Cara Melaksanakan Tandatangan Digital: Panduan Praktikal untuk Pematuhan Peraturan Tempatan

Dalam persekitaran digital hari ini, memastikan keselamatan dokumen elektronik dan mengesahkan identiti penandatangan adalah penting untuk perniagaan dan individu. Tandatangan digital telah menjadi “standard emas” untuk melindungi integriti data, ketulenan dan penafian dalam komunikasi elektronik. Tetapi apakah tandatangan digital? Bagaimana kita melaksanakannya? Lebih penting lagi - bagaimana kita memastikan ia mematuhi undang-undang dan peraturan tempatan yang berkaitan?

Apakah itu Tandatangan Digital?

Tandatangan digital ialah kaedah penyulitan yang digunakan untuk mengesahkan ketulenan dan integriti mesej atau dokumen digital. Ia sering dikelirukan dengan tandatangan elektronik, tetapi tandatangan digital lebih selamat kerana penggunaan sijil digital dan infrastruktur kunci awam (PKI). Ia menyediakan bukti bahawa dokumen itu tidak diubah suai selepas ditandatangani dan mengesahkan identiti penandatangan.

Tidak seperti tandatangan elektronik mudah seperti imej yang diimbas atau nama yang ditaip, tandatangan digital mempunyai kesan undang-undang dalam banyak bidang kuasa jika keperluan undang-undang tertentu dipenuhi. Di Amerika Syarikat, Kesatuan Eropah dan beberapa negara Asia, tandatangan digital mempunyai definisi dan piawaian undang-undang tertentu.

Rangka Kerja Peraturan: Pematuhan Tempatan adalah Penting

Apabila melaksanakan tandatangan digital, mematuhi undang-undang tempatan bukan sahaja disyorkan, tetapi juga perlu. Di Amerika Syarikat, tandatangan digital dan elektronik tertakluk kepada Akta Tandatangan Elektronik (ESIGN Act) dan Akta Transaksi Elektronik Seragam (UETA). Di Kesatuan Eropah, Peraturan Pengenalan dan Perkhidmatan Amanah Elektronik (eIDAS) mengawal penggunaan tandatangan elektronik, di mana “tandatangan elektronik yang berkelayakan” mempunyai kesan undang-undang tertinggi.

Di negara-negara Asia seperti Singapura, Akta Transaksi Elektronik (ETA) mengguna pakai prinsip yang sama. Di India, contohnya, Akta Teknologi Maklumat 2000 (IT Act 2000) mengawal penggunaan tandatangan digital, dan hanya tandatangan yang dikeluarkan oleh Pihak Berkuasa Pensijilan (CA) berlesen diiktiraf sepenuhnya sebagai sah.

Oleh itu, sebelum memilih penyelesaian tandatangan digital, adalah penting untuk memastikan ia mematuhi keperluan peraturan tempatan.

Cara Membuat Tandatangan Digital: Panduan Langkah demi Langkah

Berikut ialah panduan tentang cara individu atau organisasi boleh melaksanakan tandatangan digital, memastikan keselamatan teknikal dan pematuhan undang-undang.

Langkah 1: Pilih Pembekal Perkhidmatan Tandatangan Digital yang Diiktiraf dari Segi Undang-undang

Langkah pertama ialah memilih pembekal perkhidmatan tandatangan digital yang mematuhi peraturan tempatan. Utamakan Pihak Berkuasa Pensijilan (CA) yang diiktiraf di negara anda, atau pembekal perkhidmatan yang mematuhi piawaian antarabangsa (seperti peraturan eIDAS EU, piawaian WebTrust AS).

Platform tandatangan digital biasa termasuk:

• DocuSign (diiktiraf di seluruh dunia dan mematuhi piawaian eIDAS)
• Adobe Acrobat Sign
• HelloSign (Dropbox Sign)
• GlobalSign
• SignEasy

Pastikan pembekal perkhidmatan mempunyai ciri-ciri berikut:

• Menyokong infrastruktur kunci awam (PKI)
• Menggunakan sijil digital yang dikeluarkan oleh CA yang dipercayai
• Mematuhi undang-undang dan peraturan tempatan

Langkah 2: Mohon Sijil Digital

Selepas memilih pembekal perkhidmatan, langkah seterusnya ialah memohon sijil digital. Sijil ini mengesahkan identiti anda dan digunakan untuk menjana tandatangan digital. Proses am adalah seperti berikut:

1. Isi borang permohonan dalam talian;
2. Serahkan dokumen pengesahan identiti (seperti pasport, lesen perniagaan, dll.);
3. Lalui proses pengesahan identiti (mungkin melibatkan prosedur KYC bersemuka atau jauh);
4. Terima kunci USB, sijil dalam bentuk fail atau kunci berasaskan awan.

Dalam pasaran terkawal seperti India, sijil digital biasanya sah selama 1 hingga 2 tahun dan perlu diperbaharui secara berkala melalui Pihak Berkuasa Pensijilan berlesen.

