Comment se conformer aux contrats de travail électroniques pour les entreprises vietnamiennes à l'étranger ? Interprétation du décret vietnamien n° 337 et solution de mise en œuvre d'esignglobal

Le 1er juillet 2026, la plateforme nationale vietnamienne de contrats de travail électroniques (National Electronic Labor Contract Platform, NELCP) sera officiellement mise en service. Conformément au décret n° 337/2025/ND-CP promulgué par le gouvernement vietnamien le 24 décembre 2025, à compter de cette date, tous les contrats de travail signés électroniquement au Vietnam doivent être signés numériquement et horodatés par un fournisseur de services eContract agréé, et synchronisés avec la plateforme NELCP dans les 24 heures suivant la signature de la dernière partie afin d'obtenir un numéro d'identification unique du contrat.

Pour les entreprises chinoises opérant au Vietnam, c'est maintenant une période cruciale pour évaluer les flux de travail de signature numérique et se connecter avec des fournisseurs de services conformes.

Trois lois soutiennent le cadre de conformité

Le système de conformité des contrats de travail électroniques vietnamiens est constitué de trois documents juridiques.

Le décret n° 337/2025/ND-CP est la base d'exécution la plus directe, avec un total de 5 chapitres et 30 articles, qui stipule les normes du cycle de vie complet des contrats électroniques, de la création, de la vérification d'identité, de la signature numérique, de la liaison d'horodatage à la synchronisation de la plateforme. Il est entré en vigueur le 1er janvier 2026 et les règles de signature des contrats électroniques s'appliquent officiellement à partir du 1er juillet 2026.

La loi sur les transactions électroniques de 2023 (Law No. 20/2023/QH15) est entrée en vigueur le 1er juillet 2024, conférant aux signatures numériques la même valeur juridique que les signatures manuscrites, ce qui constitue la base ultime de la reconnaissance juridique des contrats de travail électroniques.

Le décret n° 13/2023/ND-CP (décret sur la protection des données personnelles, PDPD) exige que tous les processus de signature de contrats électroniques impliquant des données personnelles des employés soient conformes aux réglementations vietnamiennes en matière de protection des données personnelles, y compris les méthodes de stockage des données, les autorisations d'accès et les mesures de sécurité.

Qu'est-ce que le NELCP et pourquoi est-il obligatoire d'y adhérer ?

Le NELCP est une base de données centrale nationale de contrats de travail électroniques gérée par le ministère de l'Intérieur vietnamien (Ministry of Home Affairs, MoHA), établie conformément au décret n° 137/2024/ND-CP promulgué le 23 octobre 2024.

La fonction principale du NELCP est d'attribuer automatiquement un numéro d'identification unique à chaque contrat électronique soumis. Ce numéro servira d'index unifié pour la recherche, la vérification des contrats, les rapports de travail et les demandes de permis de travail ultérieurs.

Le décret n° 337 exige expressément que l'employeur soit responsable de la gestion légale du cycle de vie complet du contrat de travail électronique, y compris le stockage sécurisé des données du contrat, la déclaration précise des informations sur le travail, la coopération avec les fournisseurs de services eContract agréés et le signalement rapide des incidents de sécurité ou de données. Il convient de noter que le décret n° 337 n'a pas abrogé les contrats de travail papier. La réglementation vietnamienne encourage les entreprises à utiliser des contrats électroniques au lieu de contrats papier, mais n'oblige pas à supprimer les contrats papier. Cela signifie que les entreprises peuvent faire progresser la numérisation par étapes en fonction de leur situation réelle, sans avoir à effectuer une migration complète en une seule fois.

Processus de signature conforme : quatre étapes clés

Conformément à l'article 6 du décret n° 337 et aux exigences de mise en œuvre connexes, un contrat de travail électronique vietnamien conforme doit suivre les étapes suivantes.

Vérification d'identité : L'employeur et l'employé doivent effectuer une vérification d'identité via eKYC (vérification d'identité électronique) ou un compte VNeID de niveau 2. Les employés étrangers utilisent un passeport et un visa valides comme documents de vérification d'identité.

Signature numérique et horodatage : Les deux parties doivent effectuer une signature numérique dans le système eContract, chaque signature devant être accompagnée d'un horodatage fiable pour enregistrer avec précision le moment de la signature, garantir que l'acte de signature est irrévocable et que la falsification après la signature est détectable. La base technique de la signature numérique repose sur un certificat numérique CA (délivré par un organisme de certification agréé par le Vietnam). Lors du choix d'un fournisseur de services eContract, il est nécessaire de confirmer que le type de certificat CA qu'il prend en charge est conforme aux exigences de la loi vietnamienne sur les transactions électroniques.

Authentification des messages de données du fournisseur de services : Le fournisseur de services eContract agréé doit effectuer une authentification des messages de données (data message authentication) pour cette transaction électronique, ce qui est une étape clé pour que le contrat ait une force juridique.

Synchronisation avec le NELCP dans les 24 heures : Une fois que la dernière partie a terminé la signature, le fournisseur de services eContract doit télécharger les données du contrat sur la plateforme NELCP dans les 24 heures, et la plateforme attribue un identifiant de contrat unique.

