Cara Membeli Tandatangan Digital: Panduan Langkah demi Langkah

Dalam era digital hari ini, fungsi elektronik telah menjadi bahagian penting dalam interaksi perniagaan dan kerajaan moden. Salah satu elemen penting ialah tandatangan digital. Jadi, bagaimana cara membeli tandatangan digital sambil memastikan keselamatan dan pematuhan undang-undang? Sama ada anda pemilik perniagaan kecil, profesional undang-undang atau individu yang mencari pengesahan identiti digital, memahami cara mendapatkan tandatangan digital dengan betul ialah langkah pertama untuk mencapai transaksi yang selamat.

Panduan ini akan memperkenalkan anda kepada maksud tandatangan digital, mengapa anda mungkin memerlukannya, isu undang-undang tempatan yang perlu diberi perhatian dan langkah terperinci untuk membeli tandatangan digital.

Apakah itu Tandatangan Digital?

Tandatangan digital ialah bentuk tandatangan elektronik yang selamat yang mengesahkan ketulenan dan integriti fail digital. Ia berbeza daripada tandatangan imbasan atau nama yang ditaip yang mudah, tandatangan digital menggunakan algoritma penyulitan untuk mengikat penandatangan dan fail bersama dengan selamat.

Tandatangan digital adalah berdasarkan Infrastruktur Kunci Awam (PKI), sistem yang menggunakan sepasang kunci—kunci awam dan kunci peribadi—untuk memastikan keselamatan dan kebolehpercayaan tandatangan.

Kelebihan Tandatangan Digital

• Pengiktirafan Undang-undang: Di kebanyakan negara, tandatangan digital mempunyai kesan undang-undang yang sama seperti tandatangan bertulis tangan.
• Menjimatkan Masa: Tidak perlu mencetak, menandatangani secara manual dan mengimbas dokumen.
• Keselamatan yang Dipertingkatkan: Mekanisme penyulitan memastikan tandatangan tidak boleh dipalsukan.
• Rekod Audit: Cap masa dan sijil digital yang boleh dipercayai memberikan jaminan pengesahan tambahan.

Terma Undang-undang Tempatan dan Keperluan Pematuhan

Sebelum membeli tandatangan digital, anda harus memahami peraturan di negara anda. Negara/rantau yang berbeza mempunyai terma dan peruntukan perundangan khusus untuk tandatangan elektronik, dan mematuhi peraturan yang berkaitan adalah penting.

Berikut ialah beberapa contoh:

• Amerika Syarikat: Dikawal oleh Akta ESIGN dan Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA), tandatangan digital adalah mengikat dari segi undang-undang selagi semua pihak bersetuju untuk menggunakan fail elektronik.
• Kesatuan Eropah: Dikawal oleh Peraturan eIDAS, tandatangan elektronik dibahagikan kepada tiga kategori: tandatangan ringkas, tandatangan lanjutan dan tandatangan elektronik yang layak (QES), yang mana QES mempunyai perlindungan undang-undang tertinggi.
• India: Dikawal oleh Akta Teknologi Maklumat 2000, tandatangan digital mesti dikeluarkan oleh Agensi Pensijilan (CA) yang dibenarkan.
• China: Dikawal oleh Undang-undang Tandatangan Elektronik Republik Rakyat China, tandatangan elektronik mempunyai kesan undang-undang apabila memenuhi syarat yang ditetapkan.

Pastikan anda memahami definisi tempatan bagi terma berikut:

• Tandatangan Elektronik (Electronic Signature) dan Tandatangan Digital (Digital Signature) — kedua-duanya kadangkala boleh digunakan secara bergantian, tetapi mungkin terdapat perbezaan undang-undang;
• Agensi Pensijilan (CA) — organisasi yang diluluskan oleh kerajaan yang bertanggungjawab untuk mengeluarkan sijil tandatangan digital.

Panduan Langkah demi Langkah: Cara Membeli Tandatangan Digital

Membeli tandatangan digital melibatkan berbilang langkah terkawal. Walaupun prosesnya berbeza sedikit dari negara ke negara, proses utama adalah lebih kurang sama.

Langkah 1: Jelaskan Tujuan

Mula-mula tentukan tujuan anda memerlukan tandatangan digital. Kegunaan biasa termasuk:

• Menandatangani dokumen PDF atau borang elektronik
• Memfailkan cukai dan menyerahkan dokumen pematuhan korporat
• Menyerahkan dokumen pembidaan
• Menandatangani perjanjian kontrak
• Komunikasi e-mel yang selamat

Tujuan penggunaan akan menentukan jenis atau tahap tandatangan digital yang anda perlukan (contohnya: Kelas 2, Kelas 3 atau sijil digital yang layak).

Langkah 2: Pilih Agensi Pensijilan (CA) yang Dibenarkan

Anda tidak boleh membeli tandatangan digital daripada mana-mana pedagang sesuka hati. Anda mesti membeli melalui agensi pensijilan yang dibenarkan oleh kerajaan atau diiktiraf oleh agensi pensijilan.

Contohnya:

• Di Amerika Syarikat, CA mestilah pembekal perkhidmatan amanah yang diiktiraf oleh Federal Bridge Certification Authority (FBCA).
• Di India, agensi pensijilan utama termasuk eMudhra, (n)Code Solutions dan Sify.
• Di Kesatuan Eropah, anda boleh mencari pembekal perkhidmatan amanah yang layak melalui Senarai Amanah EU.

