Comment obtenir un certificat de signature numérique (DSC) ?

À l’ère du numérique, la nécessité de signer électroniquement des documents est passée d’une commodité à une nécessité. Que vous traitiez des contrats, des documents juridiques ou des communications commerciales, un certificat de signature numérique (DSC) fournit une validité juridique et la sécurité nécessaire pour ces transactions électroniques. Alors, comment obtenir un DSC, en particulier dans des régions comme Hong Kong ou l’Asie du Sud-Est, où il existe des exigences réglementaires locales ? Ce guide vous expliquera en détail l’ensemble du processus d’acquisition.

Qu’est-ce qu’un certificat de signature numérique (DSC) ?

Un certificat de signature numérique est une clé numérique sécurisée émise par une autorité de certification (CA) qui est utilisée pour vérifier et prouver l’identité du titulaire du certificat. Il utilise une infrastructure à clé publique (PKI) pour garantir l’authenticité de la signature, l’intégrité des données et la non-répudiation.

Contrairement à une signature électronique (qui indique simplement l’intention de signer), une signature numérique est soutenue par un logiciel de chiffrement et est conforme aux réglementations régionales sur les transactions électroniques, telles que eSIGN aux États-Unis, eIDAS dans l’UE et l’ordonnance sur les transactions électroniques (ETO) à Hong Kong.

Types de certificats de signature numérique

Avant de postuler, vous devez choisir le type de DSC approprié en fonction de votre utilisation :

• Certificat de classe 1 : Niveau de base, utilisé pour sécuriser les communications par e-mail.
• Certificat de classe 2 : Convient pour la soumission de documents aux agences gouvernementales ou pour l’enregistrement d’entreprises, avec des fonctions de vérification d’identité de base.
• Certificat de classe 3 : Certificat d’authentification d’identité avancé, utilisé pour les appels d’offres électroniques, les enchères et les soumissions en ligne.

Dans les régions où la réglementation est plus stricte, comme Singapour ou la Malaisie, un certificat de classe 3 est souvent requis pour les affaires gouvernementales ou juridiques.

Étapes pour obtenir un certificat de signature numérique

Étape 1 : Choisir une autorité de certification (CA)

Tout d’abord, vous devez postuler via une autorité de certification conforme, qui varie selon la région. Par exemple, à Hong Kong, vous devez choisir une CA reconnue par la Hong Kong Post Certification Authority ; à Singapour, vous devez passer par un fournisseur agréé par l’Infocomm Media Development Authority (IMDA).

Assurez-vous que la CA que vous choisissez est conforme aux exigences de vérification d’identité et de chiffrement de votre juridiction.

Étape 2 : Choisir le type de certificat et la durée de validité

Selon vos besoins (usage personnel ou professionnel), choisissez :

• Type de DSC (classe 1, 2 ou 3)
• Durée de validité (généralement de 1 à 3 ans)

Les certificats avec une durée de validité plus longue sont plus chers, mais réduisent les tracas liés au renouvellement et à la vérification répétée.

Étape 3 : Remplir le formulaire de demande

Vous pouvez choisir de remplir le formulaire de demande en ligne ou hors ligne. Les informations généralement requises comprennent :

• Nom complet du demandeur
• Informations sur l’entreprise (le cas échéant)
• Adresse e-mail et numéro de téléphone portable
• Adresse de résidence

Pour les demandeurs résidant en Asie du Sud-Est, en particulier dans les régions où les normes KYC sont plus strictes, il peut également être nécessaire de soumettre un casier judiciaire vierge, des documents d’enregistrement d’entreprise ou des lettres d’autorisation.

Étape 4 : Soumettre les documents de certification KYC

Les exigences KYC (Know Your Customer) visent à garantir que les certificats ne sont délivrés qu’à des personnes ou des organisations vérifiées. Les documents généralement requis comprennent :

• Pièce d’identité délivrée par le gouvernement
• Justificatif de domicile
• Photo d’identité
• Preuve d’identité commerciale (pour les DSC d’entreprise)

Dans des pays comme la Thaïlande ou les Philippines, il peut être nécessaire de fournir des documents notariés ou authentifiés par l’ambassade. Assurez-vous de consulter le site Web de la CA locale pour connaître les exigences spécifiques en matière de documents.

