang dan peraturan tempatan yang berkenaan.

Apakah Itu Tandatangan Digital?

Sebelum mendalami langkah-langkah operasi, pertama sekali, anda perlu memahami apakah itu tandatangan digital. Pada dasarnya, tandatangan digital ialah bentuk elektronik tandatangan tulisan tangan yang direka untuk memberikan jaminan ketulenan dan integriti kepada mesej atau dokumen digital. Ia memastikan kandungan tidak diubah suai dan mengesahkan identiti penandatangan.

Nota: “Tandatangan digital” sering dikelirukan dengan “tandatangan elektronik” (e-signature). Walaupun kedua-dua istilah ini kadangkala boleh digunakan secara bergantian, perbezaannya ialah tandatangan digital ialah jenis tandatangan elektronik yang menggunakan algoritma penyulitan untuk meningkatkan keselamatan. Pengiktirafan undang-undang dan pelaksanaan teknikalnya mungkin berbeza dari negara ke negara atau wilayah ke wilayah.

Panduan Langkah demi Langkah untuk Membuat Tandatangan Digital

Langkah 1: Tuliskan Tandatangan Anda

Mula-mula, gunakan pen biru atau hitam untuk menuliskan tandatangan anda dengan jelas di atas kertas putih. Ini akan memastikan kontras yang tinggi dan mudah dikenal pasti apabila ditukar kepada format digital. Sila cuba pastikan tandatangan anda konsisten dengan tandatangan anda pada dokumen rasmi.

Langkah 2: Digitalkan Tandatangan

Anda boleh menggunakan beberapa cara berikut untuk menukar tandatangan kepada versi digital:

• Gunakan pengimbas untuk mengimbas tandatangan: Ini ialah kaedah yang paling jelas dan biasanya memberikan imej resolusi tinggi.
• Gunakan kamera telefon pintar untuk mengambil gambar: Ambil gambar tandatangan dalam persekitaran yang terang. Pastikan kertas memenuhi bingkai dan imej jelas dan tidak kabur.
• Gunakan papan lukisan atau stylus: Jika anda menggunakan peranti sentuh, anda boleh melukis tandatangan terus dalam aplikasi nota atau perisian lukisan.

Langkah 3: Bersihkan dan Tukar kepada Fail Imej Lutsinar

Selepas mendapatkan imej tandatangan tulisan tangan, anda mungkin mahu mengeditnya untuk meningkatkan kejelasan dan profesionalisme. Anda boleh menggunakan seperti Adobe Photoshop, GIMP atau editor dalam talian percuma yang lain:

• Pangkas gambar untuk mengalih keluar latar belakang yang berlebihan
• Laraskan kecerahan dan kontras
• Tukar latar belakang kepada lutsinar
• Simpan fail dalam format PNG untuk mengekalkan ketelusan

Kesan lutsinar boleh mengelakkan latar belakang kotak putih daripada muncul selepas tandatangan dimasukkan ke dalam fail.

Langkah 4: Masukkan Tandatangan Digital ke dalam Fail

Setelah anda mempunyai fail imej tandatangan digital, anda boleh menggunakannya untuk pelbagai jenis fail, seperti PDF, dokumen Word, dsb. Kebanyakan perisian pejabat moden menyokong fungsi tandatangan elektronik secara natif:

• Microsoft Word: Gunakan fungsi “Masukkan Gambar” atau dayakan pilihan “Lukis” untuk menandatangani terus.
• Adobe Acrobat Reader: Gunakan alat “Isi & Tandatangan” untuk memasukkan imej tandatangan yang disimpan.
• Google Docs: Anda boleh memasukkan imej secara terus atau menggunakan alat lukisan terbina dalam untuk melukis tandatangan.

Anda juga boleh menggunakan platform tandatangan elektronik khusus berikut:

• DocuSign
• Adobe Sign
• HelloSign
• eSignGlobal

Alat ini bukan sahaja boleh memasukkan tandatangan, tetapi juga biasanya mematuhi piawaian pematuhan tandatangan elektronik yang sah dari segi undang-undang.

Pertimbangan Undang-undang dan Peraturan Tempatan

Apabila menggunakan tandatangan digital, memastikan pematuhan dengan undang-undang dan peraturan tempatan yang berkaitan adalah yang paling penting. Negara yang berbeza mungkin mempunyai keperluan yang berbeza untuk kesahan undang-undang dan keperluan mandatori tandatangan elektronik dan digital.

Amerika Syarikat: Akta Tandatangan Elektronik dalam Perdagangan Global dan Kebangsaan (ESIGN Act)

Menurut Akta ESIGN, tandatangan elektronik boleh mengikat dari segi undang-undang selagi semua pihak bersetuju untuk menggunakan dokumen dan rekod elektronik. Akta ini mengiktiraf bahawa tandatangan tidak perlu ditulis tangan untuk menjadi sah di sisi undang-undang.

