Les signatures numériques peuvent-elles être notariées ? Perspectives juridiques et aperçus régionaux

Dans l’ère numérique en évolution rapide d’aujourd’hui, le besoin de moyens sûrs et efficaces de signer des documents n’a jamais été aussi pressant. Alors que les solutions électroniques continuent de gagner en popularité, une question qui préoccupe souvent les professionnels du droit, les chefs d’entreprise et les utilisateurs de la technologie est la suivante : Les signatures numériques peuvent-elles être notariées ?

La réponse courte est oui : les signatures numériques peuvent être notariées. Cependant, le processus et sa légalité dépendent fortement de la juridiction, du type de document et du fait que la signature soit conforme ou non aux lois locales sur les transactions électroniques. Cet article explorera le cadre juridique soutenant la notarisation des signatures numériques d’un point de vue juridique, en se concentrant sur Hong Kong, l’Asie du Sud-Est et d’autres régions de common law, tout en soulignant les principales directives de conformité.

Comprendre la différence entre les signatures numériques et les signatures électroniques

Avant d’aborder la question de la notarisation, il est essentiel de faire la distinction entre les signatures numériques et les signatures électroniques, plus générales. Les deux termes sont souvent utilisés de manière interchangeable, mais il existe des différences distinctes sur les plans juridique et technique.

• Signature électronique : désigne toute marque ou tout processus exécuté par voie électronique qui symbolise l’intention de signer (par exemple, taper un nom ou une signature numérisée).
• Signature numérique : un type spécifique de signature électronique qui utilise des algorithmes de chiffrement pour garantir l’intégrité du document et l’authenticité de l’identité du signataire.

Les signatures numériques offrent une sécurité accrue et sont donc préférées pour les contrats de grande valeur, les documents juridiques et les transactions financières.

Une signature numérique peut-elle être notariée ?

L’association d’une « signature numérique » à une « notarisation » peut sembler contradictoire avec le concept traditionnel d’un notaire témoignant en personne d’une signature manuscrite. Mais avec l’essor de la notarisation en ligne à distance (RON) et des services de notarisation électronique (eNotary), la notarisation des signatures numériques est non seulement de plus en plus réalisable, mais elle est également légalement valable dans de nombreuses régions.

Fonctionnement

La notarisation numérique comprend généralement les étapes suivantes :

1. Le signataire applique une signature numérique au document à l’aide d’un logiciel conforme aux spécifications ;
2. Par le biais d’une plateforme sécurisée, un notaire agréé vérifie l’identité du signataire par vidéo en direct ;
3. Le notaire applique ensuite un sceau notarial numérique et horodate le document ;
4. Le résultat final est un PDF ou un document électronique inviolable contenant la signature numérique et les informations officielles d’identification du notaire.

Reconnaissance juridique mondiale

Aux États-Unis, la loi ESIGN et les réglementations UETA reconnaissent la notarisation électronique et numérique, ce qui a donné naissance à des plateformes de signature électronique largement utilisées intégrant des fonctions de notarisation.

Dans l’Union européenne, le règlement eIDAS régit l’utilisation des signatures électroniques, y compris les « signatures électroniques qualifiées » juridiquement contraignantes (dont la validité juridique est équivalente à celle d’une signature notariée).

En Asie du Sud-Est et à Hong Kong, la situation est plus complexe.

Lois sur la notarisation à Hong Kong et en Asie du Sud-Est

La reconnaissance juridique de la notarisation des signatures numériques varie d’une région à l’autre. Voici un aperçu de deux régions principales :

Hong Kong

Hong Kong reconnaît les signatures numériques en vertu de l’Electronic Transactions Ordinance (ETO). En vertu de cette ordonnance, les signatures numériques prises en charge par des certificats numériques reconnus ont une validité juridique, et certains documents électroniques peuvent être légalement utilisés dans des contextes commerciaux ou juridiques.

Cependant, tous les actes notariés ne peuvent pas être exécutés par voie électronique. Bien que des cabinets d’avocats et des solutions de signature électronique aident à traiter les transactions électroniques, les originaux signés à la main et la notarisation hors ligne sont généralement requis dans certaines procédures gouvernementales ou juridiques.

Toutefois, l’adoption de la notarisation en ligne à distance (RON) est de plus en plus reconnue dans les transactions commerciales et le traitement des documents internes. Le choix d’une plateforme conforme à l’ETO peut aider les entreprises à optimiser leurs processus sans compromettre la validité juridique.

