DocuSign 대량 발송: 각 수신인에게 사용자 정의 메모를 추가하는 방법?

효율적인 문서 관리를 위한 DocuSign 대량 발송 이해

빠르게 변화하는 비즈니스 운영 세계에서 DocuSign과 같은 전자 서명 플랫폼은 특히 대량 문서 배포를 처리할 때 워크플로를 간소화하는 데 필수적인 도구가 되었습니다. 대량 발송은 DocuSign Business Pro 이상의 플랜에서 제공되는 핵심 기능으로, 사용자가 여러 수신자에게 동일한 문서를 동시에 보내 시간을 절약하고 수동 작업을 줄일 수 있습니다. 그러나 개인화가 필요한 경우 일반적인 문제가 발생합니다. 즉, 대량 프로세스의 효율성을 저해하지 않고 각 수신자에 대한 사용자 지정 메모를 포함하는 방법입니다. 이 기사에서는 이 기능을 비즈니스 관점에서 살펴보고 구현, 제한 사항 및 전자 서명 도구에 의존하는 기업에 대한 광범위한 영향을 조사합니다.

DocuSign 대량 발송에서 사용자 지정 메모 마스터하기

개인화된 메모 추가에 대한 단계별 가이드

DocuSign의 대량 발송은 HR 온보딩, 판매 계약 또는 이벤트 등록과 같이 많은 당사자에게 동일한 문서를 보내는 것이 일상적인 시나리오를 위해 설계되었습니다. 기본적으로 대량 발송은 CSV 파일을 사용하여 이름, 이메일 및 역할과 같은 수신자 세부 정보를 업로드하지만 사용자 지정 메모를 통합하려면 규정 준수 및 사용자 경험을 유지하기 위한 구조화된 접근 방식이 필요합니다.

각 수신자에 대한 사용자 지정 메모를 포함하려면 먼저 데이터를 신중하게 준비해야 합니다. CSV 파일에서 “사용자 지정 메모” 또는 "개인화된 메시지"와 같은 레이블이 지정된 전용 열을 추가합니다. 이 열에는 각 행(즉, 각 수신자)에 대한 고유한 텍스트가 포함되어야 합니다. 예를 들어 다음과 같습니다.

CSV가 준비되면 DocuSign 계정에 로그인하고 “새로 만들기” 탭으로 이동한 다음 "대량 발송으로 보내기"를 선택합니다. 먼저 문서 템플릿을 업로드합니다. 이는 서명 필드가 배치된 PDF일 수 있습니다. 다음으로 “수신자 업로드” 옵션을 통해 CSV 파일을 가져옵니다. 열 레이블이 올바르면 DocuSign이 자동으로 열을 매핑합니다. 그렇지 않으면 가져오기 마법사에서 수동으로 할당합니다.

봉투 준비 단계에서 대량 발송 설정의 “고급 옵션” 또는 “메시지” 섹션에 액세스합니다. 여기에서 CSV의 사용자 지정 메모 필드에서 콘텐츠를 동적으로 가져오도록 이메일 제목과 본문을 구성할 수 있습니다. DocuSign의 병합 필드 구문(예: {{Custom_Note}})을 사용하여 개인화된 메시지를 이메일 본문 또는 문서 내 메모로 삽입합니다. 예를 들어 이메일 템플릿에서 "안녕하세요, {{Recipient_Name}}님, {{Custom_Note}}입니다. 가능한 한 빨리 서명하십시오."라고 작성할 수 있습니다. 이렇게 하면 각 수신자가 핵심 문서를 변경하지 않고도 맞춤형 알림을 받게 됩니다.

메모가 문서 자체에 나타나야 하는 경우(예: 표지 또는 인라인 주석으로) DocuSign의 템플릿 기능을 활용합니다. 대량 발송 전에 메모 병합 필드가 있는 템플릿을 만듭니다. 대량 발송 프로세스에서 시스템은 CSV에 따라 각 수신자에 대해 이 필드를 채웁니다. 소량으로 이 기능을 테스트합니다. DocuSign은 매핑을 확인하고 대규모 배포에서 오류를 방지하기 위해 파일럿 봉투를 보내는 것이 좋습니다.

모범 사례 및 제한 사항

비즈니스 관점에서 볼 때 이러한 사용자 지정은 수신자 참여도를 높여 전자 서명 채택 연구의 업계 기준에 따라 완료율을 20-30% 향상시킬 수 있습니다. 그러나 제한 사항이 있습니다. 사용자 지정 메모는 봉투 사용 할당량(Business Pro 플랜은 일반적으로 사용자당 연간 100개)에 포함되며 과도한 개인화는 금융과 같은 규제 산업에서 추가 규정 준수 검토를 유발할 수 있습니다.

보안은 또 다른 고려 사항입니다. 이메일을 통해 전송되는 메모는 DocuSign이 봉투를 암호화하지만 이메일은 표준 프로토콜을 따르므로 민감한 데이터를 피해야 합니다. 국제 수신자를 처리하는 팀의 경우 메모가 유럽의 GDPR과 같은 지역 데이터 보호법을 준수하는지 확인합니다. 일반적인 문제 해결 문제에는 다국어 메모에서 문자 오류를 방지하기 위해 CSV 인코딩(UTF-8 선호)을 확인하는 것이 포함됩니다.

대량 발송을 확장하는 기업은 자동화를 위해 DocuSign의 API와 통합하는 경우가 많습니다. 고급 API 플랜(연간 5760달러)에서 개발자는 /envelopes/{envelopeId}/recipients와 같은 엔드포인트를 통해 프로그래밍 방식으로 메모를 삽입하여 CRM 트리거 발송 및 동적 콘텐츠를 활성화할 수 있습니다. 이는 거래 기록에서 고객 특정 메모를 원활하게 가져올 수 있는 Salesforce 통합을 사용하는 영업 팀에게 특히 유용합니다.