Langkah 3: Pasang dan Konfigurasikan Alat Tandatangan Digital

Bergantung pada format sijil anda dan senario penggunaan, anda mungkin perlu mengkonfigurasi alat tertentu untuk menggunakan dan mengesahkan tandatangan digital, termasuk:

• Adobe Acrobat Reader (untuk menambah tandatangan pengesahan dalam fail PDF)
• Aplikasi tandatangan versi web pembekal
• Modul integrasi sistem ERP atau CRM untuk perusahaan

Pastikan alat yang digunakan menyokong:

• Algoritma cincangan (seperti SHA-256)
• Fungsi cap masa
• Jejak audit untuk memenuhi pematuhan undang-undang

Langkah 4: Tandatangani Dokumen Secara Digital

Selepas mendapatkan sijil digital, ikuti langkah-langkah berikut untuk tandatangan digital:

1. Buka dokumen menggunakan perisian tandatangan yang dipilih (seperti Adobe Acrobat);
2. Pilih lokasi yang anda mahu tandatangani;
3. Gunakan sijil digital anda;
4. Masukkan cap masa dan tandatangan grafik pilihan;
5. Simpan dokumen yang ditandatangani dalam format yang selamat, seperti PDF/A.

Kebanyakan perisian profesional secara automatik menjana “panel tandatangan” yang memaparkan maklumat penandatangan, kesahihan sijil dan status integriti fail.

Langkah 5: Sahkan Tandatangan Digital

Sebelum menerima dokumen yang ditandatangani, adalah sama penting untuk mengesahkan tandatangan digital. Perlu disahkan:

• Sama ada fail itu telah diubah suai selepas ditandatangani;
• Sama ada sijil penandatangan sah dan belum tamat tempoh;
• Sama ada sijil itu dikeluarkan oleh CA yang dipercayai.

Pembaca dokumen moden (seperti Adobe Acrobat, Microsoft Word) biasanya mempunyai fungsi pengesahan terbina dalam yang memaparkan maklumat seperti “Tandatangan Sah” atau “Tandatangan Tidak Disahkan”. Perusahaan yang mengendalikan data sensitif sering menggunakan alat pengesahan automatik melalui sistem pengurusan dokumen (DMS).

Senario Aplikasi Tandatangan Digital

Tandatangan digital meningkatkan kecekapan dan keselamatan undang-undang dengan ketara dalam pelbagai bidang, termasuk:

• Kewangan: Memastikan keselamatan kontrak, kelulusan pinjaman dan invois elektronik;
• Perubatan: Menandatangani dan mengesahkan rekod perubatan elektronik;
• Undang-undang: Melaksanakan kontrak dan pendedahan yang mengikat dari segi undang-undang dari jauh;
• Kerajaan: Mengesahkan dokumen kerajaan elektronik dan maklumat identiti;
• Pendidikan: Mengesahkan sijil tamat pengajian, transkrip dan pensijilan kelayakan.

Kelebihan dan Kekurangan Tandatangan Digital

Kelebihan:

• Mempunyai kesan undang-undang jika digabungkan dengan sijil dan PKI yang mematuhi;
• Meningkatkan keselamatan data dan integriti fail;
• Mengurangkan proses berasaskan kertas, mesra alam dan cekap;
• Mempercepatkan proses kelulusan dengan ketara;
• Menyediakan rekod jejak audit yang diperlukan untuk liabiliti undang-undang.

Kekurangan:

• Pengguna bukan teknikal mungkin memerlukan kos pembelajaran tertentu;
• Persediaan awal dan yuran lesen mungkin tinggi;
• Peraturan berbeza dengan ketara di rantau yang berbeza;
• Penyelesaian yang menggunakan kunci perkakasan mungkin lebih rumit dari segi logistik.

Amalan Terbaik Pelaksanaan

Untuk memastikan faedah dan kesahihan maksimum tandatangan digital, pastikan anda:

1. Gunakan versi perisian terkini yang diiktiraf oleh badan pengawal selia;
2. Mesti mengesahkan identiti penerima dan menggunakan saluran yang disulitkan untuk komunikasi;
3. Melatih pekerja dalam pengurusan sijil dan proses tandatangan;
4. Bekerjasama dengan jabatan undang-undang dan IT untuk memastikan pematuhan data dan pematuhan teknikal.

Kesimpulan

Tandatangan digital mewakili masa depan komunikasi digital yang selamat dan sah. Ia bukan sahaja mengoptimumkan aliran dokumen, tetapi juga memberikan dokumen kesan undang-undang yang kuat apabila digunakan dengan betul. Walau bagaimanapun, mencapai pematuhan tempatan masih memerlukan pilihan pembekal perkhidmatan yang bijak, pemahaman tentang keperluan teknikal dan pendidikan berterusan pengguna.

Dalam konteks peraturan yang terus berkembang, adalah penting untuk sentiasa dikemas kini dan mematuhi peraturan. Sama ada anda pemilik perniagaan, profesional undang-undang atau pengurus IT, pelaksanaan tandatangan digital yang betul akan membawa faedah operasi dan undang-undang yang ketara.

Dengan mengikuti pendekatan praktikal yang disesuaikan dengan tempatan, anda bukan sahaja boleh melindungi dokumen penting anda, tetapi juga memastikan bahawa ia mempunyai kesan undang-undang yang sewajarnya dalam ekonomi digital yang pantas dan moden.