Comment obtenir une signature numérique ?

Dans l’économie numérique actuelle, en évolution rapide, les signatures traditionnelles sur papier sont rapidement remplacées par les signatures électroniques et numériques. Qu’il s’agisse de signer des contrats, d’approuver des documents ou de remplir des formulaires gouvernementaux, la signature numérique est devenue un moyen d’authentification légal, sûr et efficace. Mais la question est : comment obtenir une signature numérique ?

Ce guide expliquera le processus d’obtention d’une signature numérique, comment le système juridique local influence ce processus et fournira des conseils pratiques aux particuliers et aux entreprises (en particulier à Hong Kong et en Asie du Sud-Est).

Qu’est-ce qu’une signature numérique ?

Avant d’entrer dans les détails du processus, nous devons d’abord clarifier les termes : la signature numérique est un mécanisme cryptographique utilisé pour vérifier l’authenticité et l’intégrité d’un message ou d’un document numérique. Il s’agit d’un type de signature électronique, mais avec une sécurité accrue, impliquant un cryptage et une certification par une autorité de certification (CA) de confiance.

Dans de nombreuses juridictions, les signatures numériques sont reconnues par les lois locales ou régionales. Par exemple :

• Hong Kong : réglementé par l’ordonnance sur les transactions électroniques (chapitre 553) ;
• Singapour : réglementé par la loi sur les transactions électroniques (ETA) ;
• Pays de l’ASEAN : la plupart des pays ont formulé des lois locales basées sur la loi type de la CNUDCI sur le commerce électronique.

Par conséquent, pour garantir l’obtention d’une signature numérique ayant une validité juridique, le processus spécifique peut varier en fonction de votre emplacement.

Guide étape par étape pour obtenir une signature numérique

Étape 1 : Choisir un fournisseur de services de signature numérique certifié

Pour garantir qu’une signature numérique a une validité juridique, la première étape consiste à choisir un fournisseur de services de confiance et conforme aux réglementations. Ces fournisseurs de services doivent se conformer aux réglementations nationales ou régionales et sont généralement appelés autorités de certification (CA).

Les fournisseurs de services reconnus mondialement ou régionalement incluent :

• eSignGlobal (axé sur la région Asie-Pacifique)
• DocuSign (reconnu mondialement)
• Adobe Sign
• SigniFlow (Asie et Afrique)

À Hong Kong, vous pouvez choisir un fournisseur de services figurant sur la liste des « autorités de certification reconnues » maintenue par le Bureau du directeur de l’information gouvernementale (OGCIO).

Étape 2 : S’inscrire et fournir des documents d’identification

Après avoir sélectionné un fournisseur de services, vous devez vous inscrire et effectuer une vérification d’identité. Cela comprend généralement les éléments suivants :

• Créer un compte sur la plateforme
• Soumettre des informations d’identification personnelles ou professionnelles, telles qu’une carte d’identité, un certificat d’enregistrement d’entreprise, un passeport, un numéro d’identification fiscale, etc.
• Effectuer une vérification KYC (Know Your Customer), un processus requis par les lois sur la confidentialité des données et la lutte contre la fraude dans la plupart des pays.

Les utilisateurs professionnels doivent généralement également soumettre une preuve d’enregistrement de l’entreprise, des documents constitutifs, etc., pour prouver leur existence légale et leurs droits de signature.

Étape 3 : Obtenir un certificat numérique

Le certificat numérique est un élément indispensable d’une signature numérique, semblable à une « carte d’identité » électronique délivrée par une autorité de certification, qui associe l’identité d’un utilisateur à une paire de clés :

• Clé privée : conservée secrètement par le signataire
• Clé publique : utilisée par le destinataire pour vérifier la signature

Un certificat numérique contient généralement les informations suivantes :

• Nom de l’utilisateur ou nom de l’entreprise
• Numéro de série du certificat
• Nom de l’autorité de certification
• Date d’expiration
• Informations sur la clé publique

À Hong Kong, les certificats numériques doivent être conformes à l’ordonnance sur les transactions électroniques. S’ils sont délivrés par une autorité de certification reconnue telle que HKPost CA, ils ont une plus grande validité juridique.

