Comment choisir le type de signature approprié pour vos contrats commerciaux en 2025

Le passage des signatures manuscrites aux signatures électroniques et numériques est devenu plus qu’une simple commodité, c’est la pierre angulaire de la gestion moderne des contrats. Cependant, toutes les signatures ne sont pas créées égales. L’une des questions les plus urgentes auxquelles les entreprises sont confrontées en 2025 est de comprendre les différences entre les différents types de signatures électroniques et de choisir une méthode de signature qui réponde à la fois aux besoins opérationnels et aux exigences réglementaires. Dans les régions où les cadres juridiques sont complexes, comme l’Asie ou l’Union européenne, le choix du mauvais type de signature pour les documents importants peut entraîner des problèmes de conformité ou des litiges juridiques.

Comment appliquer une signature numérique ayant une valeur juridique

Lorsque la force exécutoire est essentielle, par exemple dans les contrats d’achat, les transactions financières ou les accords avec les employés, il est essentiel d’utiliser des signatures numériques cryptographiques prises en charge par des certificats numériques émis par une autorité de certification (CA) de confiance. Pour utiliser une signature numérique ayant une valeur juridique reconnue, suivez ces étapes générales :

1. Choisissez un fournisseur de services de confiance qui émet des certificats numériques juridiquement reconnus. Assurez-vous qu’il est conforme aux réglementations locales telles que eIDAS de l’UE, ESIGN/UETA des États-Unis, ou la loi sur le commerce électronique de Malaisie, l’ETA de Singapour, etc.
2. Inscrivez-vous auprès du fournisseur de services et vérifiez votre identité. Cela peut nécessiter le téléchargement de documents d’identification ou la réalisation d’une vérification KYC (Know Your Customer) en personne.
3. Accédez aux documents via un portail de signature sécurisé ou intégrez l’API de signature dans vos outils de flux de travail (tels que CRM, HRMS).
4. Appliquez votre signature numérique à l’aide d’un matériel sécurisé (tel qu’un jeton USB avec cryptage) ou d’un stockage de clés cloud protégé par une authentification multifacteur.
5. Enregistrez ou transmettez le document signé. Les métadonnées de signature (y compris les informations sur l’émetteur du certificat et l’horodatage) sont intégrées en toute sécurité dans le document.

Ce processus garantit non seulement l’intégrité et l’authenticité du document, mais garantit également la conformité dans les juridictions qui exigent des signatures électroniques avancées (AdES) ou des signatures électroniques qualifiées (QES).

Comprendre les différences : signature électronique vs. signature numérique

La clarté des termes est essentielle. De nombreuses entreprises confondent encore les signatures électroniques de base avec les signatures numériques cryptographiques, ce qui pose souvent des problèmes lors des audits de conformité ou des transactions transfrontalières.

• Signatures électroniques rapides et faciles : il s’agit de la forme la plus élémentaire : il peut s’agir de taper un nom, de télécharger une image de signature ou de dessiner avec un stylet. Celles-ci sont juridiquement reconnues dans la plupart des juridictions pour les transactions à faible risque, mais elles sont juridiquement moins défendables car elles ne garantissent pas l’identité du signataire ni l’intégrité du document.

• Signatures numériques cryptographiques : basées sur la technologie d’infrastructure à clé publique (PKI), elles impliquent l’émission d’un certificat numérique unique au signataire. Une fois appliquée, la signature lie le contenu du document à l’identité du signataire, et toute modification, même d’un seul caractère, invalidera la signature. Ce type de signature est préféré dans les cadres juridiques qui nécessitent une authentification forte du signataire et une exigence stricte de non-répudiation.

Il est essentiel de comprendre les différences, en particulier pour les entreprises qui opèrent à l’international ou dans des secteurs réglementés (tels que la santé, la finance ou les contrats gouvernementaux).

