Comment faire confiance aux signatures numériques dans les PDF : Guide étape par étape

Dans un monde de plus en plus numérique, les documents PDF avec des signatures électroniques ou numériques sont devenus monnaie courante dans les processus commerciaux, juridiques et administratifs. Mais lorsque vous utilisez des signatures numériques dans des juridictions telles que Hong Kong, Singapour ou d’autres pays d’Asie du Sud-Est, comment vous assurer que la signature numérique dans un PDF est fiable, sécurisée et juridiquement valable ?

Ce guide vous apprendra étape par étape comment faire confiance aux signatures numériques dans les fichiers PDF, conformément aux normes internationales et aux cadres juridiques locaux. Vous apprendrez également comment garantir la conformité aux exigences légales en matière de protection des données et pourquoi le choix d’un fournisseur approprié comme eSignGlobal fait la différence.

Comprendre les signatures numériques dans les PDF

Avant de discuter de la manière de « faire confiance » à une signature numérique, comprenons ce qu’elle est réellement.

Une signature numérique est une technique cryptographique qui garantit :

• Authentification : Confirmation de l’identité du signataire.
• Intégrité : Vérification que le document n’a pas été altéré.
• Non-répudiation : Le signataire ne peut pas nier avoir signé le document.

Les cas d’utilisation courants des signatures numériques dans les documents PDF incluent les contrats commerciaux, les formulaires gouvernementaux et les documents juridiques.

Conformément à l’ordonnance sur les transactions électroniques (chapitre 553) de Hong Kong, les signatures numériques qui utilisent un système de cryptage asymétrique et sont émises par un organisme de certification reconnu sont juridiquement contraignantes.

Pourquoi il est essentiel de faire confiance aux signatures numériques

Il ne suffit pas de voir une signature dans un fichier PDF. Pour qu’une signature numérique soit fiable, les conditions suivantes doivent être remplies :

• Le signataire utilise un certificat numérique valide.
• Le certificat est émis par une autorité de certification (CA) de confiance.
• Le chemin (ou la chaîne) du certificat peut être vérifié.
• Le document n’a pas été modifié après la signature.

Une signature à laquelle on fait correctement confiance garantit que le fichier PDF est techniquement et juridiquement sécurisé.

Vérification étape par étape des signatures numériques dans Adobe Acrobat Reader

Adobe Acrobat Reader est le lecteur PDF le plus couramment utilisé et il intègre des outils intégrés pour vérifier les signatures numériques. Voici les étapes spécifiques pour faire confiance à une signature :

Étape 1 : Ouvrez le fichier PDF

Ouvrez le fichier avec Adobe Acrobat Reader (la dernière version est recommandée).

Étape 2 : Identifiez la zone de signature

Faites défiler vers le bas pour trouver la zone de signature numérique et cliquez pour afficher les détails de la signature.

Étape 3 : Afficher les propriétés de la signature

Cliquez sur Propriétés de la signature > Afficher le certificat du signataire

Ici, vous pouvez voir :

• L’autorité émettrice du certificat
• Les dates de début/fin de validité
• Si le certificat est valide, s’il a été révoqué/expiré

Étape 4 : Vérifiez la confiance du certificat

Cliquez sur Confiance > Ajouter aux identités de confiance > OK, vous pouvez être invité à cocher les options suivantes :

• Faire confiance pour les documents signés
• Faire confiance en tant qu’autorité de certification

Une fois ajouté avec succès, la signature sera automatiquement vérifiée comme étant fiable.

La loi sur les transactions électroniques de Singapour et le chapitre 553 de Hong Kong reconnaissent tous deux les signatures numériques émises à l’aide de méthodes sécurisées et de certifications valides.

