Bagaimana Cara Memohon Sijil Digital di Hong Kong?

Dalam persekitaran perniagaan yang semakin digital hari ini, memastikan keselamatan dalam talian dan ketulenan identiti adalah penting. Sama ada menandatangani kontrak, menyerahkan dokumen kerajaan atau mengesahkan identiti dalam talian, memiliki sijil digital semakin menjadi keperluan, terutamanya di bandar maju dari segi teknologi seperti Hong Kong. Artikel ini akan menerangkan secara terperinci proses memohon sijil digital di Hong Kong berdasarkan keperluan undang-undang tempatan dan menyenaraikan perkara utama yang perlu anda ketahui.

Apakah Itu Sijil Digital?

Sijil digital ialah bukti kelayakan elektronik yang dikeluarkan kepada individu, organisasi atau peranti oleh Pihak Berkuasa Pensijilan (CA) untuk mengesahkan identiti mereka di internet. Ia seperti pasport atau kad pengenalan dalam dunia digital. Di Hong Kong, sijil digital dikawal selia oleh Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553) dan diiktiraf secara sah, yang menyediakan sokongan undang-undang untuk tandatangan digital dan rekod elektronik.

Sijil digital yang sah boleh:

• Mengesahkan identiti pemegang sijil;
• Digunakan untuk menggunakan tandatangan digital;
• Memastikan integriti data dokumen dan komunikasi.

Sijil digital ialah alat yang amat diperlukan untuk perniagaan, profesional dan juga orang awam yang mengendalikan hal ehwal kerajaan (seperti eTAX, eTender dan pemfailan elektronik syarikat).

Jenis Sijil Digital yang Boleh Dipohon di Hong Kong

Adalah penting untuk memahami pelbagai jenis sijil digital yang tersedia di Hong Kong sebelum memohon:

1. Sijil Peribadi – Pengguna individu menggunakannya untuk komunikasi selamat atau menyerahkan dokumen kepada kerajaan.
2. Sijil Organisasi – Pengguna perniagaan menggunakannya untuk mengesahkan kontrak perniagaan dan menyerahkan dokumen syarikat.
3. Sijil Pelayan – Digunakan oleh tapak web atau aplikasi untuk sambungan selamat (SSL/TLS).
4. Sijil Tandatangan Kod – Pembangun perisian menggunakannya untuk menandatangani dan mengesahkan kod atau aplikasi.

Setiap sijil mempunyai tujuan tertentu dan anda harus memilih jenis yang sesuai berdasarkan keperluan sebenar anda.

Siapakah yang Boleh Mengeluarkan Sijil Digital di Hong Kong?

Menurut Ordinan Transaksi Elektronik, sijil digital mesti dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Pensijilan (CA) yang diiktiraf. CA di Hong Kong mesti disenaraikan dalam “Senarai Amanah” yang diselenggara oleh Pejabat Ketua Pegawai Maklumat Kerajaan (OGCIO).

CA terkenal di Hong Kong termasuk:

• Pos Hong Kong e-Cert
• Perkhidmatan Pensijilan Sijil Digital Terhad (Digi-Sign)
• Institut Penyelidikan Gunaan Sains dan Teknologi Hong Kong (ASTRI CA)
• Penyedia sijil serantau lain yang diluluskan oleh OGCIO

Pastikan anda menyemak senarai CA yang diiktiraf sebelum memohon, kerana hanya sijil ini mempunyai kesan undang-undang untuk mengambil bahagian dalam hal ehwal rasmi.

Panduan Langkah demi Langkah untuk Memohon Sijil Digital di Hong Kong

Proses permohonan mungkin berbeza sedikit bergantung pada pihak berkuasa pensijilan. Berikut ialah gambaran keseluruhan proses umum:

Langkah 1: Pilih Pihak Berkuasa Pensijilan

Layari tapak web OGCIO atau tapak web CA tempatan yang dipercayai (seperti Pos Hong Kong e-Cert) untuk membandingkan pelbagai jenis sijil dan yuran yang berkaitan.

Petua: Jika sijil anda akan digunakan dalam perkhidmatan elektronik komersial dan kerajaan, pastikan CA yang anda pilih diiktiraf oleh badan kawal selia yang berkaitan.

Langkah 2: Sediakan Dokumen yang Diperlukan

Bergantung pada jenis sijil yang anda pohon (individu atau organisasi), anda mungkin perlu menyediakan dokumen berikut:

• Pemohon Individu:

  • Kad Pengenalan Hong Kong atau pasport
  • Bukti alamat

• Pemohon Korporat:

  • Sijil Pendaftaran Perniagaan (BR)
  • Kad pengenalan atau pasport pengarah syarikat
  • Surat kuasa

Sesetengah organisasi mungkin juga memerlukan pengesahan identiti bersemuka atau pengesahan identiti video dalam talian.

Langkah 3: Serahkan Permohonan

Anda boleh menyerahkan permohonan dalam talian melalui tapak web CA atau pergi ke kaunter perkhidmatan (contohnya, untuk pengesahan identiti). Isi borang permohonan dan muat naik dokumen yang berkaitan. Jika pengesahan biometrik diperlukan, sesetengah CA menyediakan persidangan video atau perkhidmatan pengesahan di tapak.

