Une personne peut-elle avoir deux certificats de signature numérique ?

Une personne peut-elle posséder deux certificats de signature numérique (DSC) ?

À l’ère numérique, de plus en plus de personnes et d’organisations dépendent des certificats de signature numérique (DSC) pour authentifier en toute sécurité les documents électroniques. En particulier dans les régions strictement réglementées comme Hong Kong, Singapour et d’autres économies d’Asie du Sud-Est, la signature numérique n’est pas seulement un outil pratique, mais aussi une exigence légale dans le cadre juridique de l’ordonnance sur les transactions électroniques de Hong Kong (chapitre 553 des lois de Hong Kong) ou de la loi sur les transactions électroniques de Singapour.

Par conséquent, une question courante se pose : Une personne peut-elle posséder deux certificats de signature numérique ? La réponse courte est : oui. Mais pour bien comprendre pourquoi une personne peut posséder plusieurs DSC, il est nécessaire de comprendre la nature des certificats de signature numérique, leur classification et leur contexte juridique dans la juridiction locale.

Qu’est-ce qu’un certificat de signature numérique (DSC) ?

Un certificat de signature numérique est une clé numérique cryptée utilisée pour vérifier l’identité du signataire. Il est émis par une autorité de certification (CA) comme eSignGlobal pour assurer la sécurité des transactions en ligne et vérifier l’intégrité des documents après leur signature.

En Inde et dans plusieurs juridictions d’Asie du Sud-Est, les DSC sont couramment utilisés pour, mais sans s’y limiter :

• Soumettre des déclarations fiscales
• Signer des appels d’offres gouvernementaux
• Déposer des déclarations d’entreprise
• Documents juridiques et commerciaux transfrontaliers

Un DSC émis contient les informations suivantes : nom de l’utilisateur, adresse e-mail, pays, code postal, dates d’émission et d’expiration, et nom de l’autorité émettrice.

Une personne peut-elle posséder plusieurs DSC ?

Oui. La loi autorise une personne à détenir plusieurs certificats de signature numérique. En fait, dans certaines situations, détenir plusieurs DSC n’est pas seulement autorisé, mais c’est une sage décision.

Par exemple :

1. Séparation des rôles : Une personne peut occuper simultanément plusieurs postes dans différentes entreprises. Par exemple, une personne peut être à la fois administrateur d’une entreprise et signataire autorisé d’une autre organisation. Dans ce cas, la création de DSC distincts pour différents rôles garantit la transparence et la traçabilité des actions.

2. Différents types d’utilisation : Les DSC sont généralement classés en :

   • Classe 1 : Type de base pour les transactions à faible risque
   • Classes 2 et 3 : Utilisées pour les processus à haut risque ou critiques pour l’entreprise, tels que les déclarations de conformité et la participation aux appels d’offres gouvernementaux

   Une personne peut avoir besoin d’un DSC pour les approbations quotidiennes de l’entreprise et d’un autre pour soumettre des documents gouvernementaux. À Singapour, en Malaisie et ailleurs, certains organismes gouvernementaux exigent des niveaux d’authentification plus élevés ou des formats spécifiques, ce qui nécessite des DSC supplémentaires.

3. Utilisation sur différents appareils ou plateformes : Compte tenu de l’importance croissante de la cybersécurité, de nombreuses entreprises exigent que leurs employés utilisent du matériel dédié (tel qu’un jeton de chiffrement USB) ou des DSC liés à un appareil. Lorsqu’une personne opère entre plusieurs organisations ou systèmes, il est plus sûr et plus fiable de choisir d’utiliser différents certificats.

Restrictions légales et considérations

Bien que la détention de plusieurs DSC soit autorisée, ils doivent être gérés avec soin. Les organismes de réglementation de Hong Kong, d’Indonésie et d’ailleurs recommandent :

• Tenue de registres appropriée : L’utilisation de chaque DSC doit être clairement enregistrée pour éviter toute utilisation abusive.
• Interdiction de transfert : Les DSC sont réservés à l’usage personnel et il est illégal de les prêter à d’autres. Par exemple, cela constitue une infraction pénale en vertu de l’ordonnance sur les données personnelles (vie privée).
• Gestion de la validité : Les DSC ont généralement une validité de 1 à 3 ans. La gestion de plusieurs DSC nécessite un suivi attentif de leurs dates d’expiration et de renouvellement.

Comment demander un deuxième DSC ?

