전자 계약은 얼마나 오래 보관해야 할까요?

전자 계약 보존 기간에 대한 이해

디지털 시대에 기업은 운영을 간소화하기 위해 전자 계약에 점점 더 의존하고 있지만, 적절한 보존 기간을 결정하는 것은 규정 준수 및 위험 관리에 매우 중요합니다. 비즈니스 관점에서 전자 계약 보존 기간이 너무 짧으면 회사가 법적 허점에 노출될 수 있으며, 무기한 저장은 데이터 개인 정보 보호 및 비용 문제를 야기할 수 있습니다. 이 글에서는 전자 계약 보존 기간의 길이에 영향을 미치는 주요 요소를 살펴보고, 글로벌 규제 통찰력과 실제 비즈니스 고려 사항을 참고합니다.

보존 기간의 법적 및 규제 프레임워크

전자 계약의 보존 기간은 관할 구역, 산업 및 계약 유형에 따라 다르지만, 일반적인 지침은 법정 소멸 시효 및 기록 보관법과 일치해야 함을 강조합니다. 미국에서는 2000년의 전자 서명법(ESIGN Act)과 통일 전자 거래법(UETA)이 전자 서명과 수기 서명의 법적 효력이 동등하다는 근거를 제공합니다. 이러한 법률은 정확한 보존 기간을 규정하지 않지만, 전자 기록을 원본을 정확하게 반영하는 형태로 보존하고 필요한 기간 동안 액세스할 수 있도록 요구합니다. 대부분의 상업 계약의 경우 기업은 최소한 계약이 체결된 소멸 시효 기간 동안 보존해야 합니다. 이는 일반적으로 주법에 따라 서면 계약의 경우 3~6년이며, 캘리포니아주의 계약 4년 규칙 또는 특정 부동산 거래의 경우 최대 10년입니다. 세금 관련 전자 계약(예: 송장)은 감사를 지원하기 위해 IRS 지침에 따라 3~7년 동안 보존해야 합니다.

유럽 연합에서는 전자 신원 확인 및 신뢰 서비스 규정(eIDAS Regulation, 규정 (EU) No 910/2014)이 최고 법적 효력을 갖는 적격 전자 서명(QES)을 포함한 전자 신원 확인 및 신뢰 서비스를 관할합니다. eIDAS는 구체적인 보존 기간을 강제하지 않지만 국가 법률과 통합됩니다. 예를 들어 GDPR에 따라 계약의 개인 데이터는 필요한 기간 동안만 보존해야 하며, 이는 일반적으로 민사 소멸 시효 기간과 일치하며 3~10년입니다(예: 프랑스의 상업적 의무는 5년). 다국적 기업은 분쟁을 완화하기 위해 가장 긴 적용 기간을 준수해야 합니다.

다른 지역에서는 추가적인 측면이 도입되었습니다. 호주에서는 1999년의 전자 거래법이 ESIGN 원칙을 반영하며, 2001년의 회사법에 따라 회사 기록을 7년 동안 보존할 것을 권장합니다. 중국에서는 2005년의 전자 서명법이 전자 계약의 안전한 저장을 요구하며, 보존 기간은 일반적으로 5년의 민사 소멸 시효와 관련이 있지만 금융 계약의 경우 최대 15년까지 연장될 수 있습니다. 비즈니스 관점에서 다국적 기업은 이러한 요구 사항을 조정하는 데 어려움을 겪고 있으며, 일반적으로 대부분의 시나리오를 포괄하기 위해 보수적인 7~10년을 기준으로 채택합니다.

산업별 보존 지침

일반 법률 외에도 산업 표준은 더 길거나 짧은 기간을 규정합니다. 금융 분야에서는 미국의 사베인스-옥슬리법(SOX)에 따라 재무 보고와 관련된 전자 계약을 최소 7년 동안 보존해야 합니다. 의료 서비스 제공자는 HIPAA의 적용을 받으며, 종료 후 6년 동안 비즈니스 파트너 계약을 보존해야 합니다. 라이선스 계약과 같은 지적 재산 계약의 경우 보존 기간은 침해 소송을 방지하기 위해 지적 재산 수명에 10년을 더한 기간까지 연장될 수 있습니다.

실제로 기업은 계약의 목적을 고려해야 합니다. NDA와 같은 운영 계약은 3~5년이 필요할 수 있지만, 고용 계약은 잠재적인 청구에 대비하기 위해 종료 후 7년 동안 보존해야 합니다. 디지털 스토리지 솔루션은 자동화된 아카이브를 통해 규정 준수를 촉진하지만, 회사는 법정에서 허용 가능성을 보장하기 위해 감사 추적(타임스탬프, 서명자 신원 및 무결성 검사)을 확인해야 합니다. 2023년 딜로이트의 조사에 따르면 임원 중 68%가 부적절한 보존 관리를 최우선 규정 준수 위험으로 간주하고 있으며, 이는 접근성과 데이터 최소화 정책의 균형을 맞추는 것이 필요함을 강조합니다.

