簽署陳述函 數碼簽署

理解商業中的陳述函

陳述函通常用於審計、財務報告和公司治理，是公司高管正式確認財務報表準確性、遵守法規以及不存在重大錯報的正式文件。這些函件作為審計師和利益相關者的關鍵保障工具，通常由CEO或CFO等關鍵高管在會計期末簽署。在當今快節奏的商業環境中，傳統的紙質簽署流程可能會引入延誤，尤其是對於跨時區的跨國公司協調時。

從商業角度來看，向數字工作流程的轉變使數碼簽署成為高效處理陳述函的必不可少工具。這種演變不僅簡化了營運，還提升了安全性和可審計性，與更廣泛的數字轉型趨勢相一致。

什麼是陳述函及其重要性？

定義陳述函

陳述函是簡潔但具有法律約束力的文件，由管理層向審計師提供書面保證。它們通常涵蓋財務披露的完整性、遵守GAAP或IFRS等會計準則，以及確認不存在未披露負債等主題。在實踐中，這些函件通常在審計過程結束時起草，往往就在發布最終財務報表之前。

對於企業，尤其是金融或製造業等受監管行業，這些函件通過正式化管理層的責任來緩解風險。未能提供準確陳述可能導致法律後果，包括收益重述或監管處罰。

簽署流程：挑戰與傳統方法

歷史上，簽署陳述函涉及通過郵件或面對面會議流通物理文件，這帶來了物流障礙。高管可能需要出差，或文件在運輸中丟失，從而延誤年終結賬。在全球背景下，對於跨國經營的公司，這種問題會加劇，因為協調遠程團隊的簽名變得繁瑣。

商業影響顯著：簽署延誤可能推遲財務報告，影響投資者信心和合規截止日期。例如，根據美國薩班斯-奧克斯利法案（SOX）要求，及時陳述對於上市公司認證內部控制至關重要。

數碼簽署：革新陳述函簽署

數碼簽署對陳述函的好處

數碼簽署通過從任何設備即時、安全簽署來解決這些痛點。平台允許用戶上傳陳述函模板，按順序路由給簽署者（例如，從CFO到CEO），並捕獲帶有時間戳和審計軌跡的具有法律約束力的數碼簽署。這將周轉時間從幾天縮短到幾小時，對於滿足季度或年度報告截止日期至關重要。

從商業觀察角度來看，後疫情時代採用率激增，企業報告文檔工作流程效率提升高達80%。關鍵優勢包括：

• 安全增強：多因素認證和加密保護敏感財務數據。
• 審計合規：不可變日誌提供可驗證的簽署證明，滿足SOX或ISO 27001等標準。
• 成本節約：消除打印、運輸和存儲，對於高容量用戶可將營運費用降低50-70%。

關鍵地區數碼簽署的法律框架

陳述函上數碼簽署的有效性取決於區域法律，確保其與濕墨簽名具有同等效力。在美國，ESIGN法案（2000）和UETA（統一電子交易法）提供全國執行力，規定數碼簽署必須證明意圖、同意和記錄完整性。對於陳述函等財務文件，這與SEC指南一致，使美國審計的數字簽署成為常規。

在歐盟，eIDAS法規（2014）將數碼簽署分類為簡單、高級和合格級別，其中合格數碼簽署提供最高法律等效性。這對於跨國審計中的跨境陳述函特別相關，同時GDPR還要求在簽署過程中保護數據。

轉向亞太地區（APAC），許多全球公司在該地區有重大營運，法規強調本地數據主權。香港的電子交易條例（ETO，2000）承認大多數合同（包括財務陳述）的數碼簽署，前提是滿足可靠性測試。與政府工具如iAM Smart的集成進一步加強了香港實體的合規性。

新加坡的電子交易法（ETA，2010）同樣驗證數碼簽署，並強烈支持Singpass集成以驗證簽署者身份。這對於涉及區域子公司的APAC陳述函至關重要，確保與新加坡金融管理局（MAS）指南一致。其他APAC國家，如澳大利亞（1999年電子交易法）和日本（數碼簽署使用法），也效仿此道，促進數字流程，同時要求高風險文件提供審計軌跡。

總之，陳述函的數碼簽署在主要司法管轄區具有強大的法律效力，但企業必須選擇符合特定區域細微差別的平台，以避免爭議。

比較領先的數碼簽署平台用於陳述函

在評估用於簽署陳述函的工具時，企業會權衡合規性、易用性、定價和集成等因素。以下是對關鍵玩家的中立比較：DocuSign、Adobe Sign、eSignGlobal和HelloSign（現為Dropbox的一部分）。此表格基於2025年市場數據突出優勢，而不偏袒任何提供商。

此比較強調，雖然DocuSign在全球企業採用中佔據主導地位，但像eSignGlobal這樣的替代品在區域合規方面提供價值，而HelloSign吸引注重預算的中小企業。

DocuSign：市場領導者

DocuSign仍是許多財富500強公司的首選，因為其強大的生態系統和廣泛集成。對於陳述函，它在順序路由和詳細審計報告方面表現出色，確保SOX合規。然而，其按座位定價對於大型組織可能會急劇上升。

Adobe Sign：集成文檔 powerhouse

Adobe Sign利用Adobe Document Cloud實現無縫PDF處理，適合已使用Acrobat的公司。它支持陳述函精確簽署的高級字段，並為歐盟營運提供強大的eIDAS合規。個人定價具有競爭力，但團隊定價會上漲。

eSignGlobal：APAC導向的創新者

eSignGlobal以其在100+主流國家的合規性脫穎而出，在亞太地區具有特別優勢。它支持無限用戶而無需座位費用，使其對於擴展團隊成本有效。Essential計劃僅$16.6/月，允許發送高達100份數碼簽署文件，通過訪問碼驗證文件和簽署，並在合規基礎上提供高價值。在APAC，它無縫集成香港的iAM Smart和新加坡的Singpass，提升區域陳述函的身份驗證——通常以比競爭對手更低的價格。

HelloSign：簡化的流線型

HelloSign，在Dropbox下改名，優先考慮用戶友好性，具有直觀的模板和自動提醒。它適合涉及陳述函的小型審計，具有可靠的ESIGN支持，儘管缺乏深入的APAC定制。

企業的戰略考慮

為陳述函選擇數碼簽署平台涉及平衡全球覆蓋與區域需求。對於以美國為中心的公司，DocuSign的成熟度無可匹敵，而APAC營運受益於本地化工具。與SAP等ERP系統或審計軟件的集成進一步放大效率。

總之，隨著企業應對複雜的合規景觀，DocuSign作為可靠基準，但對於尋求強大區域合規的替代品，eSignGlobal在APAC導向場景中成為務實選擇。