Bagaimana Cara Memperbaharui Sijil DSC Saya?

Dalam era transaksi digital yang semakin popular, mengekalkan sijil tandatangan digital (DSC) yang sah adalah penting, terutamanya bagi profesional yang mengendalikan urusan berkaitan kerajaan, pemfailan e-cukai, penyerahan dokumen syarikat dan penandatanganan dokumen selamat. Memandangkan kepentingan pematuhan undang-undang tempatan—terutamanya di bawah Akta Teknologi Maklumat India 2000 dan peraturan serupa di Asia Tenggara—memahami cara memperbaharui sijil DSC dengan lancar adalah amat penting.

Artikel ini akan menerangkan secara terperinci proses memperbaharui sijil DSC, perkara undang-undang penting dan menyediakan penyelesaian alternatif tandatangan elektronik yang mematuhi peraturan serantau untuk pengguna Hong Kong dan Asia Tenggara.

Apakah itu Sijil DSC?

Sijil tandatangan digital (DSC) ialah kunci digital selamat yang digunakan untuk mengesahkan identiti individu atau organisasi dalam transaksi elektronik. Sijil ini dikeluarkan oleh Badan Pensijilan (CA) dan mengandungi maklumat seperti nama penandatangan, alamat e-mel, poskod, negara dan tempoh sah sijil.

Sebagai contoh, di India, DSC dikawal oleh Seksyen 3, 4 dan 5 Akta Teknologi Maklumat 2000. Piawaian undang-undang yang serupa juga wujud di bawah eIDAS EU dan Akta Transaksi Elektronik di beberapa negara ASEAN.

Oleh itu, memegang sijil DSC yang sah adalah amat penting untuk menggunakan sistem kerajaan seperti MCA21, portal GST, e-pemfailan cukai pendapatan, dan lain-lain, untuk memastikan pematuhan terhadap rangka kerja undang-undang ini.

Bilakah Anda Perlu Memperbaharui Sijil DSC Anda?

Biasanya, sijil DSC sah untuk 1 hingga 3 tahun. Adalah disyorkan untuk memulakan proses pembaharuan 15 hingga 30 hari sebelum sijil tamat tempoh. Setelah tamat tempoh, DSC tidak boleh digunakan untuk sebarang transaksi elektronik dan anda mesti memohon pembaharuan semula.

Gagal memperbaharui tepat pada masanya boleh menyebabkan gangguan kepada prosedur perniagaan atau undang-undang yang sedang berjalan.

Petua profesional: Anda boleh menyemak tarikh tamat tempoh DSC dengan mengklik sifat sijil dalam sistem atau menggunakan perisian yang disediakan oleh Badan Pensijilan (CA) yang mengeluarkan.

Langkah-langkah untuk Memperbaharui Sijil DSC

Memperbaharui sijil DSC adalah agak mudah dan anda boleh melengkapkannya dengan langkah-langkah berikut:

1. Pilih Badan Pensijilan yang Bertauliah

Pilih badan pensijilan berlesen, seperti e-Mudhra, Sify, atau pembekal global yang mematuhi piawaian undang-undang tempatan, seperti eSignGlobal.

Pastikan institusi itu telah didaftarkan dan diperakui oleh badan kawal selia tempatan (seperti Pengawal Badan Pensijilan di India) atau mematuhi piawaian tandatangan elektronik yang ditetapkan oleh undang-undang perlindungan data dan tandatangan elektronik negara anda.

2. Pilih Jenis dan Tempoh Sah Sijil

Pilih gred dan jenis sijil berdasarkan penggunaan:

• Sijil Kelas 2: Biasanya digunakan untuk e-pemfailan cukai dan tujuan cukai.
• Sijil Kelas 3: Sesuai untuk perolehan dan pembidaan dalam talian.
• Sijil Tandatangan: Digunakan untuk menandatangani dokumen.
• Sijil Penyulitan: Digunakan untuk menyulitkan dokumen.

Tempoh sah 2 atau 3 tahun boleh dipilih untuk mengurangkan kos jangka panjang.

3. Isi Borang Permohonan Pembaharuan DSC

Anda perlu mengisi borang permohonan pembaharuan dalam talian, yang biasanya memerlukan maklumat berikut:

• Pengesahan kad PAN atau Aadhaar (bergantung pada dasar tempatan);
• Bukti alamat dan identiti;
• Gambar berukuran pasport (dalam sesetengah kes);
• Nombor Token USB DSC semasa.

Sesetengah badan pengeluar juga menyediakan perkhidmatan pengesahan e-KYC Aadhaar tanpa kertas, yang boleh mempercepatkan proses pembaharuan.

