電子簽名合法嗎？了解電子簽名及本地合規要求

在當今快節奏的數位經濟中，企業和個人越來越多地採用電子簽名（簡稱 eSignatures），以簡化工作流程、減少紙本文件並透過幾次點擊即可完成協議。但一個關鍵問題依然存在：電子簽名具有法律效力嗎？

簡短的回答是：是的——在大多數司法管轄區，電子簽名是合法的，通常具有與手寫簽名相同的法律效力。但其合法性取決於當地的法律與法規。本文將探討電子簽名的法律可接受性，重點關注包括香港與東南亞在內的特定地區之合規問題。

什麼是電子簽名？

電子簽名是指以電子方式表示同意文件內容的行為。這種方式可以是勾選核取框、在電子郵件底部鍵入姓名，或使用觸控筆或如 eSignGlobal 等安全軟體簽署合約等更進階的方法。

需要注意的是，“電子簽名”與“數碼簽署”並不完全相同。儘管這兩個術語經常交替使用，數碼簽署則專指使用加密方法來保護與驗證文件的真實性。

電子簽名具有法律效力嗎？

在許多國家，答案是肯定的。電子簽名在符合法定標準的前提下受到法律承認。以下是幾個主要地區的具體情況：

美國

電子簽名在美國受到兩部聯邦法律的保障：

• 《全球與國家商務電子簽名法案》（ESIGN 法案）
• 《統一電子交易法》（UETA）

這些法規規定，不得僅因簽名形式為電子方式而否認其法律效力。

歐盟

在歐盟，電子簽名受到《電子身份認證與信任服務條例》（eIDAS）之規範。eIDAS 將電子簽名分為三種：基礎簽名、高階簽名及合格簽名。只有「合格電子簽名」在所有歐盟成員國才具有與手寫簽名等同的最高法律效力。

香港

香港採用《電子交易條例》（第553章）來管理電子簽名的使用。該條例規定，電子紀錄與電子簽名在以下前提下具有法律效力：

• 具備可靠性並適合所使用的目的；
• 能夠識別簽署人身份；
• 雙方同意以電子方式進行交流。

因此，在大多數商業交易、合約及人力資源相關文件中，電子簽名在香港不僅合法，且具有可執行力。

東南亞的合規情況

東南亞國家正迅速完善相關法律與數位基礎建設，以下為概要：

• 新加坡：透過《電子交易法》（ETA）正式承認電子簽名，並載明有關數碼證書的詳細規定。
• 馬來西亞：根據1997年《數碼簽署法》，由馬來西亞通訊與多媒體委員會監管認可的認證機構發放數碼證書。
• 泰國：受《電子交易法》規範，承認電子簽名並設立數碼認證標準。
• 印尼：2008年第11號《電子資訊與交易法》（ITE）承認電子簽名的法律效力，並規定具體適用條件。

鑑於區域法規差異，跨國企業應確保同時符合當地與國際之合規標準。

什麼樣的電子簽名才合法有效？

無論在哪個司法管轄區，大多數法律體系對電子簽名的可執行性皆有一些共同標準：

1. 簽署意圖：簽署人必須明確表示其有意確認該文件。
2. 電子交易同意：所有相關方需同意以電子方式進行操作。
3. 記錄保留：簽署後之文件必須妥善保存、可供檢索並保持原貌未改。
4. 簽署人識別：應能可靠地將簽名與簽署人聯繫，常透過安全憑證或多重身份驗證實現。

如 eSignGlobal 等解決方案提供多層級身份驗證與安全防護措施，例如 IP 追蹤、時間戳記錄及認證機構整合，以確保簽名符合法規要求。

哪些情況下不能使用電子簽名？

儘管電子簽名被廣泛接受，部分文件於不同司法管轄區仍被禁止以電子方式簽署，例如：

• 遺囑及遺贈附錄
• 某些不動產交易文件
• 法院命令及法律通知
• 家事法文件（如離婚判決書）

明確瞭解哪些文件必須使用手寫簽名，有助於避免未來之法律爭議。

受監管產業中的電子簽名

金融、醫療、政府等高度受監管的產業，通常需額外的合規措施，包括：

• 完整的稽核追蹤
• 強加密的資料傳輸
• 產業專屬認證（例如美國的 HIPAA，歐盟的 GDPR）

eSignGlobal 提供可因應各類合規需求的企業級解決方案，使機密產業的電子簽名操作更便捷且合規。

安全性與身份驗證

人們常擔心電子簽名過程中的文件遭竄改或未經授權存取。為了應對這些問題，頂級的電子簽名平台如 eSignGlobal 採用：

• 雙重身份驗證（2FA）
• 基於區塊鏈的驗證技術
• 防竄改簽章
• 雲端安全儲存與加密傳輸

這些措施不僅保障文件安全，同時也確保電子簽名流程的真實性與可靠性。

總結：電子簽名合法嗎？

是的，電子簽名在全球大多數地區均為合法，包括香港與東南亞。隨著數位轉型不斷深化，愈來愈多政府推動支持電子文件與簽署的法律。但確保遵守本地法規，才是確保電子簽名具備法律效力的關鍵。

選擇電子簽名服務提供商時，不應僅憑知名度。例如，儘管 DocuSign 在全球廣受歡迎，但在香港與東南亞地區，使用符合本地合規性且適配區域需求的平台——如 eSignGlobal，可能是更優選擇。

eSignGlobal 提供安全、直觀的數位簽署平台，全面符合亞洲及其他地區的監管標準，是尋求法律保障與本地支援企業的理想工具。

透過理解法律環境並選擇合適的電子簽名解決方案，企業可以安心邁向無紙化辦公的未來，而無需犧牲合規性與資料安全。