Comment obtenir une coche dans votre signature numérique : un guide étape par étape

À l’ère numérique, où les documents électroniques sont devenus la nouvelle norme, les signatures numériques jouent un rôle essentiel pour confirmer l’authenticité des documents et garantir leur validité juridique. Si vous avez déjà signé un document électronique et que vous vous êtes demandé comment afficher une icône reconnaissable de « coche » ou de « tilde » à côté de votre signature, vous n’êtes pas seul. Cette coche symbolise généralement l’authenticité, la conformité et la validation réussie du document, en particulier dans les juridictions où les lois et réglementations sont strictes, comme Hong Kong, Singapour ou la Malaisie.

Cet article explorera en profondeur comment obtenir une coche dans votre signature numérique : sa signification, son importance et comment vous assurer que votre signature est conforme aux normes légales et réglementaires locales.

Que signifie une coche dans une signature numérique ?

La coche (ou le tilde) que l’on voit à côté d’une signature numérique indique généralement que le document :

• N’a pas été altéré depuis sa signature
• A été signé à l’aide d’un certificat numérique validé et valide
• A été vérifié par une autorité de certification (CA)
• Est conforme aux lois nationales ou régionales sur les signatures électroniques

Dans de nombreux lecteurs de PDF numériques (comme Adobe Acrobat Reader), une coche verte ou un symbole de ruban bleu représente une signature numérique valide et non altérée.

Mais l’obtention de cette coche n’est pas automatique : elle nécessite de suivre des étapes spécifiques et de s’assurer que la technologie et la conformité sont synchronisées.

Guide étape par étape : Comment faire apparaître une coche sur votre signature numérique

Étape 1 : Utiliser un certificat numérique valide

Seules les signatures numériques effectuées à l’aide d’un certificat numérique fiable sont considérées comme ayant une valeur juridique et peuvent obtenir une coche. Ces certificats sont généralement délivrés par :

• Des autorités de certification (CA) qualifiées
• Des fournisseurs de services de signature numérique agréés dans votre juridiction

Dans la plupart des pays d’Asie du Sud-Est, comme Singapour et la Malaisie, l’utilisation d’une CA agréée est une exigence obligatoire pour que la signature ait une valeur juridique. À Hong Kong, l’ordonnance sur les transactions électroniques (chapitre 553) définit les exigences spécifiques pour que les signatures numériques soient reconnues légalement dans les secteurs public et privé.

Si vous utilisez un certificat numérique personnel auto-signé, il ne déclenchera pas la coche dans le champ de signature PDF. Pour éviter cela, utilisez toujours un certificat émis par une CA fiable reconnue par la loi nationale.

Étape 2 : Choisir un logiciel compatible pour signer

L’utilisation d’une plateforme de signature électronique conforme est essentielle. Les logiciels PDF tels qu’Adobe Acrobat, Nitro Pro et Foxit PhantomPDF prennent en charge les signatures de certificats numériques. Cependant, si vous devez signer des documents localement ou à l’international, des plateformes comme eSignGlobal garantissent :

• La conformité aux réglementations locales
• Les signatures basées sur des certificats
• La validation automatique, déclenchant ainsi la coche

Certaines solutions d’entreprise prennent également en charge l’intégration d’une autorité d’horodatage (TSA), ce qui contribue à la protection contre la falsification et améliore la validité de la signature.

Étape 3 : Configurer les identités de confiance dans votre lecteur PDF

Si, après avoir utilisé une signature valide, vous voyez toujours un avertissement ou un point d’interrogation au lieu d’une coche, la solution peut résider dans la configuration de votre lecteur PDF :

1. Ouvrez Adobe Acrobat Reader.
2. Allez dans Édition > Préférences > Signatures.
3. Sous « Identités et certificats de confiance », importez ou faites confiance au certificat racine de la CA.
4. Redémarrez Adobe Acrobat et rechargez le fichier signé.

