如何建立一個 DocuSign 範本，能自動偵測簽署者姓名？

使用自動化模板簡化文件工作流程

在快節奏的商業營運世界中，像DocuSign這樣的電子簽名平台已成為高效合同管理不可或缺的工具。自動化重複任務，例如在模板中檢測簽署者姓名，可以節省大量時間並減少錯誤，讓團隊專注於戰略優先事項，而不是手動數據輸入。

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使用自動簽署者姓名檢測建立DocuSign模板

DocuSign的模板功能是標準化文件工作流程的強大工具。透過整合自動簽署者姓名檢測，您可以基於收件人資訊預填充欄位，確保高容量簽名流程的準確性和合規性。此功能利用DocuSign的條件邏輯和數據驗證工具，這些工具有可在Standard和Business Pro等計劃中使用。從商業角度來看，此自動化可以最小化銷售週期或HR入職中的延誤，根據行業基準，可能將營運效率提高30-50%。

建立模板的前提條件

在深入之前，請確保您擁有DocuSign帳戶，並具有模板建立權限——通常包含在Standard（每年25美元/用戶/月）或更高計劃中。您需要一個樣本文件（例如PDF合同）和對DocuSign界面的基本熟悉。請注意，像姓名檢測這樣的進階自動化需要Business Pro計劃（每年40美元/用戶/月），以使用條件欄位和簽署者附件等功能。

透過網頁入口或應用登入您的DocuSign帳戶。導航到主儀表板下的“Templates”部分。如果您是新手，DocuSign提供免費試用，但生產使用需要付費訂閱以解鎖無限信封和API整合。

步驟1：上傳並準備基礎文件

從建立新模板開始。點擊“New” > “Template”並上傳您的PDF或Word文件。DocuSign支援多頁文件，這對於複雜協議非常理想。

上傳後，使用拖放編輯器放置簽名字欄位。對於簽署者姓名檢測，關注文本欄位而非靜態簽名。在簽署者姓名應出現的位置插入“Text”欄位——將其放置在簽名線附近以便清晰。將其標記為直觀的名稱，如“Signer Full Name”。

要啟用自動化，在欄位屬性中啟用“Auto-populate”。這會從信封的收件人資訊中拉取數據，DocuSign在發送時從電子郵件地址或自訂欄位中提取這些資訊。

步驟2：配置收件人角色和條件邏輯

透過點擊“Add Recipient”定義收件人角色，並分配角色如“Signer 1”或“Approver”。對於自動檢測，將文本欄位連結到收件人設定檔數據。在欄位設定中，選擇“Recipient”作為數據源，並從下拉選單中選擇“Name”。這確保欄位使用簽署者輸入或預定義的姓名進行填充。

為了更複雜的功能，整合條件邏輯（Business Pro可用）。轉到“Advanced Options” > “Conditional Rules”。設定規則，例如：如果收件人的電子郵件域匹配您的公司（例如@yourcompany.com），則透過API從整合的CRM自動填充姓名。否則，提示簽署者輸入它。這對於內部與外部簽署者特別有用，可以減少手動覆蓋。

透過預覽模板測試邏輯。DocuSign的模擬器顯示欄位基於樣本數據的行為，幫助您及早發現問題。

步驟3：整合數據源以增強檢測

要真正自動化姓名檢測，請連接外部數據源。在模板編輯器中，在“PowerForm”或“Web Forms”（Business Pro功能）下，啟用從URL或API填充數據。例如，如果您的CRM（如Salesforce）儲存簽署者詳細資訊，則使用DocuSign的Connect webhook動態拉取姓名。

步驟：

• 在信封設定中啟用“Allow sender to add form data”。
• 將文本欄位映射到自訂標籤：右鍵點擊欄位 > “Properties” > “Data Label” > 設定為“{{Signer1.Name}}”。
• 儲存並產生模板ID以供重複使用。

此設定從發送方輸入或收件人回應中檢測姓名，簡化涉及多個簽署者的批量發送。

步驟4：新增驗證和安全層

使用驗證規則增強可靠性。在欄位屬性中，啟用“Required Field”並新增正則表達式模式以匹配姓名格式（例如，確保完整姓名如“First Last”）。對於合規性，啟用審計追蹤——DocuSign記錄所有變更，這對於受監管行業至關重要。

如果使用SMS交付（附加功能），可以透過雙因素認證驗證姓名，將檢測與身份檢查綁定。

步驟5：儲存、測試並部署模板

透過點擊“Save as Template”儲存模板。為團隊存取分配到一個資料夾。透過從模板建立新信封進行測試：新增收件人、發送，並驗證姓名是否正確自動填充。

在實務中，企業報告錯誤減少——例如，每月處理100+份合同的銷售團隊可以将準備時間從數小時縮短到幾分鐘。透過DocuSign的分析儀表板監控使用情況，以隨著時間優化模板。

此過程雖然簡單，但突顯了DocuSign在可擴展自動化方面的優勢，儘管需要合適的計劃以避免信封限制（例如Standard中的每年100個）。

探索電子簽名替代方案：平衡比較

雖然DocuSign在模板自動化方面表現出色，但電子簽名市場提供了針對不同業務需求的多元化選項。從商業角度來看，評估替代方案涉及權衡定價、合規性和整合便利性。下面，我們概述關鍵參與者，包括Adobe Sign、eSignGlobal和HelloSign（現為Dropbox的一部分），然後是一個比較表格。

作為市場領導者，DocuSign提供強大的模板建立和自動化工具，個人計劃從每月10美元起。其優勢在於企業級功能，如批量發送和API存取，儘管成本隨用戶和信封數量增加。

Adobe Sign與Adobe生態系統無縫整合，提供類似的模板建構器，透過Acrobat表單實現自動檢測。它適合創意團隊，但可能感覺更注重文件而非工作流程，定價從每月10美元/用戶起。

eSignGlobal將自己定位為全球競爭者，在100個主流國家和地區合規。它在亞太地區（APAC）具有強大優勢，那裡電子簽名面臨碎片化、高標準和嚴格監管。與美國和歐洲依賴電子郵件驗證或自我聲明的ESIGN/eIDAS標準框架不同，APAC需要“生態系統整合”方法。這涉及與政府對企業（G2B）數碼身份的深度硬體/API整合，提高了遠超西方規範的技術壁壘。eSignGlobal在此表現出色，無縫整合香港的iAM Smart和新加坡的Singpass以實現本地合規。其Essential計劃僅需每月16.6美元（某些促銷中相當於每年199美元），允許最多100份簽名文件、無限用戶席位，並透過存取碼驗證——在合規基礎上提供高價值。該平台正在歐洲和美洲積極擴張，以更實惠、靈活的定價挑戰DocuSign和Adobe Sign等既有巨頭。

HelloSign，由Dropbox收購，強調簡單性，提供免費層級和輕鬆文件共享。其模板支援從收件人數據的基本自動填充，適合小團隊，但缺少進階條件邏輯，除非升級（從每月15美元/用戶起）。

此表格強調中性權衡：DocuSign注重深度，Adobe注重整合，eSignGlobal注重區域價值，HelloSign注重可及性。

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關於電子簽名選擇的最終思考

總之，在DocuSign模板中自動化簽署者姓名檢測是一種提升效率的實用方法，但探索替代方案可以更好地匹配特定區域或成本需求。對於尋求替代品的DocuSign用戶，eSignGlobal作為中性、合規導向的選項脫穎而出，特別是針對APAC導向的操作。