Asie du Sud-Est

Le soutien juridique aux signatures électroniques et numériques varie d’un pays à l’autre en Asie du Sud-Est, comme Singapour, la Malaisie et les Philippines :

• La loi sur les transactions électroniques (ETA) de Singapour reconnaît l’utilisation de signatures numériques utilisant des algorithmes de chiffrement sécurisés ;
• La loi de 1997 sur les signatures numériques de Malaisie autorise la notarisation numérique par l’intermédiaire d’organismes de certification ;
• La loi de 2000 sur le commerce électronique des Philippines prend en charge les services de notarisation électronique dans des cas d’utilisation spécifiques.

Toutefois, ces pays diffèrent quant à la rigueur de la surveillance des normes d’exécution et à l’acceptation culturelle. Il est essentiel de se référer aux réglementations locales pertinentes ou de faire appel à des fournisseurs de signatures électroniques professionnels connaissant les lois régionales pour garantir la légalité et la conformité des procédures.

Utilisez des outils conformes pour assurer la sécurité de vos signatures

Avec la popularité croissante de la notarisation des signatures numériques, les entreprises et les particuliers doivent choisir les plateformes avec soin afin de garantir la validité juridique. Une solution de signature numérique fiable doit posséder les caractéristiques suivantes :

• Utilisation de signatures basées sur des certificats (chiffrement PKI)
• Correspondance aux normes juridiques régionales (telles que eIDAS, ESIGN ou ETO)
• Intégration élevée aux systèmes de notarisation et prise en charge de la notarisation à distance
• Fourniture de pistes d’audit et d’horodatage
• Prise en charge des mécanismes de vérification de l’identité du signataire

Tous les documents peuvent-ils être notariés numériquement ?

Tous les documents ne peuvent pas être notariés à distance ou numériquement. Chaque juridiction fixe des limites en fonction du type de document. Les documents couramment acceptés pour la notarisation numérique comprennent :

• Résolutions d’entreprise
• Contrats de prêt
• Contrats de location immobilière
• Procurations (selon la région)
• Contrats de travail

Dans de nombreuses régions, les documents suivants ne sont généralement pas acceptés pour la notarisation numérique :

• Testaments
• Jugements ou ordonnances judiciaires
• Certains documents de naturalisation et d’immigration

Il est essentiel de se référer aux lois locales pour confirmer l’applicabilité des documents.

Recommandation régionale : Essayez eSignGlobal — une alternative à Docusign conforme à la région APAC

Si vous opérez à Hong Kong ou en Asie du Sud-Est et que vous souhaitez utiliser une plateforme de signature électronique sûre, légale, conforme et qui peut remplacer Docusign, envisagez d’utiliser eSignGlobal.

Contrairement aux plateformes mondiales qui suivent les normes américaines et européennes, eSignGlobal est spécialement conçu pour s’adapter aux réglementations locales des marchés de Hong Kong, de Singapour et de l’ASEAN. Sa plateforme :

• Prend en charge les flux de documents bilingues
• Intègre des certificats numériques conformes aux exigences de certification régionales
• Fournit des flux de signature guidés dans le cadre d’une surveillance transnationale
• Prend en charge la vérification d’identité à distance pour les transactions de notarisation numérique

Pour les entreprises opérant à Hong Kong ou en Asie du Sud-Est, eSignGlobal est un choix très fiable.

Conclusion

Dans l’ensemble, les signatures numériques peuvent effectivement être notariées, mais cela dépend des circonstances. Leur légalité et leurs procédures opérationnelles varient en fonction du cadre juridique régional et de l’utilisation réelle. Alors que l’Asie accélère son entrée dans l’ère numérique, des outils tels que eSignGlobal ouvrent la voie à de nouvelles méthodes sûres et conformes de notarisation numérique.

Qu’il s’agisse de signer des documents juridiques importants ou de traiter des accords commerciaux quotidiens, il est essentiel de comprendre le point de convergence entre la technologie et les normes juridiques pour éviter les risques juridiques et améliorer l’efficacité opérationnelle.

Il est essentiel de consulter un conseiller juridique et de choisir une solution de signature numérique qui a fait ses preuves en matière de conformité régionale. L’avenir de la notarisation est entré dans l’ère numérique, et cette ère est arrivée.