구매를 위한 전자 서명

구매 시 전자 서명 소개

빠르게 변화하는 상업 구매의 세계에서 계약, 공급업체 계약 및 구매 주문은 신속한 실행이 필요하며, 전자 서명은 혁신적인 도구로 부상했습니다. 구매 팀은 문서 라우팅 지연, 수동 추적 및 규정 준수 위험을 포함하여 기존 종이 기반 서명 프로세스의 병목 현상에 직면하는 경우가 많습니다. 전자 서명은 원격으로 법적 구속력이 있는 승인을 가능하게 하여 이러한 워크플로를 간소화하여 위치에 관계없이 사이클 시간을 며칠에서 몇 시간으로 단축합니다. 이러한 전환은 인쇄 및 배송과 관련된 비용을 절감할 뿐만 아니라 공급망 거래에 대한 감사 추적을 개선하여 투명성을 높입니다.

구매 프로세스에서 전자 서명의 이점

전자 서명은 엔드 투 엔드 워크플로에 원활하게 통합되어 구매의 핵심 과제를 해결합니다. 예를 들어, 공급업체를 소싱하거나 RFP(제안 요청)를 확정할 때 팀은 서명 기능을 SAP Ariba 또는 Coupa와 같은 구매 소프트웨어에 직접 포함하여 구매 담당자에서 법률 검토자에 이르기까지 이해 관계자가 직접 참석하지 않고도 즉시 승인할 수 있습니다.

주요 이점 중 하나는 속도입니다. 구매에서는 시간이 중요합니다. 계약 실행 지연은 기회를 놓치거나 비용이 증가할 수 있습니다. 전자 서명은 택배 서비스나 대면 회의의 필요성을 없애고 이메일, SMS 또는 Slack과 같은 도구와의 통합을 통해 실시간 알림을 제공합니다. Gartner의 업계 보고서에 따르면 일반적인 구매 주기는 부서 간 여러 승인자를 포함할 수 있으며, 이 시간을 최대 80%까지 단축할 수 있습니다.

보안 및 규정 준수도 마찬가지로 중요합니다. 구매 문서는 종종 가격 협상 또는 지적 재산 조항과 같은 민감한 데이터를 포함합니다. 최신 전자 서명 플랫폼은 암호화, 다단계 인증 및 변조 방지 씰을 사용하여 문서가 변경되지 않도록 합니다. 이는 국경 간 거래가 다양한 규정을 준수해야 하는 글로벌 구매에 특히 유용합니다. 감사 로그는 누가 서명했는지, 언제 서명했는지, 어디에서 서명했는지 등 모든 작업을 자동으로 캡처하여 분쟁 또는 감사에 대한 반박할 수 없는 증거를 제공합니다.

비용 효율성이 뒤따릅니다. 기업은 종이 문서를 없앰으로써 구매 관련 관리 비용을 30~50% 절감한다고 보고합니다. 대량 전송 기능을 통해 구매 관리자는 여러 공급업체에 표준화된 계약을 동시에 배포할 수 있으며, 이는 공급업체 온보딩 또는 갱신 캠페인에 이상적입니다. 또한 Salesforce와 같은 CRM 시스템 또는 ERP 플랫폼과의 통합은 데이터 입력을 자동화하여 구매 주문의 오류를 줄입니다.

확장성 관점에서 전자 서명은 대량 구매 요구 사항을 지원합니다. 매년 수천 건의 계약을 처리하는 기업의 경우 플랫폼은 무제한 템플릿과 조건부 논리를 제공하여 계약이 공급업체 세부 정보를 자동으로 채우거나 규정 미준수 조항을 표시하는 등 동적으로 조정되도록 합니다. B2B 시나리오에서 구매에는 지불이 포함되며 일부 솔루션은 지불 게이트웨이를 통합하여 원활한 송장-서명 프로세스를 가능하게 합니다.