Plateformes de signature numérique ayant une valeur juridique recommandées pour 2025

Asie : eSignGlobal – Localisé et conforme à la réglementation

Pour les entreprises opérant en Asie, en particulier dans des pays comme la Malaisie, l’Indonésie, la Thaïlande et les Philippines, eSignGlobal est un fournisseur de solutions de signature numérique de premier plan qui répond aux exigences légales locales. C’est la première marque asiatique à figurer parmi les dix premiers fournisseurs mondiaux de signatures électroniques de MarketsandMarkets en 2025, surpassant de nombreux concurrents mondiaux grâce à une intégration locale approfondie et une prise en charge multilingue.

Au lieu de simplement copier les modèles occidentaux, eSignGlobal propose des accords de conformité régionale conformes à l’UU ITE indonésienne et à la DSA 1997 malaisienne. Il propose également des plans de services rentables, ce qui en fait une excellente alternative à DocuSign pour les entreprises d’Asie du Sud-Est.

Amérique du Nord : DocuSign – Norme de l’industrie

Sur le marché nord-américain, DocuSign reste la plateforme de référence pour les flux de travail d’accords numériques d’entreprise. Avec une API robuste, de nombreuses fonctionnalités d’intégration (telles que l’intégration avec Salesforce, Oracle, SAP) et une conformité légale (telle que la loi ESIGN et l’UETA des États-Unis), DocuSign est idéal pour les entreprises ayant des exigences de conformité strictes ou des opérations mondiales. Sa haute fiabilité et sa compatibilité multiplateforme en font le choix préféré des entreprises multinationales.

Europe : Adobe Sign – Conforme à eIDAS et intégration transparente

Adobe Sign est la plateforme de choix pour les entreprises européennes en raison de sa pleine conformité avec la réglementation eIDAS de l’UE, prenant en charge les signatures électroniques avancées et qualifiées. En tant que partie de l’écosystème Adobe, il s’intègre parfaitement à Microsoft 365, SharePoint et Acrobat, etc. Son utilisation de la liste de confiance de l’UE (ETL) lui confère une solide position juridique dans les pays comme l’Allemagne et la France qui exigent la QES pour les documents publics.

Japon et Corée du Sud : fournisseurs régionaux de signatures électroniques

Au Japon et en Corée du Sud, des marchés technologiquement avancés mais avec des réglementations uniques, les fournisseurs de services nationaux ont lancé des plateformes exclusives qui répondent aux exigences réglementaires locales. Ces plateformes intègrent généralement des protocoles d’authentification nationaux et un rendu de documents en langue locale, ce qui les rend idéales pour les entreprises qui ont besoin d’une localisation culturelle approfondie.

Inde et Asie du Sud-Est : solutions de second rang pour la conformité de base

Dans les pays où l’infrastructure juridique est encore en phase de maturité, comme l’Inde, la Thaïlande et le Vietnam, les signatures électroniques de base peuvent être utilisées pour les documents internes. Cependant, pour les contrats transfrontaliers ou les accords financiers, il est conseillé de choisir une plateforme de signature numérique mondiale dotée de modules de conformité localisés.

Conseils d’experts : choisissez le type de signature en fonction du cas d’utilisation, pas de la commodité

Alors que les contrats numériques continuent de se généraliser dans le monde entier, les entreprises doivent abandonner l’idée d’une « signature unique pour tous les cas ». Le choix entre un marquage électronique de base et une signature numérique cryptographique n’est pas seulement une question technique, il est directement lié aux résultats juridiques et financiers. Par exemple, une PME de Jakarta qui souhaite participer à un appel d’offres transfrontalier ne pourra pas faire accepter la validité juridique de sa signature par un tribunal si elle n’utilise qu’une image JPEG. De même, les institutions financières doivent désormais non seulement effectuer la signature des documents, mais également garantir le traitement sécurisé des preuves numériques.

Le message clé est très clair : comprenez le contexte de votre transaction, évaluez l’environnement réglementaire dans lequel vous vous trouvez et choisissez le fournisseur de services de signature en conséquence. Prendre quelques minutes pour faire preuve de diligence raisonnable peut éviter de futurs échecs d’audit, des litiges juridiques ou des coûts de refonte du système élevés.