Langkah 3: Pilih Tahap atau Jenis Tandatangan yang Sesuai

Berdasarkan keperluan penggunaan dan undang-undang dan peraturan tempatan, pilih tahap tandatangan digital yang sesuai:

• Kelas 1: Pengesahan asas, biasanya digunakan untuk e-mel dalaman.
• Kelas 2: Biasanya digunakan untuk pemfailan cukai dan dokumen pematuhan peraturan.
• Kelas 3 atau Tandatangan Elektronik yang Layak: Digunakan untuk transaksi bernilai tinggi, seperti pembidaan elektronik dan menandatangani kontrak yang mengikat dari segi undang-undang.

Pastikan anda mengesahkan tahap tandatangan yang diperlukan untuk tujuan yang ditetapkan oleh peraturan di lokasi anda.

Langkah 4: Sediakan Bahan yang Diperlukan

Kebanyakan agensi pensijilan akan meminta dokumen pengenalan dan bukti alamat. Sila pastikan anda menyediakan versi digital yang boleh diimbas:

• Kad pengenalan bergambar yang dikeluarkan kerajaan (pasport, lesen memandu, dsb.)
• Bukti alamat (seperti bil utiliti, penyata bank, dsb.)
• Foto ID versi elektronik (spesifikasi pasport)
• Pemohon perusahaan mesti memberikan dokumen pendaftaran syarikat

Di banyak kawasan, pengesahan video atau pengesahan di tapak juga mungkin diperlukan.

Langkah 5: Mohon Dalam Talian atau Melalui Ejen Bertauliah

Kebanyakan agensi pensijilan boleh memohon melalui laman web rasmi mereka. Semasa proses permohonan, anda perlu:

• Isi maklumat peribadi atau perniagaan
• Muat naik bahan yang diperlukan
• Pilih tempoh sah (biasanya 1 hingga 3 tahun)
• Pilih jenis sijil (seperti token USB atau sijil perisian)

Sesetengah kawasan juga membenarkan permohonan diselesaikan melalui pengedar atau agensi pendaftaran (RA) yang dibenarkan.

Langkah 6: Selesaikan Pengesahan Identiti

Bergantung pada peraturan tempatan, anda mungkin perlu mengesahkan identiti anda dengan cara berikut:

• Pengesahan KYC video
• Kod pengesahan satu kali SMS (OTP)
• Lawatan di tapak (kurang biasa di bawah dasar KYC digital semasa)

Agensi pensijilan akan mengemas kini proses yang berkaitan berdasarkan peraturan dan kemas kini teknologi. Sila ikuti langkah pengesahan semasa mereka.

Langkah 7: Pembayaran dan Pengeluaran Sijil

Selepas disahkan, lengkapkan pembayaran di laman web rasmi atau melalui ejen. Harga berbeza-beza bergantung pada tahap tandatangan dan tempoh sah.

Sebaik sahaja pembayaran selesai dan disahkan, sijil digital akan dikeluarkan dalam masa 1 hingga 3 hari bekerja.

Langkah 8: Pasang dan Gunakan Tandatangan Digital

Sijil boleh diberikan melalui cara berikut:

• Token USB: Peranti perkakasan selamat yang boleh digunakan untuk menandatangani dokumen tanpa mendedahkan kunci peribadi.
• Sijil Perisian: Sesetengah pembekal menawarkan versi perisian yang boleh digunakan untuk penyepaduan platform.

Sila ikut arahan pemasangan yang diberikan oleh agensi pensijilan. Biasanya anda perlu memuat turun dan memasang pemacu atau aplikasi sokongan.

Anda kini boleh menggunakan tandatangan digital untuk:

• Menggunakan alat seperti Adobe Acrobat Reader untuk menandatangani fail PDF
• Menyerahkan data di laman web rasmi kerajaan atau portal cukai
• Menghantar e-mel yang disahkan identitinya

Cadangan untuk Membeli Tandatangan Digital dengan Selamat

• Sentiasa mohon melalui agensi pensijilan yang diiktiraf kerajaan.
• Jangan sekali-kali berkongsi kunci peribadi anda dan pastikan anda mengaksesnya melalui cara yang selamat dan dilindungi kata laluan.
• Bayar yuran tepat pada masanya sebelum sijil tamat tempoh untuk memastikan penggunaan perkhidmatan tanpa gangguan.
• Sandarkan maklumat peranti dan sijil tandatangan digital.

Kesimpulan

Membeli tandatangan digital bukan sekadar transaksi dalam talian—ia adalah prosedur undang-undang yang tertakluk kepada rangka kerja pematuhan tempatan dan antarabangsa. Memahami terma tempatan, memilih kategori yang sesuai dan memilih pembekal perkhidmatan pensijilan ialah langkah penting untuk membeli tandatangan digital dengan betul dan selamat.

Apabila perniagaan dan kerajaan mempercepatkan transformasi digital, meluangkan masa untuk mendapatkan tandatangan digital dengan betul akan memastikan transaksi elektronik yang lebih lancar, cekap dan sah.

Jika anda bersedia untuk membeli tandatangan digital, adalah disyorkan untuk bermula dengan senarai agensi pensijilan di negara/rantau anda dan ikut langkah di atas untuk memohon. Pematuhan, keselamatan dan kecekapan.