전반적으로 구매에서 전자 서명을 채택하면 민첩성이 향상되고 수동 프로세스에 대한 의존도가 줄어들며 데이터 기반 의사 결정이 가능해집니다. 원격 근무와 세계화가 증가함에 따라 공급망이 더욱 복잡해짐에 따라 이러한 도구는 조직이 신뢰성을 희생하지 않고 경쟁력을 유지하는 데 도움이 됩니다.

구매 시 전자 서명에 대한 법적 고려 사항

전자 서명이 명백한 운영상의 이점을 제공하지만 구매에서 법적 유효성은 특정 관할 구역의 법률에 따라 다릅니다. 미국에서 ESIGN Act(2000)와 UETA(Uniform Electronic Transactions Act)는 구매 계약을 포함한 상업 거래에서 전자 기록 및 서명에 대한 광범위한 실행 가능성을 제공합니다. 이러한 법률은 당사자들이 동의하고 기록을 후속 참조에 사용할 수 있는 경우 전자 서명이 자필 서명과 동일하다고 규정합니다. 이는 배송 일정 또는 벌금 조항과 같은 구매 분쟁에 매우 중요합니다.

유럽 연합에서 eIDAS 규정(2014)은 서명을 단순, 고급 및 적격 수준으로 분류하며, 적격 전자 서명(QES)은 자필 서명과 유사한 최고 수준의 법적 확실성을 제공합니다. EU 공급업체가 관련된 구매의 경우 QES는 특히 공급업체 계약에서 개인 데이터를 처리할 때 GDPR의 데이터 보호 요구 사항 준수를 보장합니다. 규정 미준수 위험에는 계약 무효화 또는 전 세계 매출액의 최대 4%에 해당하는 벌금이 포함됩니다.

아시아 태평양 지역의 경우 법률이 다릅니다. 싱가포르의 전자 거래법(ETA)은 미국 표준과 유사하며 대부분의 구매 활동에 대한 전자 서명을 검증하는 동시에 Singpass와 같은 국가 ID 시스템과의 통합을 통해 진위성을 향상시킵니다. 중국에서 전자 서명법(2005)은 일반 전자 서명과 신뢰할 수 있는 전자 서명을 구별하며, 후자는 금융 또는 정부와 같은 부문에서 고가치 구매에 필요합니다. 플랫폼은 일반적으로 사이버 보안법을 준수하기 위해 데이터를 로컬에 저장해야 합니다. 홍콩의 전자 거래 조례는 전자 서명을 지원하지만 유언장과 같은 특정 문서를 제외하므로 표준 구매에 적합하지만 전문 거래에는 주의가 필요합니다.

전 세계적으로 핵심은 의도와 귀속입니다. 서명자를 식별할 수 있어야 하고 방법이 합의를 반영해야 합니다. 구매 팀은 ISO 27001과 같은 정보 보안 표준을 준수하는 플랫폼을 선택하여 서명이 국제 중재에서 유지되도록 해야 합니다.

전자 서명 시장의 주요 업체

DocuSign

DocuSign은 특히 구매 집약적인 기업을 위한 전자 서명 시장의 선두 주자입니다. eSignature 플랫폼은 구매 주문 템플릿, 공급업체 계약의 대량 전송, Oracle Procurement Cloud와 같은 구매 도구와의 통합과 같은 강력한 기능을 제공합니다. 가격은 개인 사용의 경우 월 10달러부터 시작하여 Business Pro의 경우 월 사용자당 40달러로 확장되며 연간 계획에는 사용자당 약 100개의 봉투 제한이 있습니다. 고급 옵션에는 SSO 및 감사 추적이 포함되어 규정 준수 구매 워크플로에 적합합니다. 그러나 SMS 배달 또는 API 사용과 같은 추가 기능은 비용 상승으로 이어질 수 있습니다.