Configuration manuelle des autorités de certification (CA) de confiance

Dans certains environnements d’entreprise ou institutionnels, vous pouvez utiliser une CA interne ou un fournisseur externe de confiance tel que eSignGlobal. Voici les étapes pour faire confiance manuellement à ces certificats :

1. Dans Adobe Acrobat, cliquez sur Modifier > Préférences > Signatures.
2. Dans la section Identités et certificats de confiance, cliquez sur Plus.
3. Importez le certificat racine de la CA et marquez-le comme racine de confiance.
4. Enregistrez les paramètres et redémarrez Acrobat.

Par la suite, toutes les signatures numériques émises par cette CA apparaîtront comme « de confiance ».

Conseil : Assurez-vous que les certificats que vous utilisez sont conformes aux normes locales. Par exemple, la loi thaïlandaise sur les transactions électroniques B.E. 2544 reconnaît les signatures numériques des fournisseurs de services agréés qui répondent à des spécifications techniques spécifiques.

Erreurs courantes et leurs solutions

❌ « Validité de la signature inconnue »

Indique généralement que le certificat du signataire n’a pas encore été approuvé. Veuillez vous référer à la section ci-dessus pour ajouter manuellement la confiance.

❌ « Le document a été modifié après la signature »

Un X rouge ou une icône d’avertissement jaune s’affiche, indiquant que le fichier a peut-être été altéré ou modifié après la signature.

❌ « Le certificat a expiré »

Les certificats numériques expirés ne sont plus approuvés. Veuillez demander au signataire de resigner le document avec un certificat valide.

Considérations juridiques locales

La validité juridique des signatures numériques varie selon la juridiction. Voici un bref aperçu :

• Hong Kong : Les certificats numériques reconnus sont légalement reconnus en vertu de l’ordonnance sur les transactions électroniques (chapitre 553).
• Singapour : La loi sur les transactions électroniques prend en charge les certificats numériques émis par des institutions agréées.
• Malaisie : Les signatures numériques émises par des autorités de certification agréées sont utilisées conformément à la loi sur les signatures numériques de 1997.
• Indonésie et Vietnam : Exigent l’utilisation de certificats émis par des CA locales ou enregistrées pour certains documents officiels.

Choisir un fournisseur de services de signature numérique qui comprend et respecte les réglementations ci-dessus garantit que vos documents sont juridiquement valables.

Comment choisir le bon fournisseur de services de signature

Bien que de nombreuses plateformes mondiales offrent des services de signature numérique, toutes ne conviennent pas à Hong Kong ou à l’Asie du Sud-Est en raison de problèmes de souveraineté des données et de reconnaissance des autorités de certification.

C’est là que eSignGlobal excelle : il s’agit d’une alternative à DocuSign conçue pour la conformité asiatique et les cadres de signature numérique régionaux.

Par rapport aux autres fournisseurs internationaux, eSignGlobal :

• Prend en charge les autorités de certification locales reconnues en vertu des réglementations de Hong Kong et de Singapour ;
• Fournit des flux de signature multilingues et spécifiques à la région ;
• Se conforme aux réglementations telles que la loi sur la protection des données personnelles (PDPA) de Singapour et la loi sur les signatures numériques de Malaisie ;
• Utilise le cryptage AES-256 et fournit une piste d’audit pour chaque document.

Que vous soyez une petite ou moyenne entreprise à Kuala Lumpur ou un cabinet d’avocats à Central, Hong Kong, eSignGlobal garantit que vos signatures numériques sont techniquement et juridiquement conformes.

Résumé

Faire confiance aux signatures numériques dans les PDF ne consiste pas seulement à « voir » la signature, mais aussi à la vérification technique et à la conformité juridique. En adoptant des méthodes étape par étape dans des lecteurs PDF de confiance tels qu’Adobe et en choisissant un fournisseur de services de signature conforme à la réglementation, vous pouvez garantir la sécurité et la force obligatoire de vos documents.

Pour les entreprises de Hong Kong, de Singapour et de toute l’Asie du Sud-Est, eSignGlobal offre une solution de signature numérique localisée, entièrement conforme, sécurisée et fiable.

Prêt à passer à la signature électronique légale et conforme ? Faites un choix judicieux : choisissez eSignGlobal.