디지털 서명 버전을 얻는 방법

오늘날 점점 더 디지털화되는 세상에서 전자 서명 문서는 더 이상 편리함이 아닌 필수 사항이 되었습니다. 계약서, 양식 또는 기타 법적 합의서에 서명할 때 수기 서명의 디지털 버전을 사용하면 시간을 절약하고 워크플로를 간소화할 수 있습니다. 이 글에서는 해당 지역의 법률 및 규정을 준수하면서 디지털 서명을 만드는 데 도움이 되는 단계별 가이드를 제공합니다.

디지털 서명이란 무엇입니까?

작업 단계를 자세히 알아보기 전에 먼저 디지털 서명이 무엇인지 이해해야 합니다. 본질적으로 디지털 서명은 디지털 메시지 또는 문서에 대한 진위성과 무결성을 보장하기 위해 고안된 수기 서명의 전자적 형태입니다. 이는 내용이 변경되지 않았는지 확인하고 서명자의 신원을 확인합니다.

참고: "디지털 서명"은 종종 “전자 서명”(e-signature)과 혼동됩니다. 이 두 용어는 때때로 상호 교환적으로 사용될 수 있지만 차이점은 디지털 서명이 암호화 알고리즘을 사용하여 보안을 강화하는 전자 서명 유형이라는 것입니다. 법적 인정 및 기술적 구현은 국가 또는 지역에 따라 다를 수 있습니다.

디지털 서명 생성 단계별 가이드

1단계: 서명 작성

먼저 파란색 또는 검은색 펜을 사용하여 흰 종이에 서명을 명확하게 작성합니다. 이렇게 하면 디지털 형식으로 변환할 때 대비가 높고 쉽게 식별할 수 있습니다. 공식 문서에 서명하는 방식과 일관성을 유지하십시오.

2단계: 서명 디지털화

다음과 같은 여러 가지 방법으로 서명을 디지털 버전으로 변환할 수 있습니다.

• 스캐너를 사용하여 서명 스캔: 이는 가장 명확한 방법이며 일반적으로 고해상도 이미지를 제공합니다.
• 스마트폰 카메라로 사진 촬영: 조명이 밝은 환경에서 서명 사진을 찍습니다. 용지가 화면을 가득 채우고 이미지가 선명하고 흐릿하지 않은지 확인합니다.
• 드로잉 보드 또는 스타일러스 사용: 터치 장치를 사용하는 경우 메모 앱 또는 드로잉 소프트웨어에서 직접 서명을 그릴 수 있습니다.

3단계: 정리 및 투명 이미지 파일로 변환

수기 서명 이미지를 얻은 후 선명도와 전문성을 높이기 위해 편집할 수 있습니다. Adobe Photoshop, GIMP 또는 기타 무료 온라인 편집기와 같은 도구를 사용할 수 있습니다.

• 사진을 잘라 불필요한 배경 제거
• 밝기 및 대비 조정
• 배경을 투명하게 변환
• 투명도를 유지하기 위해 파일을 PNG 형식으로 저장

투명 효과는 파일에 서명을 삽입한 후 흰색 사각형 배경이 나타나는 것을 방지합니다.

4단계: 디지털 서명 파일에 삽입

디지털 서명 이미지 파일이 있으면 PDF, Word 문서 등과 같은 다양한 파일 유형에 사용할 수 있습니다. 대부분의 최신 사무용 소프트웨어는 전자 서명 기능을 기본적으로 지원합니다.

• Microsoft Word: “그림 삽입” 기능을 사용하거나 “그리기” 옵션을 활성화하여 직접 서명합니다.
• Adobe Acrobat Reader: “채우기 및 서명” 도구를 사용하여 저장된 서명 이미지를 삽입합니다.
• Google Docs: 이미지를 직접 삽입하거나 내장된 그리기 도구를 사용하여 서명을 그릴 수 있습니다.

다음과 같은 전문 전자 서명 플랫폼을 사용할 수도 있습니다.

• DocuSign
• Adobe Sign
• HelloSign
• eSignGlobal

이러한 도구는 서명을 삽입할 수 있을 뿐만 아니라 일반적으로 법적으로 유효한 전자 서명 규정 준수 표준을 충족합니다.

법적 고려 사항 및 지역 규정

디지털 서명을 사용할 때 관련 현지 법규를 준수하는 것이 가장 중요합니다. 전자 서명 및 디지털 서명에 대한 법적 효력 및 의무 요구 사항은 국가마다 다를 수 있습니다.