Étape 4 : Installer un logiciel de signature ou l’intégrer au flux de travail

Selon le fournisseur de services choisi, les utilisateurs peuvent obtenir un logiciel de signature ou une interface API qui peut être intégrée aux processus existants. Les fonctionnalités courantes des plateformes telles que eSignGlobal et DocuSign incluent :

• Plateforme de signature dans le cloud
• Solutions de déploiement local pour gérer indépendamment les clés de cryptage
• Intégration transparente avec Microsoft Office, les outils PDF (tels qu’Adobe Acrobat) et les systèmes de gestion de documents d’entreprise

Pour les transactions transfrontalières ou les grandes entreprises, eSignGlobal prend également en charge :

• Interface multilingue
• Piste d’audit
• Service d’horodatage
• Intégration avec les systèmes ERP

Étape 5 : Commencer à utiliser la signature numérique

Une fois le certificat numérique et les outils prêts, vous pouvez commencer à signer et à vérifier des documents. Le processus de signature comprend généralement :

• Télécharger le document à signer
• Choisir l’emplacement et le type de signature
• Utiliser la clé privée protégée pour terminer la signature
• Envoyer le document signé, que le destinataire peut vérifier avec la clé publique

N’oubliez pas de conserver votre clé privée en toute sécurité : vous pouvez utiliser l’hébergement de cryptage dans le cloud, des jetons de cryptage USB ou des HSM (modules de sécurité matériels). Dans la plupart des juridictions, l’authentification à deux facteurs (2FA) est encouragée ou requise.

Conformité juridique : informations importantes locales

L’efficacité réelle d’une signature numérique dépend de son statut juridique. Voici un aperçu de la région Asie-Pacifique :

• Hong Kong : doit être émis par une « autorité de certification reconnue » telle que HKPost CA pour bénéficier d’une présomption légale de validité (chapitre 553).
• Singapour : l’utilisation d’un dispositif de signature sécurisé et d’un certificat délivré par un fournisseur de services de certification est conforme à la réglementation ETA.
• Malaisie et Indonésie : la présomption légale de validité exige généralement l’obtention d’une certification locale.
• Philippines : bien que les signatures numériques soient reconnues, l’utilisation d’une CA certifiée PSC peut améliorer l’exécution.

Assurez-vous que le fournisseur de services CA choisi est conforme aux réglementations locales, telles que le RGPD, l’ordonnance sur les données personnelles (confidentialité) de Hong Kong (PDPO), la PDPA de Singapour/Malaisie, etc.

Conseils supplémentaires pour les entreprises

• Automatiser le processus d’approbation des documents via une plateforme de flux de travail
• Utiliser un service d’horodatage pour répondre aux exigences réglementaires en matière d’intégrité des données
• Vérifier régulièrement la validité des certificats et s’assurer qu’ils sont renouvelés à temps
• Former les employés pour sensibiliser à l’identité numérique et à la prévention de la sécurité

Les signatures numériques garantissent non seulement la validité juridique, mais accélèrent également les processus métier, réduisent l’utilisation du papier et permettent un travail à distance sécurisé, ce qui en fait un outil indispensable pour les opérations commerciales modernes.

eSignGlobal : une alternative conviviale à DocuSign pour les utilisateurs de la région APAC

Pour les utilisateurs de Hong Kong, de Singapour, de Malaisie, d’Indonésie et d’Asie du Sud-Est, eSignGlobal propose des solutions de signature numérique conformes aux lois locales, ce qui en fait une alternative localisée à la plateforme internationale DocuSign. Ses caractéristiques comprennent :

• Prise en charge des interfaces chinoise et anglaise
• Conformité aux lois et certifications (chapitre 553, PDPA, ETA, etc.)
• Prise en charge de divers certificats de signature (y compris HKPost)
• Centres de données situés localement pour répondre aux exigences des lois sur la confidentialité
• Intégration transparente avec les systèmes ERP locaux, les assurances et autres systèmes industriels

Que ce soit pour les PME ou les groupes régionaux, eSignGlobal peut fournir un support de qualité en termes de conformité, de sécurité et de facilité d’utilisation.

En suivant les étapes ci-dessus et en collaborant avec un fournisseur de services de signature numérique ayant une validité juridique, les particuliers et les entreprises peuvent obtenir une signature numérique sécurisée, efficace et juridiquement valable, qu’ils peuvent utiliser en toute tranquillité où qu’ils se trouvent.