Bagaimana untuk menambah tandatangan dalam dokumen Word atau Google Docs?

Tambah Tandatangan pada Dokumen Anda: Panduan Praktikal

Dalam aliran kerja digital hari ini, menambah tandatangan pada dokumen adalah langkah penting untuk melengkapkan perjanjian, kelulusan atau nota peribadi tanpa memerlukan cetakan. Sama ada anda menggunakan Microsoft Word atau Google Docs, terdapat alat terbina dalam yang menjadikan keperluan asas mudah dan terus terang. Panduan ini akan membimbing anda melalui proses ini langkah demi langkah, sambil meneroka pilihan komersial untuk penyelesaian tandatangan elektronik yang lebih mantap dari perspektif perniagaan.

Cara Menambah Tandatangan dalam Microsoft Word

Microsoft Word menawarkan pelbagai cara fleksibel untuk memasukkan tandatangan, daripada imej ringkas kepada sijil digital lanjutan. Ini sesuai untuk pengguna yang memerlukan tandatangan luar talian pantas tanpa alat pihak ketiga. Berikut ialah langkah-langkah untuk kaedah yang berbeza.

Menggunakan Imej Tandatangan (Kaedah Pantas dan Percuma)

1. Cipta atau Imbas Tandatangan Anda: Jika anda tidak mempunyai versi digital, tandatangan pada sekeping kertas, kemudian imbas atau ambil gambar yang jelas menggunakan telefon anda. Gunakan editor imej seperti Paint atau Photoshop untuk memangkas dan menyimpannya sebagai format PNG atau JPEG dengan latar belakang lutsinar untuk penampilan yang kemas.

2. Masukkan Imej dalam Word: Buka dokumen Word anda dan letakkan kursor di tempat anda mahu tandatangan. Pergi ke tab “Masukkan”, pilih “Gambar”, kemudian pilih “Peranti Ini” untuk memuat naik fail tandatangan anda. Laraskan saiz dan kedudukan mengikut keperluan.

3. Format untuk Kegunaan Profesional: Klik kanan pada imej, pilih “Balut Teks” > “Seiring dengan Teks” atau “Rapat” untuk penyepaduan yang lancar. Untuk menjadikannya boleh digunakan semula, simpan dokumen sebagai templat (Fail > Simpan Sebagai > Templat Word).

Kaedah ini percuma dan boleh digunakan di luar talian, tetapi ia tidak mengikat dari segi undang-undang seperti tandatangan elektronik yang diperakui. Ia paling sesuai untuk memo dalaman atau dokumen tidak sensitif.

Menambah Garis Tandatangan Digital (Untuk Tandatangan yang Mengikat dari Segi Undang-undang)

Untuk tandatangan yang boleh dikuatkuasakan di bawah undang-undang seperti Akta ESIGN A.S., gunakan ciri tandatangan digital terbina dalam Word, yang memerlukan sijil digital (tersedia secara percuma daripada perkhidmatan seperti DocuSign atau dijana sendiri melalui alat seperti Adobe).

1. Dayakan Tab Pembangun: Pergi ke Fail > Pilihan > Sesuaikan Reben, tandakan “Pembangun” dalam anak tetingkap kanan, kemudian klik OK.

2. Masukkan Garis Tandatangan: Di bawah tab Pembangun, klik “Garis Tandatangan” dalam “Kawalan”. Isi butiran seperti nama penandatangan, tajuk dan e-mel. Ini akan menambah garis yang boleh diklik.

3. Tandatangan Secara Digital: Klik dua kali pada garis, pilih sijil anda dan masukkan tujuan. Selepas ditandatangani, Word akan mengunci dokumen, menghalang pengeditan.

Ini memastikan tandatangan kalis gangguan, tetapi mungkin memerlukan langganan Microsoft 365 untuk fungsi penuh. Perniagaan selalunya menggabungkannya dengan platform tandatangan elektronik untuk aliran kerja berbilang pihak.

