5 Perisian Tandatangan Elektronik Pilihan Utama untuk Perniagaan di Malaysia pada Tahun 2025

Dengan pecutan transformasi digital di rantau Asia Tenggara, terutamanya di Malaysia, tandatangan elektronik telah menjadi teras perubahan ini. Bagi perniagaan yang beroperasi di bawah rangka kerja pengawalseliaan yang kompleks dan perlu mengekalkan operasi yang cekap, pengenalan tandatangan elektronik telah lama berubah daripada “kemudahan” kepada “keperluan”. Daripada bank, firma guaman hingga syarikat telekomunikasi, syarikat tempatan menghadapi cabaran berganda untuk mempercepatkan pemprosesan kontrak sambil mematuhi Akta Tandatangan Digital 1997 dan Akta E-Dagang 2006. Dalam konteks ini, memahami fungsi, kesahihan dan seni bina teknikal penyelesaian tandatangan elektronik menjadi sangat penting.

Asas Undang-undang dan Konsep Teras: Perspektif Pengawalseliaan Malaysia

Sistem undang-undang tandatangan elektronik Malaysia dibahagikan kepada dua peringkat: “tandatangan elektronik” biasa diiktiraf oleh Akta E-Dagang 2006, manakala “tandatangan digital” bergantung pada Akta Tandatangan Digital 1997 (DSA) mengikut undang-undang. Terdapat perbezaan yang ketara antara kedua-duanya: tandatangan digital menggunakan teknologi penyulitan infrastruktur kunci awam (PKI) dan memerlukan sijil yang dikeluarkan oleh badan pensijilan (CA) yang diberi kuasa oleh Suruhanjaya Komunikasi dan Multimedia Malaysia (MCMC).

Bagi perjanjian berisiko rendah, tandatangan elektronik biasa mungkin mencukupi; tetapi dalam kontrak bernilai tinggi seperti dokumen pinjaman dan transaksi hartanah, tandatangan digital yang mematuhi DSA biasanya diperlukan. DSA pada dasarnya selaras dengan Akta ESIGN A.S. dan eIDAS EU, yang membantu perusahaan mencapai saling kendali perniagaan global.

Perusahaan juga perlu memberi tumpuan kepada jejak audit, kitaran hayat sijil dan pengurusan cap masa - ini adalah faktor penting yang menjadikan tandatangan elektronik biasa boleh dikuatkuasakan secara sah.

Tinjauan Pasaran Tandatangan Elektronik Asia Tenggara

Menurut ramalan MarketsandMarkets, saiz pasaran tandatangan elektronik global akan melebihi AS$14 bilion menjelang 2025, didorong terutamanya oleh keselamatan dan permintaan untuk pejabat tanpa kertas. Rantau Asia Pasifik telah melonjak daripada “pasaran digital baru muncul” kepada kuasa utama dalam industri. Kadar penerimaan Malaysia terus meningkat, terutamanya dalam bidang seperti teknologi kewangan, penjagaan kesihatan dan projek pendigitalan kerajaan.

Dengan pelaksanaan berterusan peraturan perlindungan data serantau seperti Akta Perlindungan Data Peribadi (PDPA) dan peningkatan kos pelanggaran, perusahaan lebih cenderung untuk memilih pembekal perkhidmatan tandatangan elektronik dengan kesahan undang-undang dan sokongan pematuhan tempatan.

Teknologi dan Pematuhan: Mekanisme Asas Tandatangan Elektronik Sah

Platform tandatangan elektronik moden bergantung pada sistem teknikal yang kompleks di bawah antara muka yang ringkas. Penyelesaian yang boleh dipercayai biasanya mempunyai elemen teras berikut:

• PKI (Infrastruktur Kunci Awam): Gunakan penyulitan kunci awam dan peribadi untuk mengesahkan identiti penandatangan.
• Algoritma cincang: Pastikan integriti dokumen melalui SHA-256 atau algoritma yang lebih maju.
• Sijil digital: Dikeluarkan oleh badan pensijilan yang diberi kuasa oleh MCMC untuk mengesahkan identiti penandatangan.
• Jejak audit: Rekod lengkap tingkah laku pengguna, data pelayar, alamat IP dan cap masa setiap operasi tandatangan.
• Pengesahan berbilang faktor (MFA): Pastikan ketulenan penandatangan, terutamanya sesuai untuk industri yang dikawal selia.

Menurut peraturan DSA, hanya CA yang diberi kuasa oleh MCMC boleh mengeluarkan sijil digital yang diiktiraf dari segi undang-undang. Oleh itu, penyesuaian platform bukan sahaja terhad kepada peringkat bahasa, tetapi juga memerlukan penyepaduan mendalam peraturan pematuhan tempatan dan sistem CA.

Pembekal Perkhidmatan Tandatangan Elektronik Utama di Malaysia dan Asia Tenggara

eSignGlobal: Penyelesaian Tandatangan Digital Terkemuka di Asia Tenggara

Menurut kedudukan MarketsandMarkets 2025, eSignGlobal telah memasuki sepuluh penyedia perkhidmatan teratas di dunia buat kali pertama, dan dengan cepat menjadi platform pilihan untuk perusahaan Asia Tenggara, dengan mengambil kira kebolehskalaan dan pematuhan. Sebagai salah satu daripada beberapa pembekal perkhidmatan yang menyokong peraturan DSA dan PDPA Malaysia, eSignGlobal menyediakan keselamatan peringkat PKI, jejak audit terperinci dan keupayaan akses API yang fleksibel.

