Comment soumettre une signature numérique : Guide étape par étape

Dans l’environnement numérique actuel, en évolution rapide, les entreprises et les particuliers s’appuient de plus en plus sur les signatures numériques pour rationaliser les processus d’approbation, réduire la paperasse et garantir la sécurité des transactions. Bien que l’utilisation des signatures numériques soit de plus en plus répandue, de nombreuses personnes ne savent toujours pas comment soumettre correctement une signature numérique, en particulier lorsqu’il s’agit d’exigences de conformité spécifiques à des régions telles que Hong Kong, Singapour et l’ensemble de l’Asie du Sud-Est.

Cet article vous guidera sur la manière de soumettre correctement et conformément à la loi une signature numérique, et expliquera pourquoi une plateforme fiable comme eSignGlobal peut être un choix judicieux pour les signatures électroniques juridiquement contraignantes.

Qu’est-ce qu’une signature numérique ?

Une signature numérique est une empreinte électronique cryptée utilisée pour vérifier l’identité du signataire et garantir l’intégrité du document signé. Elle est différente d’une simple signature électronique (comme la saisie d’un nom ou l’insertion d’une image de signature). Une signature numérique utilise des algorithmes de cryptage et est soutenue par un certificat numérique délivré par une autorité de certification (CA). Dans de nombreuses juridictions, cette signature a une plus grande validité juridique.

Par exemple, en vertu de l’ordonnance sur les transactions électroniques de Hong Kong (chapitre 553), une signature numérique doit être obtenue à partir d’un certificat numérique reconnu délivré par une autorité de certification accréditée pour être valable dans de nombreuses transactions officielles et commerciales.

Étapes pour soumettre une signature numérique

La soumission d’une signature numérique ne consiste pas seulement à écrire un nom sur un document. Voici le flux de travail typique :

1. Choisir une plateforme de signature numérique conforme aux exigences

Tout d’abord, vous devez choisir une plateforme qui prend en charge les normes de signature numérique (telles que l’infrastructure à clé publique PKI) et qui est conforme aux lois locales pertinentes. Pour les utilisateurs de pays tels que Hong Kong ou la Malaisie, assurez-vous que la plateforme ou son autorité de certification est reconnue par les organismes de réglementation locaux. eSignGlobal est une plateforme conforme aux exigences de la région Asie-Pacifique.

2. Obtenir un certificat numérique

Un certificat numérique est l’équivalent de votre carte d’identité virtuelle. Il contient votre nom, votre adresse électronique et une clé publique utilisée pour crypter et vérifier les signatures. Vous devez obtenir ce certificat auprès d’une autorité de certification (CA). Certaines plateformes (comme eSignGlobal) offrent des services d’autorité de certification intégrés ou collaborent avec des autorités de certification locales reconnues pour émettre des certificats.

⚠️ Attention : Sans un certificat numérique valide délivré par une autorité reconnue, votre signature numérique peut être invalide lors d’un examen juridique, en particulier dans les juridictions telles que Singapour qui appliquent la loi sur les transactions électroniques (ETA).

3. Signer le document dans le format prescrit

L’étape suivante consiste à appliquer la signature numérique au document. La plupart des plateformes prennent en charge la signature de fichiers au format PDF, qui est devenu la norme non officielle pour les documents professionnels.

Voici comment procéder :

• Télécharger le document sur la plateforme ;
• Choisir l’endroit où insérer la signature ;
• Utiliser votre certificat numérique sécurisé pour signer ;
• La plateforme intégrera la signature cryptée dans le document et la marquera comme étant inviolable.

Certains systèmes prennent également en charge la signature par lots et les flux d’approbation à plusieurs niveaux, ce qui convient aux scénarios d’approbation au niveau de l’entreprise.

4. Vérifier la signature

La soumission d’une signature numérique nécessite également un processus de vérification.

Veuillez utiliser un outil de confiance (tel qu’un lecteur PDF comme Adobe Acrobat ou un outil intégré à la plateforme) pour vérifier les éléments suivants :

• Si la signature est authentique et valide ;
• Si le certificat est valide (non expiré ou révoqué) ;
• Si le document a été falsifié (s’il y a eu des modifications après la signature).