Principaux fournisseurs de services eContract (mars 2026)

Pour que les contrats électroniques soient conformes à la loi 337, les entreprises doivent effectuer la signature et la connexion à la plateforme par l'intermédiaire d'un fournisseur de services eContract qualifié. Voici les principaux fournisseurs de services conformes sur le marché vietnamien.

Éléments clés à confirmer lors du choix d'un fournisseur de services : le fournisseur de services a-t-il la capacité de se connecter à la plateforme NELCP via une API standardisée, et les types de certificats CA pris en charge sont-ils autorisés par les autorités compétentes vietnamiennes ? Ce sont les conditions préalables nécessaires pour que le contrat obtienne un identifiant unique et ait une pleine validité juridique.

esignglobal : une solution transfrontalière pour les entreprises chinoises afin de débloquer la connexion aux certificats CA vietnamiens

Pour les entreprises chinoises qui ont des usines, des succursales ou des équipes détachées à long terme au Vietnam, le déploiement conforme des contrats de travail électroniques est confronté à deux obstacles réels : premièrement, comment obtenir un certificat numérique CA conforme à la loi 337 au Vietnam ; deuxièmement, comment intégrer la signature, l'archivage et le système RH du siège des contrats vietnamiens dans un flux de travail gérable.

esignglobal (plateforme internationale e签宝) a établi une coopération au niveau des certificats avec les institutions CA locales vietnamiennes telles que VNPT-CA. Les entreprises chinoises opérant au Vietnam peuvent obtenir des certificats numériques CA et effectuer une connexion conforme via esignglobal, tout en utilisant une interface de gestion en chinois pour suivre de manière uniforme l'état de la signature, les enregistrements d'archivage et les rappels d'expiration des contrats de travail vietnamiens, évitant ainsi les ruptures d'information entre le siège et les équipes commerciales vietnamiennes en raison des différences de langue et de système.

Par rapport à la connexion directe aux institutions CA locales vietnamiennes telles que VNPT-CA, les principaux avantages du déploiement via esignglobal sont : une équipe de livraison ayant une expérience de la conformité transfrontalière, une capacité API pour se connecter aux systèmes existants du siège et une interface de gestion en chinois couvrant l'ensemble du cycle de vie du contrat.

Comment les entreprises chinoises au Vietnam doivent-elles se préparer ?

Évaluer la conformité de la signature du système RH existant. Vérifiez si le système de gestion RH actuellement utilisé prend en charge les signatures numériques, les horodatages et la connexion API avec les fournisseurs de services eContract. Si vous utilisez un système développé en interne, vous devez terminer le développement et les tests de l'interface avant le 1er juillet 2026.

Effectuer la numérisation de l'identité des entreprises et des employés. Le représentant légal de l'entreprise et le responsable RH autorisé doivent détenir un certificat numérique d'entreprise valide. Les employés doivent effectuer la liaison du compte secondaire VNeID ou effectuer la vérification d'identité via le processus eKYC fourni par le fournisseur de services.

Vérifier la structure des métadonnées des modèles de contrat. La loi 337 exige que les contrats électroniques contiennent des champs de métadonnées spécifiques pour que la plateforme NELCP puisse les lire et les vérifier. Les modèles de contrat existants doivent être ajustés en fonction des exigences de l'annexe de la loi.

Effectuer des tests en bac à sable avec le fournisseur de services dès que possible. La plateforme NELCP doit être officiellement mise en ligne avant le 1er juillet 2026, mais les détails des spécifications techniques de la plateforme sont toujours en cours d'amélioration. Il est recommandé aux entreprises de lancer des tests d'intégration avec le fournisseur de services sélectionné à l'avance, en réservant suffisamment de temps de débogage.

Pourquoi les contrats électroniques méritent-ils d'être promus en priorité ?

Du point de vue de l'opération pratique, la loi 337 améliore considérablement la certitude juridique des contrats de travail électroniques vietnamiens : la combinaison de signatures numériques, d'horodatages fiables et de la certification des fournisseurs de services agréés renforce la validité du contrat en tant que preuve, ce qui facilite la preuve de l'existence du contrat, de la date de signature et de l'intention du contrat dans les litiges du travail ; l'identifiant unique du contrat permet de suivre de manière intégrée le contrat et les pièces jointes, les avis de modification, réduisant ainsi les risques de gestion des versions.

Pour les entreprises chinoises opérant dans plusieurs endroits, la gestion unifiée des enregistrements d'emploi locaux via la plateforme de contrats de travail électroniques peut également réaliser l'interopérabilité des données avec les demandes de permis de travail, les rapports de travail et d'autres processus administratifs, réduisant ainsi les soumissions répétées. La mise en ligne de la plateforme NELCP fournit essentiellement aux entreprises une norme de gestion des contrats qui peut être directement acceptée par le système administratif du travail vietnamien.

Si vous souhaitez savoir comment esignglobal peut aider les entreprises à déployer des contrats électroniques conformes au Vietnam, n'hésitez pas à contacter notre équipe de solutions.