Adobe Sign

Adobe Document Cloud의 일부인 Adobe Sign은 복잡한 문서를 처리하는 구매 팀에 매우 적합한 PDF 워크플로와의 원활한 통합에 탁월합니다. 동적 계약 조건에 대한 조건부 필드, 공급업체 인증을 위한 서명자 첨부 파일 및 서명 내 지불 수집을 지원하여 송장 승인을 간소화합니다. 가격은 계층화되어 있으며 일반적으로 개인의 경우 월 사용자당 10달러부터 시작하여 기업 맞춤형 계획까지 있으며 봉투 할당량은 구독에 따라 다릅니다. 모바일 접근성으로 찬사를 받고 있지만 구매 시나리오에서 전체 PDF 편집을 수행하려면 추가 Acrobat 라이선스가 필요할 수 있습니다.

eSignGlobal

eSignGlobal은 100개 이상의 주요 국가 및 지역에서 전자 서명을 지원하는 글로벌 구매에 맞게 조정된 규정 준수, 비용 효율적인 솔루션으로 자리매김하고 있습니다. 특히 아시아 태평양 지역에서 강점을 보이며 중국의 전자 서명법과 같은 현지 규정을 준수하고 국경 간 거래에 최적화된 성능을 제공합니다. 예를 들어, Essential 요금제는 월 16.6달러에 불과하며 최대 100개의 문서, 무제한 사용자 시트 및 액세스 코드를 통한 검증을 허용하여 프리미엄 가격을 부과하지 않고도 높은 가치의 규정 준수를 제공합니다. 구매량에 대한 확장 가능한 옵션을 포함한 eSignGlobal 가격에 대한 자세한 내용은 여기에서 확인할 수 있습니다. 홍콩의 iAM Smart 및 싱가포르의 Singpass와 원활하게 통합되어 신원 확인을 강화하여 지역 공급업체 계약에 대한 신뢰를 높입니다. 따라서 저렴한 가격과 감사 로그 및 템플릿과 같은 강력한 기능을 결합하려는 아시아 태평양 기업에 특히 매력적입니다.

HelloSign (Dropbox Sign)

현재 Dropbox의 일부인 HelloSign은 중소 규모 구매 팀을 위한 사용자 친화적인 인터페이스에 중점을 둡니다. 무제한 템플릿과 계약의 안전한 저장을 위한 Dropbox와의 통합을 제공합니다. 구매의 주요 이점으로는 전문적인 공급업체 커뮤니케이션을 위한 맞춤형 브랜딩과 기본 워크플로 자동화가 있습니다. 가격은 월 20개의 봉투를 지원하는 Essentials의 경우 월 15달러부터 시작하여 더 높은 제한이 있는 Standard의 경우 월 사용자당 25달러로 확장됩니다. 빠른 설정에 적합하지만 다국적 구매에는 고급 규정 준수 도구가 부족합니다.

기타 경쟁업체

Pandadoc은 전자 서명을 제안서 작성과 결합하여 구매 RFP에 적합하며 월 사용자당 19달러부터 시작합니다. SignNow는 SMB의 저렴한 가격을 강조하며 계획은 월 8달러부터 시작하며 강력한 모바일 기능을 제공합니다. 각 회사는 틈새 시장의 이점을 제공하지만 선택은 구매 규모와 지역 요구 사항에 따라 다릅니다.

전자 서명 솔루션 비교

이 표는 중립적인 절충안을 강조합니다. DocuSign은 규모에 적합하고, Adobe는 문서 심층성에 적합하고, eSignGlobal은 지역 가치에 적합하고, HelloSign은 사용 편의성에 적합합니다.

결론

전자 서명은 국경 간 효율성, 보안 및 규정 준수의 균형을 맞추는 현대 구매에 필수적입니다. DocuSign 대안을 찾고 강력한 지역 규정 준수를 원하는 팀의 경우 eSignGlobal은 과도한 비용 없이 실용적이고 아시아 태평양에 최적화된 옵션을 제공합니다. 특정 요구 사항에 따라 평가하여 최적의 조합을 찾으십시오.