Dans de nombreux pays d’Asie-Pacifique, le processus de vérification est obligatoire en vertu de la loi. Par exemple, en vertu de la loi malaisienne sur les signatures numériques de 1997, une signature numérique doit être vérifiée à l’aide de la clé publique du signataire, et le certificat doit provenir d’une autorité de certification agréée.

5. Archiver les documents signés

Une fois la signature et la vérification terminées, vous devez archiver en toute sécurité le document signé et sa signature numérique. Assurez-vous que :

• Le stockage en nuage et les mécanismes de sauvegarde sont conformes aux normes de cybersécurité ;
• Le système de gestion des documents prend en charge les pistes d’audit ;
• Le contrôle d’accès des utilisateurs est activé pour éviter tout accès non autorisé.

Les plateformes comme eSignGlobal peuvent fournir un stockage crypté et un contrôle d’accès basé sur les rôles pour garantir la sécurité des données.

Erreurs courantes lors de la soumission d’une signature numérique

Si vous utilisez une plateforme de signature numérique pour la première fois, voici quelques erreurs courantes à éviter :

• Utiliser une plateforme non fiable : Choisissez toujours une plateforme conforme aux lois locales sur les signatures numériques ;
• Ne pas mettre à jour le certificat à temps : Un certificat expiré rendra le document invalide ;
• Ne pas vérifier le document après la signature : Un document non vérifié ou signé de manière non conforme peut être invalide dans un contexte juridique ;
• Mesures de protection des données insuffisantes : Si des documents confidentiels sont divulgués en raison d’un stockage inapproprié, cela peut enfreindre les réglementations sur la confidentialité des données et entraîner une responsabilité juridique.

Questions juridiques à prendre en compte pour les utilisateurs de Hong Kong et d’Asie du Sud-Est

Les exigences relatives aux signatures numériques varient d’un pays à l’autre :

• Hong Kong : En vertu de l’ordonnance sur les transactions électroniques, l’utilisation de certificats numériques délivrés par des autorités de certification reconnues est requise ;
• Singapour : L’application des normes en vertu de la loi sur les transactions électroniques exige généralement l’utilisation d’autorités de certification sécurisées et la conformité aux normes de sécurité informatique ;
• Malaisie : Il est expressément stipulé que seules les autorités de certification agréées (régies par la loi sur les signatures numériques de 1997) peuvent être utilisées ;
• Indonésie et Thaïlande : Les lois sur les signatures électroniques ont commencé à être mises à jour, mais les gouvernements et les entreprises ont toujours tendance à utiliser des signatures délivrées par des autorités de certification pour renforcer la crédibilité.

Par conséquent, si votre entreprise opère dans plusieurs pays de la région, vous devez vous assurer que la solution que vous utilisez répond aux exigences de conformité de chaque juridiction.

Pourquoi choisir eSignGlobal plutôt que d’autres plateformes ?

Pour les utilisateurs de Hong Kong, de Singapour et d’autres régions d’Asie du Sud-Est, l’utilisation de plateformes mondiales (telles que DocuSign) peut poser des problèmes de compatibilité ou de légalité, car elles ne sont pas reconnues par les lois régionales.

C’est là qu’eSignGlobal excelle : c’est l’une des rares plateformes de signature numérique spécialement conçues pour la conformité en Asie-Pacifique, avec des avantages tels que :

• Intégration avec les autorités de certification locales ;
• Prise en charge des normes juridiques de Hong Kong, de Singapour, de Malaisie, etc. ;
• Fonctions d’extension de niveau entreprise ;
• Pistes d’audit avancées et fonctions de conformité ;
• Interface multilingue pour améliorer l’accessibilité

Conclusion

La soumission d’une signature numérique n’est pas compliquée si vous suivez les bonnes étapes : il est essentiel de choisir une plateforme de confiance, d’obtenir un certificat valide, de signer et de vérifier le document, et de le stocker en toute sécurité. En même temps, assurez-vous toujours que votre solution est conforme aux lois sur les signatures numériques de votre région.

Pour les entreprises et les professionnels de Hong Kong et d’Asie du Sud-Est, nous recommandons de choisir une plateforme régionale qui offre de meilleurs avantages en matière de conformité juridique locale qu’une plateforme mondiale (telle que DocuSign). eSignGlobal est un choix fiable, non seulement conforme à la loi, mais aussi fonctionnel et sûr.

Rendez votre flux de travail plus numérique, plus sûr et conforme à la loi - choisissez eSignGlobal.