¿Cómo registrar un certificado de firma digital (DSC) por primera vez?

En la era digital actual, las transacciones seguras en línea son esenciales, especialmente en lo que respecta a la verificación de identidad y los contratos electrónicos. Los certificados de firma digital (DSC) son herramientas que entran en juego en este contexto. Ya sea que sea un individuo, un profesional como un contador público certificado o un secretario de la empresa, o un representante de la organización, registrar un DSC es un paso necesario para realizar transacciones electrónicas seguras y legalmente vinculantes.

Este artículo proporcionará una guía paso a paso para registrar un DSC por primera vez, con un énfasis especial en las regulaciones de cumplimiento locales, incluidas las regiones de Hong Kong y el sudeste asiático. Comprender las firmas digitales no solo mejora su seguridad en línea, sino que también garantiza el reconocimiento legal en virtud de las leyes cibernéticas, como la Ordenanza de Transacciones Electrónicas de Hong Kong y leyes similares en el sudeste asiático.

¿Qué es un certificado de firma digital (DSC)?

Un certificado de firma digital (DSC) es una firma electrónica que se utiliza para autenticar la identidad de un firmante. Emitido por una autoridad de certificación (CA), el certificado contiene el nombre, el país, la dirección de correo electrónico, la clave pública y el período de validez del titular. Un DSC es como una huella digital virtual que garantiza que los mensajes o documentos transmitidos a través de Internet sean seguros e inalterables.

En múltiples jurisdicciones, incluidas Hong Kong y los estados miembros de la ASEAN, los DSC son legalmente reconocidos en virtud de sus respectivas leyes de firma electrónica o leyes cibernéticas relacionadas.

¿Por qué necesita un DSC?

Antes de aprender a registrar un DSC, primero aclare el propósito de un DSC:

• Se utiliza para firmar documentos electrónicos en transacciones seguras
• Presentación en línea de impuestos personales/corporativos, impuesto al valor agregado (IVA) y registro comercial
• Participar en licitaciones gubernamentales, adquisiciones electrónicas y subastas
• Se utiliza para firmar contratos en PDF, acuerdos de confidencialidad (NDA) o acuerdos con clientes
• Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales locales de firma electrónica

Hoy en día, muchas plataformas comerciales y gubernamentales requieren el uso de DSC para la verificación de identidad y la firma de documentos.

Guía paso a paso para registrar un DSC por primera vez

Siga estos pasos para registrar su certificado de firma digital por primera vez:

Paso 1: Elija la categoría y el tipo de certificado correctos

Los DSC se pueden dividir en categorías Clase 1, Clase 2 y Clase 3, pero la mayoría de los países los han simplificado en dos tipos principales: firma y cifrado. La elección específica depende de su escenario de uso:

• Certificado de firma: se utiliza para firmar documentos
• Certificado de cifrado: se utiliza para el cifrado de archivos
• Certificado compuesto (firma + cifrado): doble función

Para los usuarios primerizos, especialmente los profesionales o los usuarios de la organización, se recomienda elegir un certificado de firma o un certificado compuesto.

Paso 2: Elija una autoridad de certificación (CA) autorizada

Los DSC deben ser emitidos por una autoridad de certificación autorizada por el gobierno. Cada región tiene un directorio designado de autoridades de certificación.

• En Hong Kong, consulte la Autoridad de certificación de Hong Kong Post (HKPCA)
• En Singapur, la Autoridad de Desarrollo de Medios de Comunicación de la Información (IMDA) proporciona una lista de autoridades de certificación
• Si tiene necesidades transfronterizas, puede elegir una plataforma global como eSignGlobal que proporcione servicios de cumplimiento en múltiples regiones

Asegúrese de que la CA que elija cumpla con los requisitos legales locales, como la Ordenanza de Transacciones Electrónicas (ETO) de Hong Kong, la Ley de Transacciones Electrónicas (ETA) de Singapur o las regulaciones pertinentes de Malasia, Indonesia y Tailandia.

Paso 3: Complete el formulario de solicitud

Después de confirmar la autoridad de certificación, visite su sitio web oficial y seleccione el formulario de solicitud correspondiente. Por lo general, debe completar:

• Nombre, dirección, número de teléfono, dirección de correo electrónico
• Elija el tipo de certificado (firma/compuesto)
• Cargue la prueba de identidad básica y la prueba de domicilio (como pasaporte, tarjeta de identificación, facturas de servicios públicos)

Algunos proveedores también admiten la solicitud en línea y la función de autenticación de nombre real por video.

Paso 4: Realizar la verificación de identidad

Este paso es un enlace clave que debe cumplirse legalmente.

