DocuSign 批量發送：如何為每個收件人包含自訂註記？

理解DocuSign批量發送以實現高效文檔管理

在快節奏的商業營運世界中，像DocuSign這樣的電子簽名平台已成為簡化工作流程的必需工具，尤其是在處理高容量文檔分發時。批量發送（Bulk Send）是DocuSign Business Pro及更高計劃中的一項關鍵功能，允許用戶同時向多個收件人發送相同的文檔，從而節省時間並減少手動工作。然而，當需要個人化時，一個常見挑戰出現了——具體來說，如何為每個收件人包含自訂備註，而不影響批量流程的效率。本文從商業角度探討這一功能，考察其實現、限制以及對依賴電子簽名工具的企業的更廣泛影響。

掌握DocuSign批量發送中的自訂備註

添加個人化備註的逐步指南

DocuSign的批量發送專為HR入職、銷售合約或活動註冊等場景設計，在這些場景中，向眾多各方發送相同文檔是常規操作。預設情況下，批量發送使用CSV文件上傳收件人詳細信息，如姓名、電子郵件和角色，但融入自訂備註需要一種結構化的方法，以維護合規性和用戶體驗。

要為每個收件人包含自訂備註，首先要精心準備您的數據。在CSV文件中，添加一個專用列，標記為「自訂備註」或「個人化消息」之類。這個列應為每一行（即每個收件人）包含獨特文本。例如：

一旦您的CSV準備就緒，登入您的DocuSign帳戶並導航到「新建」選項卡，然後選擇「使用批量發送發送」。首先上傳文檔模板——這可能是一個已放置簽名字段的PDF。接下來，通過「上傳收件人」選項導入CSV文件。如果列標籤正確，DocuSign將自動映射列；否則，在導入嚮導中手動分配它們。

在信封準備階段，訪問批量發送設置中的「高級選項」或「消息」部分。在這裡，您可以配置電子郵件主題和正文，以動態從CSV的自訂備註字段拉取內容。使用DocuSign的合併字段語法，例如{{Custom_Note}}，將個人化消息插入電子郵件正文或作為文檔內備註。例如，在電子郵件模板中，您可以寫：「親愛的{{Recipient_Name}}，{{Custom_Note}}。請盡快簽名。」這確保每個收件人收到量身訂製的通知，而不更改核心文檔。

如果備註需要出現在文檔本身中（例如，作為封面或內聯註釋），則利用DocuSign的模板功能。在批量發送之前，創建一個帶有備註合併字段的模板。在批量發送流程中，系統將根據CSV為每個收件人填充此字段。使用小批量測試此功能——DocuSign建議發送試點信封以驗證映射並避免大規模分發中的錯誤。

最佳實踐和限制

從商業角度來看，這種自訂增強了收件人參與度，根據電子簽名採用研究的行業基準，可能將完成率提高20-30%。然而，存在限制：自訂備註計入信封使用配額（Business Pro計劃通常每年每用戶100個），過度個人化可能在金融等受監管行業觸發額外合規審查。

安全性是另一個考慮因素——通過電子郵件傳輸的備註應避免敏感數據，因為DocuSign加密信封，但電子郵件遵循標準協議。對於處理國際收件人的團隊，確保備註符合區域數據保護法，如歐洲的GDPR。故障排除常見問題包括驗證CSV編碼（首選UTF-8）以防止多語言備註中的字符故障。

擴展批量發送的企業通常將其與DocuSign的API集成以實現自動化。在高級API計劃（每年5760美元）中，開發者可以通過端點如/envelopes/{envelopeId}/recipients以程式方式插入備註，從而實現CRM觸發的發送和動態內容。這對於使用Salesforce集成的銷售團隊特別有價值，其中可以無縫拉取交易記錄中的客戶特定備註。