전반적으로 대량 발송에서 사용자 지정 메모를 마스터하면 일반적인 도구가 개인화된 강력한 엔진으로 바뀌지만 사전 계획이 필요합니다. 기업의 경우 교육 또는 컨설팅에 투자하면 후속 조치를 줄이고 주기 시간을 단축하여 ROI를 창출할 수 있습니다.

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DocuSign의 포지셔닝 및 기능

DocuSign은 여전히 전자 서명 솔루션의 시장 리더이며 대량 발송 기능은 글로벌 기업을 위한 강력한 확장성을 보여줍니다. Business Pro 플랜은 사용자당 월 40달러(연간 청구)로 가격이 책정되며 대량 발송과 같은 자동화를 포함하여 사용자당 연간 최대 100개의 봉투를 지원합니다. 이 플랫폼은 Microsoft 365 및 Google Workspace와 같은 도구와의 통합에 탁월하며 Starter(연간 600달러)에서 Enterprise(사용자 지정)에 이르는 API 제품은 고급 개인화가 필요한 개발자를 대상으로 합니다. 그러나 좌석 기반 가격 책정으로 인해 대규모 팀의 비용이 급격히 증가할 수 있으며 아시아 태평양 사용자는 미국 중심 인프라로 인해 지연 문제가 발생할 수 있습니다.

Adobe Sign의 대량 작업 방법

Adobe Document Cloud에 통합된 Adobe Sign은 창의적이고 기업적인 워크플로를 위한 강력한 대안을 제공합니다. 대량 발송 기능은 Business 플랜(사용자당 연간 29.99달러)에서 사용할 수 있으며 DocuSign과 유사한 CSV 업로드를 허용하고 알림에서 사용자 지정 필드를 지원합니다. 사용자는 양식 필드 또는 이메일 템플릿을 통해 개인화된 메시지를 포함할 수 있어 마케팅 캠페인에 적합합니다. Adobe의 강점은 문서 편집을 위한 원활한 사전 발송 Acrobat 통합이지만 봉투 제한(Enterprise에서 무제한, 사용자 지정 가격 책정) 및 비 Adobe 사용자의 더 가파른 학습 곡선은 주목할 만한 단점입니다. Adobe 에코시스템에 이미 있는 팀에게 특히 효과적이지만 국제 규정 준수에는 추가 기능이 필요할 수 있습니다.

eSignGlobal: 글로벌 영향력을 가진 지역 경쟁자

eSignGlobal은 무제한 사용자 및 전 세계 100개 주요 국가의 규정 준수를 강조하는 다용도 전자 서명 제공업체로 자리매김하고 있습니다. 아시아 태평양 지역에서 전자 서명은 파편화, 높은 표준 및 엄격한 규정에 직면해 있으며 eSignGlobal은 고유한 이점을 가지고 있습니다. 미국과 유럽이 이메일 확인 또는 자체 선언 프레임워크인 ESIGN/eIDAS 표준에 의존하는 것과 달리 아시아 태평양 지역은 정부 디지털 ID(G2B)와의 심층적인 하드웨어/API 통합을 포함하는 “에코시스템 통합” 접근 방식이 필요합니다. 여기에는 법적 유효성을 보장하기 위해 국가 시스템과의 의무적인 바인딩이 포함되어 서구 규범을 훨씬 능가하는 기술 장벽이 높아집니다.

eSignGlobal은 홍콩 iAM Smart 및 싱가포르 Singpass와 같은 도구에 대한 기본 지원을 통해 이 문제를 해결하여 원활하고 규정을 준수하는 워크플로를 보장합니다. Essential 플랜은 월 16.6달러(연간 299달러)에 불과하며 최대 100개의 문서를 보낼 수 있으며 무제한 사용자 좌석 및 액세스 코드 확인 기능을 제공하여 규정 준수 기반에서 강력한 가치를 제공합니다. 이 가격은 경쟁사보다 저렴하면서도 유럽과 미주에서의 확장을 포함하여 글로벌 경쟁력을 유지하며 대체 옵션으로 제공됩니다. 여기에서 대량 발송은 DocuSign과 유사하지만 좌석당 요금이 없는 Excel 가져오기를 지원하여 개인화된 메모를 제공하므로 성장하는 아시아 태평양 팀에 적합합니다.

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HelloSign 및 기타 경쟁자

HelloSign(현재 Dropbox의 일부)은 SMB의 단순성에 중점을 두고 있으며 대량 발송은 Premium 플랜(사용자당 월 15달러)에서 사용할 수 있습니다. 사용자 지정 메모는 CSV 병합 필드를 통해 처리되지만 할당량(공정한 사용 무제한)은 소규모 용량에 적합합니다. 비기술 팀에게 친숙하지만 DocuSign에 비해 고급 API 깊이가 부족합니다.

주요 전자 서명 플랫폼의 비교 개요

이 표는 절충점을 강조합니다. DocuSign은 규모에, Adobe는 창의성에, eSignGlobal은 규제 지역의 경제성에, HelloSign은 사용 편의성에 적합합니다.

기업의 전략적 고려 사항

비즈니스 관점에서 전자 서명 도구를 선택하는 것은 비용, 규정 준수 및 사용자 지정을 균형 있게 조정하는 것을 의미합니다. 사용자 지정 메모가 있는 대량 발송은 플랫폼이 디지털 전환에서 개인화 요구 사항을 충족하기 위해 어떻게 진화하는지 보여줍니다. DocuSign이 기준을 설정했지만 eSignGlobal과 같은 대안은 지역 규정 준수 요구 사항에 대한 실행 가능한 경로를 제공합니다.

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