如何將紙質簽名製作成電子簽名：專注本地合規的逐步指南

在遠端辦公、線上合約和無紙化作業的時代，掌握如何將紙本簽名轉換為電子簽名不僅是便利，更是必要。無論是簽署商業文件、表單還是法律合同，將手寫簽名數位化成具法律效力的格式，不僅能提升效率，也可確保符合法規。本指南將依循香港與東南亞地區適用的術語與法律標準，提供您詳細步驟。

什麼是電子簽名（數碼簽署）？

數碼簽署是一種基於加密技術的電子簽名方式，用以確保電子文件和資訊的真實性、完整性與不可否認性。不同於僅將簽名圖像嵌入文件中，真正的數碼簽署採用例如公鑰基礎設施（PKI）等法律認可的標準協議。

在香港，《電子交易條例》（第553章） 為電子記錄及電子簽署之使用提供法律基礎。類似地，新加坡等東南亞國家依據《電子交易法》，其內容與《聯合國國際貿易法委員會電子商務示範法》保持一致。

⚖️請確保您的電子簽名符合當地司法管轄區的規定。在東南亞多個國家，僅由認可憑證機構（CA）發出的簽名才具法律效力。

第一步：在紙上簽名

從最基本開始——以平常方式使用紙和筆簽下您的名字。此做法保留簽名的個人風格，並有助於日後在法律或正式場合進行簽名比對。

提示：請使用黑色或藍色等深色墨水筆書寫，以利後續掃描時保持清晰。

第二步：掃描或拍攝簽名

完成簽名後：

1. 使用平板掃描器或智慧型手機相機；
2. 保持光線充足，避免拍出陰影；
3. 將影像存為常見格式，如 JPG、PNG 或 PDF。

這份圖像即為日後轉換為電子簽名的原始素材。

第三步：去除背景（可選）

若您希望將簽名作為透明圖層覆蓋於文件中，建議使用以下工具去除簽名背景：

• Adobe Photoshop 或 Illustrator
• remove.bg 等線上工具
• CamScanner 或 Adobe Scan 等手機應用程式

請確認最終圖片支持透明背景，例如 PNG 格式。

第四步：將圖像轉換為安全的電子簽名

這一步的重點，是將圖像轉化為具加密保護的數碼簽署。這對於香港、新加坡、馬來西亞與菲律賓等地區的法律合規尤為重要。

推薦工具：

• 電子簽署平台（如 DocuSign、Adobe Sign、eSignGlobal）
• 支援簽署功能的 PDF 編輯工具（如 Adobe Acrobat 或 Foxit PDF）
• 如涉及歐洲業務，可採用符合 eIDAS 標準的服務

您可將簽名圖像上傳到所選平台，平台會自動嵌入數位證書及時間戳記，以驗證簽名的真實性與合法性。

第五步：將電子簽名套用至文件中

您已生成並儲存合法格式的數碼簽署，接下來可以：

1. 在相容的 PDF 編輯器或電子簽署平台中開啟目標文件；
2. 拖曳或插入已驗證的電子簽名至指定位置；
3. 若平台支援，可啟用數位鎖定與文件加密功能，防止文件經過未授權更改。

在敏感法律場景中，請確認您的簽名是否已達 Qualified Electronic Signature（QES）資格簽署的等級標準。

為什麼不能直接使用一般電子簽名？

雖然「電子簽名」與「數碼簽署」經常被互換使用，但兩者存在關鍵差異：

• 電子簽名（Electronic Signature）：任何以電子方式加上的簽署符號，不一定具備法律效力，視所屬司法管轄區而定；
• 數碼簽署（Digital Signature）：經加密並依據法律標準產生的簽名，通常具有較高法律效力。

此差異極為重要。在部分司法地區，若簽名未經加密，可能無法於法院中被視為合法。

區域法律合規最佳實踐

香港：

依據《電子交易條例》（ETO），僅由認可的憑證機構（CA）發出的數碼簽署才具法律效力。

新加坡：

由資訊通信媒體發展局（IMDA）執行的《電子交易法》指出，具法律效力的受信簽名必須達到特定標準。

馬來西亞：

《1997年數碼簽署法》規定，數碼簽署必須由馬來西亞通訊及多媒體委員會（MCMC）核可之憑證機構發出。

在涉及跨境或高價值交易時，必須確保所用平台與當地法律保持一致。

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總結

將手寫簽名數位化，不只是提升便利，更是增強作業效率與法律保障的關鍵。從人力資源表單簽署，到簽訂數百萬美元的合約，只要在合規基礎上，擁有具法律效力的電子簽名能力，都是加速企業數位流程的關鍵。

請務必使用可以保障文件數位可信度的專業工具與平台，尤其是在金融、法律、醫療等敏感產業中，單純的簽名圖檔常不被視為法律有效。選擇如 eSignGlobal 等認證平台，確保您的簽署既高效，又合法合規。

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