總體而言，掌握批量發送中的自訂備註將一個通用工具轉變為個人化強力引擎，但需要前期規劃。對於企業，投資培訓或諮詢可以通過減少跟進和更快週期時間產生ROI。

正在比較具有DocuSign或Adobe Sign的電子簽名平台？

eSignGlobal 提供更靈活且成本效益更高的電子簽名解決方案，具有全球合規性、透明定價和更快入職。

👉 開始免費試用

商業洞察：電子簽名平台在競爭格局中

DocuSign的定位和功能

DocuSign仍是電子簽名解決方案的市場領導者，其批量發送功能體現了全球企業的強大可擴展性。Business Pro計劃定價為每用戶每月40美元（年度計費），支持每年每用戶最多100個信封，包括自動化如批量發送。該平台在與Microsoft 365和Google Workspace等工具的集成方面表現出色，其API產品——從Starter（每年600美元）到Enterprise（自訂）——迎合需要高級個人化的開發者。然而，基於席位的定價可能使大團隊成本急劇上升，亞太用戶可能因美國中心化的基礎設施而面臨延遲問題。

Adobe Sign的批量操作方法

Adobe Sign集成在Adobe Document Cloud中，為創意和企業工作流程提供強大替代方案。其批量發送功能可在Business計劃（每年每用戶29.99美元）中使用，允許類似於DocuSign的CSV上傳，並支持通知中的自訂字段。用戶可以通過表單字段或電子郵件模板嵌入個人化消息，使其適合行銷活動。Adobe的優勢在於發送前無縫Acrobat集成以進行文檔編輯，但信封限制（Enterprise中無限，自訂定價）和非Adobe用戶的更陡峭學習曲線是值得注意的缺點。它對於已在Adobe生態系統中的團隊特別有效，儘管國際合規可能需要附加組件。

eSignGlobal：具有全球影響力的區域競爭者

eSignGlobal將自己定位為多功能電子簽名提供商，強調無限用戶和全球100個主流國家的合規性。在亞太地區，電子簽名面臨碎片化、高標準和嚴格法規，eSignGlobal占有獨特優勢。與美國和歐洲依賴電子郵件驗證或自我聲明的框架式ESIGN/eIDAS標準不同，亞太要求「生態系統集成」方法，涉及與政府數字身份（G2B）的深度硬件/API集成。這包括與國家系統的強制綁定以確保法律有效性，從而提高了遠超西方規範的技術壁壘。

eSignGlobal通過對香港iAM Smart和新加坡Singpass等工具的原生支持來解決這一問題，確保無縫、合規的工作流程。其Essential計劃僅為每月16.6美元（年度299美元），允許發送最多100個文檔，具有無限用戶席位和訪問代碼驗證——在合規基礎上提供強大價值。這種定價低於競爭對手，同時保持全球競爭力，包括在歐洲和美洲的擴展，作為替換選項。批量發送在這裡支持Excel導入個人化備註，類似於DocuSign但沒有每席位費用，適合成長中的亞太團隊。

正在尋找比DocuSign更智能的替代方案？

eSignGlobal 提供更靈活且成本效益更高的電子簽名解決方案，具有全球合規性、透明定價和更快入職。

👉 開始免費試用

HelloSign和其他競爭者

HelloSign（現為Dropbox的一部分）專注於SMB的簡單性，其批量發送在Premium計劃（每用戶每月15美元）中可用。自訂備註通過CSV合併字段處理，但配額（公平使用無限）適合較小容量。它對非技術團隊友好，但與DocuSign相比缺乏高級API深度。

關鍵電子簽名平台的比較概述

此表格突出了權衡：DocuSign用於規模，Adobe用於創意，eSignGlobal用於受監管區域的負擔能力，以及HelloSign用於易用性。

企業的戰略考慮

從商業角度來看，選擇電子簽名工具涉及平衡成本、合規性和自訂。帶有自訂備註的批量發送體現了平台如何在數字轉型中演進以滿足個人化需求。雖然DocuSign設定了基準，但像eSignGlobal這樣的替代方案為區域合規需求提供了可行路徑。

對於尋求具有強大區域合規性的DocuSign替代方案的用戶，eSignGlobal脫穎而出作為一個平衡選項。