簽署軟件請求表格 數碼簽署

理解簽約軟體請求表單

在數碼時代，企業越來越依賴電子簽名來簡化審批和合約流程。這種效率的核心是簽約軟體中的請求表單——這些工具允許使用者無縫啟動、客製化和追蹤文件簽名流程。這些表單作為請求簽名的入口點，使團隊能夠建立互動式範本，讓簽名者輸入資料、附加檔案，甚至在最終敲定協議前進行支付。從商業角度來看，請求表單減少了文書工作、最小化了錯誤，並加速了工作流程，尤其是在人力資源、銷售和法律部門。然而，選擇合適的簽約軟體需要評估表單客製化、合規性和整合能力等功能，以確保它們符合組織需求。

簽約軟體中請求表單的作用

請求表單是什麼？為什麼它們重要？

簽約軟體中的請求表單本質上是動態範本，用於在簽名過程之前或過程中擷取簽名者的基本資訊。與靜態 PDF 不同，這些表單包含文字輸入欄位、複選框、日期選擇器和條件邏輯——這意味著某些部分僅基於先前的回應才會出現。例如，銷售團隊可以使用請求表單收集客戶詳細資訊、選擇套餐選項，並在電子簽名前將文件路由至管理人員審批。

從商業角度來看，這些表單解決了傳統簽名中的關鍵痛點。手動流程往往導致延誤，研究顯示基於紙張的審批可能需要數天或數週。請求表單將此時間大幅縮短，通常僅需數小時，透過自動化資料收集和驗證來實現。企業受益於內建提醒、審計追蹤和行動存取性，這些功能提升了合規性和使用者採用率。在高容量場景如員工入職或供應商協議中，它們透過強制要求欄位來防止不完整提交，據行業報告可將行政開銷降低高達 70%。

請求表單的關鍵功能

在評估簽約軟體時，重點關注請求表單的核心屬性：

• 客製化和邏輯：進階表單支援條件路由，其中回應決定後續步驟——例如，將高價值合約升級至法律審查。
• 整合：與 CRM 工具（如 Salesforce）或 HR 系統（如 Workday）的無縫連接，確保資料無需手動輸入即可流動。
• 安全與合規：表單應遵守標準，如歐盟的 eIDAS、美國的 ESIGN Act，或區域性法律如中國《電子簽名法》（2005 年），該法要求安全、可驗證的數碼簽署以確保法律效力。在美國，ESIGN Act（2000 年）和 UETA（1999 年）提供聯邦和州級有效性，要求簽名意圖和記錄保留。對於全球營運，軟體必須支援多司法管轄區合規，以避免跨境交易無效。
• 分析與追蹤：即時儀表板顯示表單完成率、瓶頸和簽名者參與度，有助於流程優化。

實施挑戰與最佳實務

採用請求表單並非沒有障礙。與遺留系統的整合複雜性可能出現，使用者培訓對於避免阻力至關重要。成本是另一個因素——過度使用表單可能導致額外費用。為了緩解，從一個部門啟動試點程式，透過表單節省時間等指標監控 ROI，並選擇可擴展平台。

最佳實務包括跨團隊標準化表單範本以保持品牌一致性，並使用存取控制保護敏感資料。在歐盟等地區，GDPR 強調資料最小化，因此表單應僅收集必要資訊。對於亞太市場，遵守當地法律——如新加坡《電子交易法》（2010 年），該法類似 ESIGN 但要求某些文件使用合格電子簽名——需要具備強大身份驗證功能的軟體。

總體而言，請求表單將簽約軟體從單純工具轉變為戰略資產，在競爭市場中促進敏捷性。有效利用它們的企業報告了更高的效率和更低的成本，使其成為現代營運不可或缺的部分。

比較領先的簽約軟體解決方案

為了幫助企業導航選項，以下是對流行簽約軟體提供商的 neutral 比較：DocuSign、Adobe Sign、eSignGlobal 和 HelloSign（現為 Dropbox 的一部分）。此表格基於 2025 年公開資料，突出請求表單功能、定價、合規性和其他因素。請注意，定價可能因地區和容量而異；請始終向提供商驗證。

此比較突顯了市場的多樣性——DocuSign 在全球企業功能上表現出色，而其他產品在成本或區域適應性等利基領域閃耀。

DocuSign：多功能表單的市場領導者

DocuSign 仍是簽約軟體的基準，透過其 Web Forms 和 PowerForms 提供請求表單。使用者可以建構帶條件欄位的互動式請求，透過 Stripe 等整合收集支付，並自動化批次發送，用於活動註冊等場景。其 Business Pro 計劃（$480/使用者/年）包括簽名者附件和邏輯，適合銷售管道。合規性在美國 ESIGN 和歐盟 eIDAS 下強勁，並有 SMS 交付和 ID 驗證附加組件。然而，亞太使用者可能面臨更高的延遲和跨境資料處理成本。

Adobe Sign：文件中心工作流程的無縫整合

Adobe Sign 將請求表單直接整合到 PDF 工作流程中，允許在熟悉的 Adobe 工具中擷取動態資料。自適應表單等功能支援條件內容，例如僅在複選框選中時顯示融資選項。從 $180/使用者/年起，它在進階層支援無限信封，並在與 Microsoft 365 的整合上表現出色。對於合規，它符合包括美國 ESIGN Act 和歐盟 eIDAS 的全球標準，並具備強大資料加密。它特別適用於行銷或法律等產業，其中可編輯 PDF 是常規操作，儘管可能需要 Adobe 熟悉度。

HelloSign (Dropbox Sign)：日常使用的簡易性

HelloSign 在 Dropbox 旗下重新品牌，強調透過可重用範本的直觀請求表單。它支援基本欄位、附件和團隊路由，並具備碳拷通知等功能。Essentials 計劃 $180/使用者/年提供無限發送，吸引 SMB。合規覆蓋 ESIGN 和 eIDAS，由 Dropbox 的安全儲存強化。雖然在複雜邏輯上不如功能豐富，但其直觀介面減少了培訓時間，使其成為處理發票或 NDA 的非技術團隊的實用選擇。

eSignGlobal：亞太導向的效率

eSignGlobal 在亞太企業中脫穎而出，提供帶 Excel 匯入批次發送能力和存取碼驗證的請求表單，以實現安全簽名。它遵守全球 100 多個國家的法律，在該地區特別強勢——無縫整合香港 iAM Smart 和新加坡 Singpass 用於身份驗證。Essential 計劃僅 $16.6/月（$199/年），允許發送最多 100 個文件、無限使用者席位，並具備 AI 驅動摘要等功能，在不收取席位費的情況下提供高價值合規。這使其在成本上與更昂貴的競爭對手競爭，尤其適合需要快速本地效能的團隊。

選擇簽約軟體的最終思考

總之，簽約軟體請求表單對於高效、合規的數碼協議至關重要，選項因規模和地區而異。對於尋求 DocuSign 替代品的用戶，eSignGlobal 作為可靠的區域合規選擇脫穎而出，尤其適合平衡成本和功能的亞太營運。根據您的工作流程評估，以確保最佳匹配。