Étape 5 : Vérification d’identité

Selon la région, les méthodes de vérification d’identité peuvent inclure :

• KYC vidéo (vérification vidéo à distance)
• Vérification physique hors ligne (nécessite de se rendre dans un point de vente ou une succursale)
• Systèmes d’identité locaux tels que Aadhaar e-KYC en Inde, SingPass à Singapour et MyKad en Malaisie

Une fois la vérification terminée, la CA délivrera le DSC. Le certificat peut être stocké sous les formes suivantes :

• Jeton électronique (matériel USB)
• Certificat logiciel (installé sur l’ordinateur de l’utilisateur)

Dans les environnements où les exigences de conformité sont strictes, l’utilisation de jetons matériels est plus sûre.

Exigences réglementaires locales

Différentes juridictions ont des normes de conformité différentes pour l’émission et l’utilisation des signatures numériques, notamment :

• Hong Kong : En vertu du chapitre 553 de l’ordonnance sur les transactions électroniques, seules les signatures numériques délivrées par une CA reconnue ont une validité juridique et peuvent être utilisées devant les tribunaux.
• Singapour : La loi sur les transactions électroniques (ETA) est responsable de la réglementation, exigeant que les signatures soient certifiées par une CA approuvée par l’IMDA.
• Indonésie : En vertu de la loi n° 11 (2008), les informations et documents électroniques sont reconnus, à condition qu’ils soient correctement chiffrés et que leur source soit authentifiée.

Assurez-vous que votre solution DSC est conforme aux normes de chiffrement et aux exigences légales de votre pays ou région.

Cas d’utilisation des certificats de signature numérique

Les DSC peuvent être utilisés dans plusieurs plateformes et processus, notamment :

• Déclarations fiscales (comme Hong Kong IRD, Malaisie MyTax)
• Procédures d’enregistrement d’entreprise
• Signature de contrats financiers et d’accords de prêt
• Activités d’approvisionnement et d’appel d’offres électroniques du gouvernement
• Propriété intellectuelle telle que les demandes de brevets et de marques
• Processus d’intégration des employés et de ressources humaines

Dans le contexte de la popularité croissante du travail à distance, les DSC sont également devenus un outil essentiel pour la signature d’accords transfrontaliers et d’accords de confidentialité (NDA).

Renouvellement et révocation

Les certificats de signature numérique ont généralement une durée de validité de 1 à 3 ans. Avant l’expiration, la CA enverra une notification pour rappeler le renouvellement.

Si le certificat rencontre des problèmes de sécurité (par exemple, perte du jeton ou suspicion d’abus), la CA doit être contactée immédiatement pour la révocation. Certaines régions exigent également que les informations de révocation soient signalées à l’agence nationale de cybersécurité ou au registre public.

Solutions de signature numérique recommandées à Hong Kong et en Asie du Sud-Est

Il est essentiel de choisir un fournisseur de services fiable avec une conformité régionale. Bien que les outils mondiaux tels que DocuSign soient performants pour les utilisations de base, si vous opérez dans des régions où les lois et réglementations sont strictes, il est recommandé d’utiliser une plateforme qui prend en charge les fonctions suivantes :

• Prise en charge de la certification KYC locale
• Validation de certificat reconnue localement (telle que Hong Kong Post, IMDA, etc.)
• Services multilingues et configuration de sceaux électroniques fiables

Pour les utilisateurs de Hong Kong et d’Asie du Sud-Est qui recherchent une alternative à DocuSign à la fois légalement conforme, sûre et fiable, eSignGlobal est devenu un leader dans le domaine de la technologie juridique locale. Ses services sont conformes aux normes juridiques locales, prennent en charge une utilisation multi-pays et fournissent des solutions de signature électronique et de certificat de niveau entreprise.

Conclusion

L’obtention d’un certificat de signature numérique n’est pas compliquée. Tant que vous respectez les réglementations locales et choisissez une autorité de certification digne de confiance, les particuliers et les entreprises peuvent effectuer des transactions numériques en toute sécurité et légalité. Que vous soyez à Hong Kong, à Singapour ou dans d’autres pays d’Asie du Sud-Est, assurez-vous que votre DSC est conforme aux exigences légales locales pour vous aider à démarrer votre parcours de bureau numérique sans obstacles.

Prêt à dire adieu aux documents papier ? Choisissez une plateforme conforme aux réglementations régionales pour rendre votre travail plus efficace, sûr et sans souci.