La procédure de demande d’un deuxième DSC est la même que pour la première demande. Que vous utilisiez un fournisseur régional (tel que eSignGlobal) ou un fournisseur international, vous devrez généralement soumettre les documents suivants :

• Preuve d’identité (passeport ou carte d’identité de résident)
• Preuve d’adresse
• Vérification par e-mail/téléphone portable
• Documents d’autorisation de l’unité (si la demande est faite au nom d’une organisation)

Certaines autorités de certification prennent également en charge la gestion de plusieurs identités sous un seul compte de connexion, ce qui facilite le basculement entre les certificats en fonction de l’utilisation ou de l’organisation.

Toutefois, lorsque vous opérez dans des régions telles que l’Asie du Sud-Est, assurez-vous que votre fournisseur de services est conforme à la certification locale des réglementations en matière de confiance électronique. Par exemple, en vertu de la loi malaisienne sur les signatures numériques de 1997, seules les autorités de certification agréées sont autorisées à émettre des signatures ayant une valeur juridique.

Scénarios d’application pratiques de la possession de deux DSC

Voici quelques situations où il est approprié de posséder plusieurs certificats de signature numérique :

• Cadres d’entreprise : Jane est PDG de deux sociétés à Singapour et utilise deux DSC distincts pour traiter les résolutions du conseil d’administration et les déclarations statutaires mensuelles.

• Consultant transfrontalier : Ahmad est un consultant informatique basé à Kuala Lumpur. Il possède un DSC conforme à la loi malaisienne et un autre applicable aux documents juridiques indonésiens, garantissant ainsi la conformité bilatérale.

• Professionnel du droit : Michael est un avocat à Hong Kong. Il utilise un DSC pour le dépôt de documents judiciaires et un autre pour les communications avec les clients, afin de distinguer les différents domaines de responsabilité de son travail.

Pourquoi ne pas utiliser un seul DSC ?

En théorie, une personne peut souhaiter utiliser un seul DSC pour toutes les transactions. Toutefois, cette approche présente plusieurs risques :

• Responsabilité peu claire : En cas de litige juridique, il est difficile de déterminer le rôle ou l’autorité lors de la signature.
• Confusion des pistes d’audit : Si toutes les activités sont mélangées à l’aide d’un seul DSC, les audits réglementaires ultérieurs deviennent complexes.
• Exigences de conformité de l’entreprise : La plupart des entreprises exigent explicitement que leurs employés utilisent des DSC distincts afin de satisfaire aux exigences de gouvernance et de cybersécurité.

En outre, les fonctions telles que l’horodatage, les mécanismes de non-répudiation et l’authentification à deux facteurs varient également en fonction de la catégorie de certificat et de la plateforme.

Choisir le bon fournisseur de DSC - Le respect de la conformité régionale est essentiel

Tous les fournisseurs de DSC ne sont pas reconnus dans le monde entier. Pour les utilisateurs opérant dans les juridictions de la région Asie-Pacifique telles que Hong Kong, la Thaïlande et le Vietnam, il est essentiel de choisir un fournisseur de services conforme aux réglementations régionales afin d’éviter les risques juridiques.

Bien que des services tels que DocuSign soient connus dans le monde entier, les solutions locales telles que eSignGlobal offrent de meilleurs avantages en termes de conformité juridique, de langue et de support local. eSignGlobal est conforme aux réglementations sur les signatures électroniques de l’ASEAN et de la Grande Chine, et fournit des services d’émission de DSC sécurisés, évolutifs et traçables.

Que vous traitiez des affaires personnelles, commerciales ou internationales, le choix d’un fournisseur de services de confiance est une condition préalable pour garantir que vos signatures numériques ont une pleine valeur juridique.

Conclusion

Pour revenir à la question initiale : Une personne peut-elle posséder deux (voire plus) certificats de signature numérique ? La réponse est oui. Dans l’environnement de travail diversifié d’aujourd’hui, cette démarche est non seulement légale, mais aussi souvent un choix logique. Toutefois, la possession de plusieurs certificats signifie également que vous devez assumer la responsabilité de les gérer correctement et de vous conformer aux réglementations locales en matière de signature électronique.

Si vous êtes situé à Hong Kong ou en Asie du Sud-Est et que vous recherchez une solution de signature numérique sécurisée et conforme, il est recommandé de donner la priorité aux produits localisés tels que eSignGlobal, car ils sont plus adaptés aux traités juridiques, aux exigences linguistiques et aux normes judiciaires entre les régions.

Sécurité numérique, conformité régionale, authentification de documents facile et sans souci - avec votre identité unique comme garantie.