미국: 글로벌 및 국가 상업 전자 서명법(ESIGN Act)

ESIGN 법에 따라 당사자들이 전자 문서 및 기록을 사용하는 데 동의하는 한 전자 서명은 법적 구속력을 갖습니다. 이 법은 서명이 수기로 작성할 필요가 없어도 법적으로 유효함을 인정합니다.

유럽 연합: eIDAS 규정

유럽 연합은 eIDAS 규정을 기반으로 전자 신원 인증 및 신뢰 서비스를 통합했습니다. 이 규정은 세 가지 전자 서명 등급을 규정합니다.

• 일반 전자 서명(SES)
• 고급 전자 서명(AES)
• 적격 전자 서명(QES)

QES는 가장 안전하고 법적 효력이 가장 높은 서명 유형이며 인증된 신뢰 기관에서 지원합니다.

영국: 2000년 전자 통신법

영국은 서명이 사용자의 명확한 의도를 나타내고 모든 당사자가 전자 방식으로 서명하는 데 동의하는 한 전자 서명이 법적 효력을 갖는다는 것을 인정합니다.

캐나다: 통일 전자 상거래법(UECA)

캐나다에서 전자 서명은 UECA에 따라 법적 효력을 갖습니다. 그러나 특정 유형의 문서(예: 유언장, 부동산 거래)는 일반 전자 서명을 허용하지 않을 수 있습니다.

아시아 태평양 및 기타 관할 구역

호주, 중국, 싱가포르, 인도 및 홍콩과 같은 국가 및 지역에서도 관련 전자 서명 규정을 발표했습니다. 예를 들어:

• 싱가포르: 전자 거래법(ETA)
• 호주: 1999년 전자 거래법
• 인도: 정보 기술법(ITA)

중요한 법적 또는 상업적 문서와 관련된 경우 규정 준수를 위해 해당 관할 구역의 변호사와 상담하십시오.

디지털 서명 사용 시기

디지털 서명은 다음과 같은 개인 또는 직업적 시나리오에서 널리 사용될 수 있습니다.

• 고용 계약
• 임대 계약
• 재무 문서
• 기밀 유지 계약(NDA)
• 사업 제안
• 정부 양식
• 내부 인사 관리 문서

그러나 특정 민감하거나 법적 효력이 강한 문서에 전자 서명을 사용할 때는 주의해야 합니다. 전자 서명이 대부분의 경우에 허용되지만 특정 문서에는 여전히 실제 수기 서명이 필요할 수 있습니다.

디지털 인증서를 통한 고급 보안 보장

더 높은 수준의 보안 및 검증을 요구하는 조직 또는 개인의 경우 인증 기관(CA)을 통해 디지털 인증서를 얻는 것을 고려할 수 있습니다. 이러한 인증서는 다음을 가능하게 합니다.

• 서명자 신원 확인
• 파일 무결성 보장(내용이 변경되었는지 감지 가능)
• 공식 기록을 위해 타임스탬프 제공

엔터프라이즈급 서명 플랫폼은 대량 서명을 자동으로 처리하고 감사 추적 기록을 생성할 수 있습니다.

디지털 서명 보호

디지털 서명은 전자 문서에서 가상 신원과 같으므로 다른 민감한 데이터를 보호하는 것과 마찬가지로 보호해야 합니다.

• 서명 파일을 암호화된 폴더에 안전하게 저장
• 안전하지 않은 채널을 통해 서명 파일을 공개하거나 공유하지 마십시오.
• 서명을 저장하는 장치에 강력한 암호와 인증 메커니즘을 설정하여 액세스 권한 제한

최대한의 보안을 위해 서명 사용 시나리오를 제한하고 자세한 감사 보고서를 생성할 수 있는 전문 전자 서명 플랫폼을 사용하는 것이 좋습니다.

결론

원격 근무, 온라인 거래 및 종이 없는 사무실이 점차 보편화됨에 따라 디지털 버전의 서명을 갖는 것이 현명한 선택입니다. 디지털 서명은 시간을 절약할 뿐만 아니라 서명 파일에 전문성과 보안을 더합니다.

그러나 전자 서명 및 디지털 서명 적용에 대한 현지 규정에 유의하십시오. 모든 국가가 법적 효력을 동일하게 인정하는 것은 아닙니다. 올바르게 사용하고 해당 법적 프레임워크를 준수하는 한 디지털 서명은 기존의 종이 서명과 동일한 법적 효력을 가질 수 있습니다.

위의 단계를 따르고 해당 지역의 법적 요구 사항을 준수함으로써 개인 및 직업 생활에서 디지털 서명을 사용하여 효율적인 워크플로를 구축할 수 있습니다.