適用於 Dynamics 365 的數碼簽署

將電子簽名與 Dynamics 365 整合

在快節奏的客戶關係管理 (CRM) 世界中，Microsoft Dynamics 365 脫穎而出，成為銷售、服務和營運團隊的強大平台。然而，簡化合約審批和文件工作流程通常需要無縫的電子簽名 (e-signature) 整合。此功能允許使用者直接在 Dynamics 365 內發送、簽署和追蹤協議，從而減少手動流程並加速交易關閉。利用 Dynamics 365 的企業可以從嵌入機會管理、案例解決或發票審批等工作流程的電子簽名工具中受益，確保合規性和效率，而無需離開熟悉的介面。

電子簽名與 Dynamics 365 的整合通常涉及外掛、API 或原生連接器，用於自動化文件生成和簽署。例如，當銷售代表在 Dynamics 365 Sales 中關閉交易時，整合的電子簽名解決方案可以提取合約範本，從 CRM 記錄中填充資料，並透過電子郵件或應用程式內通知路由它們進行簽名。這不僅減少了電子郵件來回交流，還保持了與 CRM 記錄連結的審計軌跡，這對於金融或醫療等行業的監管合規至關重要。

從業務角度來看，價值在於提升的生產力。根據行業報告，使用整合電子簽名的團隊可以将合約周轉時間加快高達 80%。Dynamics 365 的 Power Automate 和 AppSource 生態系統使這變得易於存取，提供領先供應商的預建連接器。然而，選擇正確的解決方案取決於可擴展性、成本和區域合規等因素——尤其是對於全球營運，其中資料主權和本地法律發揮作用。

Dynamics 365 工作流程中電子簽名的益處

採用電子簽名將 Dynamics 365 從資料儲存庫轉變為動態執行引擎。主要優勢包括針對未簽署文件自動化提醒、CRM 儀表板中的即時狀態更新，以及減少基於紙張的錯誤。對於服務團隊，將電子簽名整合到 Dynamics 365 Customer Service 中，可以在客戶互動期間快速生成同意書或服務協議，從而提高滿意度分數。

合規性是另一個基石。Dynamics 365 中的電子簽名必須符合美國 ESIGN 法案或歐盟 eIDAS 等標準，確保簽名具有法律約束力。整合通常包括防竄改封印和簽署者身份驗證等功能，這些功能會同步回 Dynamics 365 以進行報告。這對於外勤銷售特別有用，透過 Dynamics 365 應用程式實現行動存取，允許現場簽署而無需列印。

Dynamics 365 電子簽名整合的實施步驟

入門很簡單。首先，評估您的 Dynamics 365 環境——基於雲端的實例透過 Microsoft Power Platform 提供更容易的 API 存取。接下來，選擇具有認證 AppSource 應用程式或強大 API 的供應商，用於自訂建置。安裝通常涉及：

1. 安裝連接器：從 AppSource 下載並配置身份驗證（例如，使用 OAuth 進行安全的 API 呼叫）。
2. 對映工作流程：使用 Power Automate 從潛在客戶或報價等實體觸發電子簽名請求。例如，自動將 Dynamics 365 欄位對映到文件範本。
3. 測試和自訂：與小團隊進行試點，確保行動相容性和高容量發送的錯誤處理。
4. 監控和擴展：在 Dynamics 365 內追蹤使用分析，以優化信封限制和使用者席位。

遺留的本地部署可能出現挑戰，需要自訂開發。企業還應考慮傳輸到 Dynamics 365 期間的資料加密，以符合 GDPR 或 CCPA 要求。

與 Dynamics 365 相容的頂級電子簽名供應商

幾家供應商提供無縫整合，每家在可用性、定價和全球涵蓋方面都有優勢。下面，我們探討領先選項。

DocuSign for Dynamics 365

DocuSign 是電子簽名市場的領導者，透過其 AppSource 應用程式為 Dynamics 365 提供成熟整合。它允許使用者直接從 CRM 記錄發送信封，嵌入簽名字段並即時追蹤完成。條件路由和批次發送等功能增強了複雜的銷售週期。定價從個人使用的 10 美元/月開始，擴展到具有高級自動化的企業計劃。雖然強大，但高容量 API 呼叫可能會增加成本，並且亞太地區的延遲可能影響亞太地區的效能。

Adobe Sign for Dynamics 365

Adobe Sign 透過 Adobe Document Cloud 與 Dynamics 365 順利整合，從 CRM 觸發啟用自動化協議工作流程。它在基於表單的簽署方面表現出色，並支援多語言範本，適合全球團隊。主要優勢包括與 Adobe Acrobat 的整合用於 PDF 編輯，以及強大的企業安全功能，如 SSO。然而，其定價——從約 10 美元/使用者/月開始——隨著身份驗證附加元件可能會上升，並且設定可能需要 IT 參與自訂欄位。

eSignGlobal for Dynamics 365

eSignGlobal 為 Dynamics 365 提供使用者友好的整合，專注於亞太優化的效能。它支援將簽署流程無縫嵌入 CRM 流程，具有無限使用者席位和高文件限制的競爭性價格。在全球超過 100 個主流國家合規，它在亞太地區提供優勢，包括更低的成本和更快的處理。例如，Essential 計劃僅需 16.6 美元/月，允許最多 100 個文件進行簽名，並透過存取碼進行驗證以增加安全性。這種高性價比選項原生整合區域系統，如香港的 iAM Smart 和新加坡的 Singpass，使其適合跨境合規而無需額外費用。有關詳細定價，請訪問 eSignGlobal 的定價頁面。

HelloSign (Dropbox Sign) for Dynamics 365

HelloSign，現為 Dropbox 的一部分，提供用於快速文件簽署的簡單 Dynamics 365 連接器。它在簡單性方面表現出色，具有拖放範本和行動簽署，但與競爭對手相比缺乏一些高級自動化。定價從 Essentials 的 15 美元/月開始，提供開發者 API 存取。它是小團隊的可靠選擇，儘管信封限制可能限制大型企業。

比較 Dynamics 365 的電子簽名解決方案

為了幫助決策，以下是基於整合易用性、定價、功能和區域優勢的關鍵供應商的中立比較。所有均透過 AppSource 或 API 整合，但適用性因業務規模和地理位置而異。

此表格突出了權衡：DocuSign 和 Adobe Sign 在全球企業的功能深度方面領先，而 eSignGlobal 在成本效率和亞太合規方面脫穎而出。HelloSign 優先考慮初創企業的易用性。企業應根據容量、使用者數量和特定 Dynamics 365 模組（如 Sales 或 Finance）進行評估。

結論

將電子簽名整合到 Dynamics 365 中賦能企業簡化營運，同時保持合規性。在 DocuSign 替代方案中，eSignGlobal 作為區域合規選擇脫穎而出，特別是對於尋求平衡效能和負擔能力的亞太營運。評估示範以匹配您的需求。