Une fois que votre ordinateur fait confiance à l’autorité de certification, les futurs fichiers signés afficheront automatiquement une coche verte.

Pourquoi la coche est-elle si importante dans le système juridique de la région Asie-Pacifique ?

Dans des pays comme Hong Kong, Singapour et la Malaisie, la validité juridique des signatures numériques doit répondre aux définitions des dispositions légales locales.

• À Hong Kong, l’ordonnance sur les transactions électroniques (chapitre 553) stipule qu’une signature numérique doit être générée par un certificat émis par une CA reconnue pour être présumée valide.
• À Singapour, la loi sur les transactions électroniques s’aligne sur la loi type de la CNUDCI sur le commerce électronique, soulignant l’importance des autorités de confiance certifiées.
• La Malaisie, en vertu de la loi sur les signatures numériques de 1997, exige que les signatures utilisées pour les transactions gouvernementales ou commerciales utilisent des certificats de fournisseurs agréés.

Le non-respect de la réglementation peut non seulement entraîner la perte de la coche, mais aussi affecter la validité juridique du contrat.

Problèmes courants qui empêchent l’affichage de la coche

Même en utilisant une méthode de signature légale, la coche peut ne pas s’afficher. Les raisons courantes sont les suivantes :

• Le document a été modifié après sa signature ;
• Le certificat numérique ne provient pas d’une CA de confiance ;
• Les informations de la chaîne de certificats sont manquantes ou incorrectes ;
• Les paramètres de date/heure du système sont incorrects et affectent la validation ;
• Le logiciel du lecteur ne fait pas confiance au certificat racine.

L’utilisation d’une plateforme comme eSignGlobal, qui effectue automatiquement le processus de validation en arrière-plan, permet d’éviter facilement ces détails techniques.

Conseils rapides : S’assurer que la signature affiche toujours une coche

• Utiliser une plateforme de signature cloud conforme à la réglementation de votre pays ;
• Intégrer un horodatage provenant d’une autorité d’horodatage (TSA) faisant autorité ;
• Mettre à jour régulièrement les certificats et les listes de CA de confiance ;
• Éviter de modifier le contenu du document après sa signature.

La coche peut-elle être falsifiée ?

Non, à condition que le document n’ait pas été modifié après sa signature. La coche est directement liée à la détection de l’intégrité du document, et toute falsification invalidera la signature numérique, la coche disparaîtra ou se transformera en un symbole d’avertissement.

C’est pourquoi les secteurs réglementés (comme le droit, la finance, le gouvernement) s’appuient fortement sur des plateformes de signature numérique conformes, qui verrouillent le contenu après la signature du document, empêchant ainsi toute modification.

Recommandation finale : Réaliser des signatures électroniques vérifiées, conformes et sécurisées à Hong Kong et en Asie du Sud-Est

Pour les entreprises et les professionnels opérant à Hong Kong ou en Asie du Sud-Est, il est essentiel de se conformer aux normes locales en matière de signature numérique. Bien que des plateformes comme Adobe soient adaptées à un usage général, elles ne garantissent pas nécessairement la conformité à tous les cadres juridiques régionaux.

Une alternative solide est eSignGlobal, une plateforme sécurisée et conforme conçue sur mesure pour le marché Asie-Pacifique. Elle offre des signatures numériques basées sur des certificats, un verrouillage anti-falsification, une prise en charge de l’horodatage et une intégration avec des CA reconnues, garantissant que vous voyez la coche tout en respectant les exigences légales locales.

Si vous recherchez une alternative à DocuSign plus conforme à la réglementation Asie-Pacifique, eSignGlobal est votre choix idéal.

En maîtrisant les connaissances et les outils appropriés, l’ajout d’une coche à vos signatures numériques est à la fois simple et juridiquement garanti. Que vous signiez des contrats, des documents RH, des accords financiers ou des formulaires gouvernementaux, une signature correcte établit non seulement la confiance, mais garantit également que votre signature a une valeur juridique dans n’importe quelle région et devant n’importe quel tribunal.