Langkah 4: Selesaikan Pengesahan Identiti

Pengesahan identiti ialah keperluan mandatori di bawah rangka kerja undang-undang Hong Kong. Contohnya, Pos Hong Kong e-Cert memerlukan pengguna untuk pergi ke cawangan yang ditetapkan untuk pengesahan identiti atau menggunakan aplikasi mudah alih mereka untuk pengesahan jauh.

Langkah 5: Terima Sijil

Selepas identiti disahkan dan diluluskan, anda akan menerima sijil digital – biasanya tersedia sebagai fail yang boleh dimuat turun atau melalui pembawa perkakasan (USB atau kad pintar). Anda boleh memasangnya pada peranti atau sistem anda untuk digunakan.

Notis Undang-undang di Bawah Undang-undang Hong Kong

Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553) ialah rangka kerja undang-undang Hong Kong untuk rekod dan tandatangan elektronik. Menurut undang-undang ini:

• Tandatangan digital yang sah yang dikeluarkan oleh CA yang diiktiraf adalah mengikat dari segi undang-undang;
• Tandatangan digital boleh diterima sebagai bukti di mahkamah;
• Agensi kerajaan mesti menerima dokumen digital jika penyerahan elektronik dibenarkan.

Pastikan sijil yang anda gunakan adalah daripada CA yang diiktiraf kerajaan dan anda melengkapkan pengesahan identiti dengan betul, kerana ini akan mengikat anda secara sah kepada tanggungjawab untuk sumber dan integriti dokumen yang ditandatangani.

Mengapa Perniagaan dan Profesional Memerlukan Sijil Digital?

Dalam bidang undang-undang, kewangan dan perkhidmatan awam, peranan sijil digital termasuk:

• Berkomunikasi dengan selamat dengan pelanggan atau pengawal selia;
• Digunakan untuk pengesahan pengguna sistem seperti eTax, eTender dan rekod pendaftaran syarikat;
• Tandatangan elektronik yang sah untuk kontrak rasmi.

Ia juga digunakan secara meluas dalam perniagaan antarabangsa, terutamanya dalam transaksi yang memerlukan tandatangan digital yang sah.

Kesilapan Lazim dan Cara Mengelakkannya

Apabila memohon sijil digital di Hong Kong, pastikan anda mengelakkan kesilapan berikut:

• Menggunakan CA yang tidak diiktiraf untuk penyerahan dokumen kerajaan;
• Tidak menyimpan kunci peribadi atau sijil USB anda dengan selamat;
• Berkongsi kata laluan sijil anda dengan orang lain;
• Melangkau langkah pengesahan identiti.

Ingat, menurut Bab 553, tandatangan digital hanya sah dari segi undang-undang jika syarat berikut dipenuhi:

1. Tandatangan itu unik kepada penandatangan;
2. Ia boleh disahkan secara objektif;
3. Ia dikawal secara eksklusif oleh penandatangan.

Jika syarat di atas tidak dipenuhi, kesan undang-undang yang disediakan oleh sijil digital mungkin tidak sah.

Pilihan Alternatif untuk Pematuhan Serantau

Walaupun Pos Hong Kong e-Cert dan CA tempatan lain mematuhi undang-undang Hong Kong, pengguna yang terlibat dalam pasaran Asia Tenggara atau perniagaan rentas sempadan mungkin memerlukan penyelesaian yang lebih fleksibel dan mudah disepadukan.

Inilah sebabnya alternatif Docusign – eSignGlobal patut dipertimbangkan.

eSignGlobal ialah platform tandatangan elektronik dan pensijilan dokumen yang direka khusus untuk pematuhan di Asia Tenggara dan Hong Kong. Ia mematuhi piawaian undang-undang serantau, termasuk Akta Transaksi Elektronik (ETA) Singapura, Akta Tandatangan Digital Malaysia dan Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553) Hong Kong.

Sama ada anda mengendalikan kontrak B2B atau API kerajaan, eSignGlobal menyediakan penyulitan, tandatangan digital yang mengikat dari segi undang-undang dan garis masa dokumen yang mematuhi peraturan tempatan.

Kesimpulan

Memohon sijil digital di Hong Kong ialah pilihan yang bijak untuk sesiapa sahaja yang perlu menjalankan transaksi digital yang selamat, sah dan cekap. Daripada kontrak perniagaan hingga maklumat cukai, sijil digital yang diiktiraf boleh mengesahkan identiti anda dari segi undang-undang dan memastikan ketulenan dokumen.

Selagi anda mengikuti prosedur undang-undang yang berkaitan dan memilih CA atau platform yang sesuai (seperti eSignGlobal), anda atau perniagaan anda boleh beroperasi secara digital tanpa kertas dengan kukuh dan mematuhi peraturan. Bersedia untuk melangkah ke era elektronik? Mula memohon sijil digital anda hari ini.