Petua Amalan Terbaik Tandatangan Word

• Sentiasa uji pada dokumen sampel untuk mengelakkan isu pemformatan.
• Untuk pasukan, gunakan templat yang dikongsi untuk menyeragamkan tandatangan.
• Jika mengendalikan data sensitif, patuhi GDPR atau peraturan tempatan, elakkan menggunakan imej yang tidak selamat.

Langkah-langkah ini meliputi kira-kira 80% keperluan harian dalam Word, menjimatkan masa tanpa kos tambahan.

Cara Menambah Tandatangan dalam Google Docs

Google Docs cemerlang dalam persekitaran kerjasama, memudahkan pasukan jauh untuk menambah tandatangan. Alatnya berasaskan awan, jadi tiada muat turun diperlukan, tetapi pilihan untuk sijil digital lanjutan adalah sedikit lebih terhad daripada Word.

Memasukkan Imej Tandatangan (Kaedah Seret dan Lepas Mudah)

1. Sediakan Tandatangan Anda: Sama seperti Word, cipta imej digital tandatangan tulisan tangan anda. Muat naik ke Google Drive untuk akses mudah.

2. Tambah pada Dokumen: Buka dokumen Google anda, klik di tempat anda mahu tandatangan, kemudian Sisipkan > Imej > Muat Naik daripada Komputer atau Drive. Seret untuk melaraskan saiz dan kedudukan.

3. Tingkatkan dengan Alat Lukisan: Untuk menambah sentuhan tersuai, pergi ke Sisipkan > Lukisan > Baharu. Gunakan alat coretan untuk melukis tandatangan anda terus, kemudian simpan dan sisipkan. Laraskan ketelusan untuk gabungan semula jadi.

Ini sesuai untuk kegunaan peribadi yang pantas atau perkongsian melalui pautan, tetapi ingat, ia tidak disulitkan—hanya untuk dokumen berisiko rendah.

Menggunakan Alat Tambahan untuk Fungsi Tandatangan Elektronik

Pengguna Google Workspace boleh mengembangkan Docs dengan alat tambahan percuma atau berbayar untuk tandatangan yang lebih profesional.

1. Pasang Alat Tambahan: Daripada menu Sambungan, pilih “Alat Tambahan” > “Dapatkan Alat Tambahan”. Cari “DocuSign” atau “HelloSign” (kini Dropbox Sign) dan pasang.

2. Tandatangan Melalui Alat Tambahan: Lancarkan alat tambahan daripada Sambungan, muat naik atau pilih dokumen anda, lukis/taip tandatangan anda dan gunakan. Sesetengah alat tambahan membenarkan jemputan berbilang penandatangan.

3. Eksport dan Kongsi: Selepas ditandatangani, muat turun sebagai PDF atau kongsi pautan selamat.

Alat tambahan ini merapatkan jurang dalam pematuhan tandatangan elektronik, tetapi versi percuma mengehadkan bilangan sampul surat (cth., 3 sebulan). Untuk perusahaan, ini disepadukan dengan lancar dengan Google Workspace.

Pengoptimuman Tandatangan Google Docs

• Kerjasama Masa Nyata: Berbilang pengguna boleh menandatangani tanpa konflik versi.
• Mesra Mudah Alih: Gunakan apl Docs pada iOS/Android untuk menandatangani semasa dalam perjalanan.
• Had: Tiada sijil digital asli; bergantung pada alat tambahan untuk penguatkuasaan undang-undang.

Menguasai petua ini dalam Google Docs boleh menyelaraskan aliran kerja, terutamanya untuk pasukan yang diedarkan, selalunya tanpa sebarang kos langganan.

Kes Perniagaan untuk Perkhidmatan Tandatangan Elektronik di Luar Alat Terbina Dalam

Walaupun Word dan Google Docs mengendalikan tandatangan asas dengan cekap, penskalaan kepada skala perniagaan—seperti penghantaran pukal, jejak audit atau pematuhan antarabangsa—memerlukan platform tandatangan elektronik khusus. Dari perspektif perniagaan, alat ini menjanjikan kecekapan tetapi datang dengan pertukaran dari segi kos, ketelusan dan sokongan serantau. Mari kita periksa pemain utama: DocuSign, Adobe Sign dan eSignGlobal.