Kesatuan Eropah: Peraturan eIDAS

Kesatuan Eropah menyatukan pengesahan identiti elektronik dan perkhidmatan amanah berdasarkan peraturan eIDAS. Peraturan ini menetapkan tiga tahap tandatangan elektronik:

• Tandatangan Elektronik Biasa (SES)
• Tandatangan Elektronik Lanjutan (AES)
• Tandatangan Elektronik Bertauliah (QES)

Antaranya, QES ialah jenis tandatangan yang paling selamat dan mempunyai kesan undang-undang tertinggi, disokong oleh institusi amanah yang diperakui.

United Kingdom: Akta Komunikasi Elektronik 2000

United Kingdom mengiktiraf bahawa tandatangan elektronik adalah sah dari segi undang-undang selagi tandatangan itu menunjukkan bahawa pengguna mempunyai niat yang jelas dan semua pihak menerima penggunaan tandatangan elektronik.

Kanada: Akta E-Dagang Seragam (UECA)

Di Kanada, tandatangan elektronik adalah sah dari segi undang-undang di bawah UECA. Walau bagaimanapun, sesetengah jenis dokumen (seperti wasiat, transaksi hartanah) mungkin tidak menerima tandatangan elektronik biasa.

Asia Pasifik dan Bidang Kuasa Lain

Negara dan wilayah seperti Australia, China, Singapura, India dan Hong Kong juga telah memperkenalkan peraturan tandatangan elektronik yang berkaitan. Contohnya:

• Singapura: Akta Transaksi Elektronik (ETA)
• Australia: Akta Transaksi Elektronik 1999
• India: Akta Teknologi Maklumat (ITA)

Jika melibatkan dokumen undang-undang atau komersial yang penting, sila berunding dengan peguam dalam bidang kuasa anda untuk memastikan pematuhan.

Bilakah Menggunakan Tandatangan Digital

Tandatangan digital boleh digunakan secara meluas dalam senario peribadi atau profesional, seperti:

• Kontrak pekerjaan
• Perjanjian pajakan
• Dokumen kewangan
• Perjanjian kerahsiaan (NDA)
• Cadangan perniagaan
• Borang kerajaan
• Dokumen sumber manusia dalaman

Walau bagaimanapun, berhati-hati apabila menggunakan tandatangan elektronik pada dokumen sensitif atau dokumen yang mempunyai kesan undang-undang yang kuat. Walaupun tandatangan elektronik diterima dalam kebanyakan kes, sesetengah dokumen mungkin masih memerlukan tandatangan tulisan tangan sebenar.

Sijil Digital Membantu Keselamatan Lanjutan

Bagi organisasi atau individu yang memerlukan keselamatan dan tahap pengesahan yang lebih tinggi, anda boleh mempertimbangkan untuk mendapatkan sijil digital melalui Pihak Berkuasa Pensijilan (CA). Sijil ini boleh mencapai:

• Sahkan identiti penandatangan
• Pastikan integriti fail (boleh mengesan sama ada kandungan telah diubah)
• Sediakan cap masa untuk pemfailan rasmi

Platform tandatangan peringkat perusahaan boleh mengendalikan tandatangan pukal secara automatik dan menjana rekod audit.

Lindungi Tandatangan Digital Anda

Tandatangan digital adalah sama dengan identiti maya anda dalam dokumen elektronik, jadi ia harus disimpan seperti data sensitif lain:

• Simpan fail tandatangan dengan selamat dalam folder yang disulitkan
• Jangan dedahkan atau kongsi fail tandatangan melalui saluran yang tidak selamat
• Tetapkan kata laluan yang kukuh dan mekanisme pengesahan pada peranti yang menyimpan tandatangan untuk mengehadkan akses

Untuk keselamatan maksimum, adalah disyorkan untuk menggunakan platform tandatangan elektronik profesional yang boleh mengehadkan senario penggunaan tandatangan dan menjana laporan audit terperinci.

Kesimpulan

Dalam dunia di mana kerja jauh, transaksi dalam talian dan pejabat tanpa kertas secara beransur-ansur menjadi norma, adalah pilihan yang bijak untuk mempunyai versi digital tandatangan. Tandatangan digital bukan sahaja menjimatkan masa, tetapi juga menambah profesionalisme dan keselamatan pada fail tandatangan anda.

Tetapi pastikan anda memberi perhatian kepada keperluan peraturan tempatan untuk aplikasi tandatangan elektronik dan digital - tidak semua negara mempunyai pengiktirafan yang sama terhadap kesahan undang-undangnya. Selagi ia digunakan dengan betul dan mengikut rangka kerja undang-undang yang sepadan, tandatangan digital boleh mempunyai kesan undang-undang yang sama seperti tandatangan pen dan kertas tradisional.

Dengan mengikuti langkah-langkah di atas dan mematuhi keperluan undang-undang di kawasan anda, anda boleh menggunakan tandatangan digital dengan yakin dalam kehidupan peribadi dan profesional anda untuk mewujudkan aliran kerja yang cekap.