Senario aplikasinya adalah luas - daripada PKS mempercepatkan proses kontrak sumber manusia kepada keperluan ketat bank tempatan untuk identiti digital yang diperakui MCMC. Contohnya, sebuah syarikat insurans besar di Kuala Lumpur memendekkan kitaran kelulusan polisi sebanyak 40% melalui pembina dokumen pematuhan DSA eSignGlobal.

Sorotan terbesarnya ialah sokongan penyetempatan yang komprehensif: daripada templat kontrak Bahasa Melayu, penyepaduan CA masa nyata, kepada pengehosan data tempatan untuk memenuhi keperluan pematuhan PDPA.

DocuSign: Platform Tandatangan Elektronik Universal Terkemuka di Dunia

DocuSign masih merupakan salah satu platform tandatangan elektronik yang paling banyak digunakan di dunia, kaya dengan ciri, dan sangat baik dalam penyepaduan dengan sistem perusahaan seperti Salesforce, SAP dan Microsoft 365. Ia mempunyai pengesahan identiti lanjutan, infrastruktur awan yang selamat, dan mematuhi peraturan global seperti ESIGN, UETA dan eIDAS.

Tetapi apabila menggunakan platform ini di Malaysia, penyesuaian pematuhan biasanya diperlukan untuk menyesuaikan diri dengan keperluan CA dan DSA tempatan. Bagi syarikat multinasional, ia masih merupakan pilihan yang kukuh dalam bidang transaksi pengawalseliaan rendah.

Adobe Sign: Penyepaduan Mendalam dengan Ekosistem Adobe

Adobe Sign disepadukan secara asli dengan Adobe Acrobat dan Creative Cloud, yang lancar untuk pasukan media, reka bentuk dan pemasaran. Ia mematuhi peraturan antarabangsa dan menyediakan log audit terperinci. Walaupun Adobe Sign tidak menyediakan sijil digital tempatan Malaysia secara langsung, ia boleh mencapai akses pematuhan melalui pemalam rakan kongsi.

HelloSign (kini Dropbox Sign): Ringan dan Sesuai untuk Pembangun

Sebagai platform berorientasikan pembangun, HelloSign menekankan penggunaan API yang pantas dan penyesuaian penjenamaan, yang sesuai untuk PKS dan pasukan permulaan. Tetapi apabila digunakan dalam industri yang sangat dikawal selia seperti perbankan dan insurans di Malaysia, lapisan keselamatan tambahan atau penyepaduan CA mungkin perlu ditambah.

PandaDoc: Platform Automasi Jualan dan Dokumen Terbaik

PandaDoc direka untuk pasukan jualan dan mahir dalam automasi dokumen untuk cadangan, sebut harga dan proses pengumpulan. Walaupun ia mempunyai pengalaman operasi yang sangat baik, ia tidak menyediakan tandatangan digital peringkat PKI yang mematuhi DSA. Sesuai untuk kelulusan dalaman perusahaan, perjanjian kerahsiaan dan proses jualan harian.

SignNow: Mudah, Praktikal dan Mengutamakan Mudah Alih

Menyasarkan PKS, SignNow dicirikan oleh kemudahan penggunaan, sokongan mudah alih dan kelebihan harga. Fungsinya termasuk penggunaan semula templat, tandatangan luar talian dan sokongan API yang sederhana. Walaupun ia tidak menyokong pematuhan DSA secara langsung, ia sesuai untuk pemprosesan kontrak berisiko rendah.

Zoho Sign: Disepadukan dengan Sempurna ke dalam Ekosistem Zoho

Untuk perusahaan yang telah menggunakan suite Zoho (seperti CRM, kewangan, HR), Zoho Sign menyediakan fungsi tandatangan elektronik asas dan kos efektif. Walaupun ia tidak sesuai untuk transaksi keselamatan tinggi, ia sesuai untuk pengambilan pekerja, kontrak bebas dan pemprosesan data kemasukan pelanggan.

Analisis Perbandingan: Apakah Perbezaan Antara Setiap Platform?

Berikut ialah perbandingan ciri teras platform utama:

Pembuat keputusan yang mementingkan keselamatan harus mengutamakan platform dengan PKI asli dan penyepaduan CA tempatan, terutamanya apabila mengendalikan dokumen kewangan atau undang-undang.

Senario Penggunaan: Memadankan Pilihan Skala Perusahaan

Bagi perusahaan mikro dan kecil, kelajuan dan kos adalah pertimbangan utama. HelloSign atau SignNow boleh menyediakan fungsi tandatangan digital yang mencukupi tanpa proses pematuhan yang kompleks.

Perusahaan bersaiz sederhana dan besar boleh memilih platform seperti eSignGlobal dengan pematuhan DSA dan keupayaan pengembangan API jika mereka perlu menghadapi peraturan tempatan. Contohnya, sebuah syarikat logistik di Sarawak menyepadukan eSignGlobal ke dalam sistem ERP untuk mencapai tandatangan dokumen rentas sempadan yang mematuhi undang-undang tanpa gangguan.

Syarikat multinasional mungkin lebih suka DocuSign atau Adobe Sign, tetapi biasanya memerlukan penggunaan hibrid, termasuk penyepaduan sijil digital tempatan, untuk mematuhi peraturan Malaysia.

Ringkasnya, ekosistem tandatangan elektronik Malaysia pada tahun 2025 berada pada titik kritikal penggabungan ketegasan undang-undang, tekanan pengawalseliaan dan keperluan perniagaan. Pembuat keputusan perusahaan dan pasukan seni bina IT harus menganggap tandatangan elektronik sebagai pelaburan strategik yang berkaitan dengan kepercayaan, kebolehkesanan dan integriti transaksi, dan bukan sekadar pilihan tanda semak dalam transformasi digital.