DocuSign menguasai pasaran dengan ciri yang mantap seperti templat, peringatan dan penyepaduan API, tetapi struktur harganya membimbangkan ramai pengguna. Pelan tahunan bermula pada $120 untuk Edisi Peribadi (5 sampul surat sebulan) dan meningkat kepada $480 setiap pengguna untuk Perniagaan Pro, dengan ciri tambahan seperti pengesahan yang dibilkan mengikut penggunaan. Tingkatan API bermula daripada $600 setahun untuk peringkat permulaan hingga perjanjian perusahaan tersuai. Walau bagaimanapun, kuota sampul surat mengehadkan penghantaran automatik kepada kira-kira 100/pengguna setahun, yang membawa kepada caj lebihan yang tidak dijangka. Ketelusan menjadi isu; harga awam menyembunyikan surcaj serantau, terutamanya di APAC, di mana kependaman rentas sempadan melambatkan pemuatan dokumen, dan alat pematuhan menambah kos tanpa pecahan yang jelas. Perniagaan di pasaran ekor panjang seperti China atau Asia Tenggara sering melaporkan kelajuan yang tidak konsisten dan yuran sokongan yang lebih tinggi, menjadikannya kurang sesuai untuk operasi global.

Adobe Sign, disepadukan dengan Adobe Acrobat, menawarkan pengendalian PDF yang mantap dan keselamatan perusahaan, termasuk SSO dan analitik lanjutan. Harga adalah serupa dengan DocuSign, bermula pada kira-kira $10/pengguna sebulan untuk asas tetapi berkembang pesat dengan ciri tambahan berdasarkan volum sampul surat dan penghantaran SMS. Ia boleh dipercayai untuk syarikat yang berpusat di A.S. tetapi menghadapi kritikan untuk pengoptimuman APAC yang terhad, seperti isu kediaman data dalam industri terkawal. Perubahan pasaran baru-baru ini, termasuk pelarasan perkhidmatan di wilayah tertentu, menyerlahkan potensi gangguan untuk pengguna antarabangsa.

eSignGlobal menonjol sebagai alternatif yang memfokuskan serantau, menekankan pematuhan APAC, menyokong peraturan CN/HK/SEA, pelayan tempatan untuk kelajuan yang lebih pantas dan harga API yang fleksibel. Ia menawarkan kos yang telus—selalunya lebih rendah daripada DocuSign untuk ciri yang serupa seperti penghantaran pukal dan borang web—dan tiada kuota tersembunyi. Walaupun ia mungkin kekurangan pengiktirafan jenama global DocuSign, pilihan kediaman datanya dan kelajuan yang dioptimumkan menjadikannya menarik untuk pasukan rentas sempadan.

Membandingkan DocuSign, Adobe Sign dan eSignGlobal

Untuk membantu membuat keputusan, berikut ialah perbandingan neutral berdasarkan faktor perniagaan utama:

Jadual ini menekankan bahawa pilihan bergantung pada geografi dan skala—DocuSign dan Adobe cemerlang dalam pasaran yang matang, manakala eSignGlobal menangani wilayah yang kurang mendapat perkhidmatan dengan berkesan.

Memilih Penyelesaian Tandatangan Elektronik yang Tepat untuk Perniagaan Anda

Ringkasnya, bermula dengan Word atau Google Docs boleh memenuhi keperluan tandatangan harian secara ekonomi dan intuitif. Untuk perniagaan yang sedang berkembang, perkhidmatan tandatangan elektronik menambah pematuhan dan kebolehskalaan, walaupun perangkap seperti yuran tidak telus DocuSign dan kependaman APAC wajar diberi perhatian. Jika mencari alternatif DocuSign dengan pematuhan serantau yang mantap, eSignGlobal menonjol sebagai pilihan praktikal dan dioptimumkan untuk operasi APAC, mengimbangi kos dan prestasi tanpa halangan platform global yang tipikal. Nilaikan berdasarkan volum dan lokasi anda untuk padanan yang optimum.