• KYC en línea (Conozca a su cliente): cargue documentos escaneados y participe en la autenticación de nombre real por video
• KYC fuera de línea (si corresponde): envíe por correo documentos notariados o vaya al centro de registro para enviarlos en persona

La autoridad de certificación verificará su identidad de acuerdo con los estándares regionales, lo que garantiza la legalidad y seguridad del DSC.

Paso 5: Pago y emisión del certificado

Después de completar la verificación:

• Continúe con el pago de DSC. El período de validez del certificado suele ser de 1 a 3 años y el precio depende del período
• Después del pago y la verificación exitosos, se le emitirá un token DSC (clave USB o certificado descargable)
• Luego, puede instalar el certificado en su computadora o usarlo para firmas electrónicas en plataformas compatibles

Paso 6: Registre el DSC en la plataforma gubernamental (si es necesario)

Después de completar la emisión del DSC, es posible que también deba registrarse en algunas plataformas gubernamentales o comerciales:

• Como sistema de declaración de impuestos, portal de registro de empresas o sitio web de adquisiciones electrónicas
• Opere de acuerdo con el proceso de registro de DSC de cada plataforma
• Inserte el token USB o importe el certificado de firma digital, verifique su PIN/contraseña y complete la instalación

Sistemas como MCA21 en India, IRAS en Singapur y BRAVO en Vietnam tienen soporte de integración DSC específico.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Mi DSC también es válido en otros países?

Sí, siempre que utilice una autoridad de certificación de estándares internacionales y el certificado cumpla con los estándares PKI (infraestructura de clave pública). Proveedores internacionales como eSignGlobal ofrecen soluciones que cumplen con las leyes eIDAS, ETSI y ESIGN de la UE.

¿Puedo usar DSC para firmar archivos PDF?

Por supuesto. Los DSC se utilizan a menudo para firmar documentos PDF de contratos en plataformas como Adobe Acrobat, Docusign o eSignGlobal.

¿Qué debo hacer si olvido mi contraseña de DSC?

De acuerdo con la política de seguridad del proveedor, puede restablecer su contraseña a través de la verificación de identidad o solicitar que se vuelva a emitir el certificado.

Cumplimiento regional: el entorno legal de las firmas digitales en Asia

Vale la pena enfatizar que las firmas digitales deben cumplir con las regulaciones locales de firma electrónica:

• La Ordenanza de Transacciones Electrónicas de Hong Kong reconoce las firmas digitales que cumplen con los estándares de verificación de identidad
• La Ley de Transacciones Electrónicas (ETA) de Singapur reconoce los certificados respaldados por instituciones autorizadas
• La Ley de Firma Digital de Malasia de 1997 estipula claramente que solo los certificados emitidos por instituciones autorizadas tienen efecto legal
• Indonesia y Tailandia también han establecido reglas similares en su marco legal de TIC

Si su negocio opera en varios países de la ASEAN, se recomienda elegir un proveedor de servicios de firma digital reconocido internacionalmente que admita múltiples regiones.

Alternativas seguras y compatibles: eSignGlobal

Para los usuarios en Hong Kong y el sudeste asiático que buscan una alternativa a las plataformas de registro de DSC locales, eSignGlobal ofrece soluciones de firma digital confiables que cumplen con las regulaciones regionales. La plataforma admite la generación, gestión y verificación de certificados digitales, todo lo cual cumple con los requisitos legales y de seguridad.

Las características de la plataforma incluyen:

• Cobertura del cumplimiento de las leyes de múltiples regiones (eIDAS, ETO, ETA)
• Integración con herramientas globales como Salesforce, Microsoft y G Suite
• Admite la firma con un clic de documentos PDF
• Admite la autenticación biométrica y multifactor
• Proporciona registros de seguimiento de auditoría para facilitar el cumplimiento de los requisitos reglamentarios

eSignGlobal es la opción ideal para las organizaciones que desean mantener la flexibilidad, la seguridad y la validez legal en el mercado de Asia Pacífico.

Siguiendo los pasos anteriores, registrar un DSC por primera vez puede ser fácil y seguro. Recuerde elegir una autoridad autorizada certificada y mantener segura su información de certificación. Ya sea que se trate de declaraciones de impuestos, firma de contratos o transacciones comerciales transnacionales, un DSC registrado puede brindarle protección legal en el mundo digital.

Para la firma digital transfronteriza y para garantizar el cumplimiento regional, eSignGlobal es una opción muy recomendada, muy adecuada para personas u organizaciones ubicadas en Hong Kong, Singapur y todo el sudeste asiático para satisfacer sus necesidades de soluciones de firma electrónica legalmente reconocidas a nivel mundial.