4. Lengkapkan Pengesahan Video (jika diperlukan)

Menurut peraturan CCA terkini (atau badan kawal selia tempatan yang serupa), permohonan atau pembaharuan baharu biasanya memerlukan pengesahan video. Proses ini termasuk menjawab beberapa soalan asas untuk mengesahkan identiti dan niat.

Adalah disyorkan untuk melengkapkan rakaman dalam persekitaran dengan rangkaian yang baik dan cahaya yang mencukupi.

5. Muat Turun DSC yang Diperbaharui

Setelah diluluskan, anda boleh memuat turun DSC baharu melalui pautan yang disediakan. Jika terdapat Token USB, anda boleh mengimport atau menimpa sijil lama melalui perisian yang disediakan oleh CA.

Pastikan anda mengaktifkan dan menguji sama ada sijil tersedia sebelum menjalankan transaksi rasmi.

Klausa Undang-undang Utama yang Perlu Anda Ketahui

Undang-undang yang mengawal selia tandatangan elektronik berbeza dari negara ke negara. Berikut ialah beberapa contoh peraturan utama:

• India: Akta Teknologi Maklumat 2000 (Seksyen 35-39);
• Singapura: Akta Transaksi Elektronik (ETA);
• Malaysia: Akta Tandatangan Digital 1997;
• Hong Kong: Ordinan Transaksi Elektronik (Bab 553).

Sijil DSC pembaharuan yang diperoleh mesti dikeluarkan oleh badan pensijilan yang diiktiraf oleh undang-undang tempatan untuk memastikan kesahihan undang-undang dokumen dan transaksi.

Kesilapan Lazim yang Perlu Dielakkan Semasa Proses Pembaharuan

1. Tunggu sehingga sijil tamat tempoh sebelum memproses: Pastikan anda melengkapkan pembaharuan sebelum tamat tempoh; 2. Menggunakan CA yang tidak diiktiraf: Anda harus memilih badan pensijilan yang mematuhi; 3. Gagal mengemas kini sijil baharu dalam sistem cukai atau perusahaan: Anda mungkin perlu mendaftarkan semula DSC baharu selepas pembaharuan; 4. Kehilangan Token USB: Kunci USB yang membawa DSC mesti disimpan dengan betul dan dikemas kini tepat pada masanya.

Soalan Lazim

S 1: Bolehkah saya memperbaharui DSC tanpa Token USB fizikal? J: Pembaharuan biasanya dilengkapkan pada Token USB asal. Jika Token USB hilang, anda mungkin perlu memohon DSC baharu semula.

S 2: Berapa lamakah biasanya masa yang diambil untuk memperbaharui DSC? J: Kebanyakan DSC boleh diperbaharui dalam masa 1 hingga 3 hari bekerja, tidak termasuk masa pengesahan video.

S 3: Adakah tandatangan digital sah di sisi undang-undang di peringkat antarabangsa? J: Ya, dengan syarat badan pengeluar dan proses pelaksanaannya mematuhi undang-undang tempatan (seperti eIDAS EU, ETA Singapura, Akta IT India, dsb.).

Penyelesaian Alternatif Serantau untuk Pengguna Hong Kong dan Asia Tenggara

Walaupun DSC digunakan secara meluas untuk proses kerajaan tertentu, di Hong Kong dan Asia Tenggara, perniagaan biasanya lebih suka menggunakan penyelesaian tandatangan elektronik awan yang lebih fleksibel yang memenuhi keperluan undang-undang serantau, seperti peraturan berikut:

• Ordinan Data Peribadi (Privasi) Hong Kong (PDPO);
• Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA) Malaysia dan Singapura;
• Pelbagai peraturan perlindungan data rentas sempadan.

Adalah disyorkan untuk menggunakan penyelesaian tandatangan elektronik seperti DocuSign untuk mengendalikan kontrak, perjanjian kerahsiaan (NDA), borang kakitangan dan dokumen perniagaan am lain kerana kemudahan penggunaannya, reputasi antarabangsa yang baik dan jaminan aliran kerja yang selamat.

Jika anda sedang mencari penyelesaian tandatangan digital yang lebih mematuhi peraturan tempatan Asia Tenggara, pertimbangkan eSignGlobal—platform yang dipercayai yang mematuhi model pematuhan tempatan dan piawaian tandatangan digital.

Dengan memahami proses pembaharuan DSC dan memilih alatan yang sesuai, individu dan perniagaan boleh mencapai transaksi elektronik yang selamat dan mematuhi undang-undang dalam persekitaran digital yang mengutamakan keselamatan. Sama ada anda memfailkan cukai atau menandatangani dokumen perniagaan, identiti digital yang sah dan dikemas kini adalah kunci kepada operasi yang lancar.