보존 결정에 영향을 미치는 요인

몇 가지 비즈니스 요인이 법적 최소 요구 사항을 초과하는 보존 기간에 영향을 미칩니다. 위험 평가는 핵심입니다. 고가치 계약(예: M&A)은 더 긴 보존 기간을 정당화하며, 디지털화가 효율적이라면 무기한으로 보존할 수도 있습니다. 스토리지 비용 영향이 나타납니다. AWS 또는 Azure와 같은 클라우드 솔루션은 확장 가능한 옵션을 제공하지만, 레거시 시스템은 더 높은 비용을 발생시킬 수 있습니다. 캘리포니아의 CCPA와 같은 데이터 개인 정보 보호법은 보존 기간 후 불필요한 개인 데이터를 삭제하도록 요구하여 자동화된 삭제 워크플로를 촉진합니다.

운영 관점에서 보존을 계약 수명 주기 관리(CLM) 도구에 통합하면 효율성을 높일 수 있습니다. 예를 들어 자동 만료 날짜를 설정하면 수동 감독 없이 규정 준수를 보장할 수 있습니다. 기업은 분쟁 해결 조항도 고려해야 합니다. 중재 판정은 유효한 보존 요구 사항을 연장할 수 있습니다. 요약하자면, 보편적인 시간 프레임은 없지만 7년의 최소 기간은 전 세계 대부분의 상업용 전자 계약을 포괄하며, 관할 구역 및 위험 상황에 따라 조정할 수 있습니다. 이 방법은 책임을 최소화하면서 리소스를 최적화합니다.

전자 서명 솔루션의 계약 관리 비교

기업이 보존 문제에 대처함에 따라 안전하고 규정을 준수하는 저장 및 관리를 위해 올바른 전자 서명 플랫폼을 선택하는 것이 중요합니다. 아래에서는 기능, 규정 준수 및 사용 편의성에 중점을 두고 DocuSign, Adobe Sign, eSignGlobal 및 HelloSign(현재 Dropbox의 일부)을 포함한 주요 참여자를 중립적인 비즈니스 관점에서 살펴봅니다.

주요 플랫폼 개요

DocuSign은 전자 서명 및 계약 관리 시장의 선두 주자이며, 계약을 보내고, 서명하고, 저장하는 데 사용할 수 있는 강력한 도구를 제공합니다. ESIGN, UETA 및 eIDAS 규정 준수를 지원하며, 자동화된 워크플로, 감사 추적 및 Salesforce와 같은 CRM 시스템과의 통합 기능을 제공합니다. 기업은 엔터프라이즈급 확장성을 높이 평가하지만, 가격은 고급 보존 분석 계층부터 높습니다.

Adobe Sign은 Adobe Document Cloud에 통합되어 원활한 PDF 처리 및 엔터프라이즈급 보안을 강조합니다. eIDAS 및 ESIGN과 같은 글로벌 표준을 준수하며, 양식 채우기, 워크플로 자동화 및 디지털 인증서를 사용하는 장기 보관 옵션을 제공합니다. 문서 편집이 필요한 창의적인 산업에 강점이 있지만, 전체 기능을 구현하려면 추가 Adobe 에코시스템 구독이 필요할 수 있습니다.

eSignGlobal은 100개 이상의 주요 국가 및 지역에서 규정 준수 솔루션으로 자리매김하고 있으며, 특히 아시아 태평양(APAC) 지역에서 강력합니다. APAC 전자 서명 환경은 파편화, 높은 표준 및 엄격한 규정을 특징으로 하며, 미국(ESIGN) 및 유럽(eIDAS)의 보다 체계적인 접근 방식과 대조됩니다. APAC에서 표준은 “에코시스템 통합” 모델을 강조하며, 기업 대 정부(G2B) 디지털 신원과의 심층적인 하드웨어 및 API 수준 통합이 필요합니다. 이는 서양에서 흔히 볼 수 있는 이메일 확인 또는 자기 선언 방식의 기술적 장벽을 훨씬 뛰어넘습니다. eSignGlobal은 이 분야에서 탁월한 성능을 발휘하며, 홍콩 iAM Smart 및 싱가포르 Singpass와 같은 시스템과의 원활한 통합을 제공합니다. 미국 및 유럽을 포함한 글로벌 경쟁에서 DocuSign 및 Adobe Sign과 경쟁하며 비용 효율적인 계획을 통해 경쟁합니다. 예를 들어 Essential 버전은 월 16.6달러에 불과하며, 최대 100개의 서명 대기 문서, 무제한 사용자 시트 및 액세스 코드를 통한 확인을 허용하면서 완전한 규정 준수를 유지합니다. 이러한 가격 책정은 지역 준수를 우선시하는 기업에 강력한 가치를 제공합니다. 30일 무료 평가판을 받으려면 eSignGlobal의 연락처 페이지를 방문하십시오.

HelloSign은 2019년에 Dropbox에 인수되었으며, 중소기업의 단순성에 중점을 두고 있으며, 워크플로에 쉽게 포함할 수 있는 기본 ESIGN 및 UETA 규정 준수를 제공합니다. 무제한 템플릿과 Google Workspace와 같은 도구와의 통합을 제공하지만, 대규모 플랫폼의 심층적인 엔터프라이즈 기능이 부족하여 복잡한 보존 시나리오가 아닌 간단한 계약 요구 사항에 적합합니다.

기능 비교표

이 표는 절충점을 강조합니다. DocuSign과 Adobe Sign은 엔터프라이즈 영역을 주도하는 반면, eSignGlobal은 APAC 중심의 강점을 제공하고 HelloSign은 소규모 운영의 경제성을 우선시합니다.

비즈니스 영향 및 최종 생각

전자 계약을 7~10년 동안 보존하는 것은 대부분의 비즈니스 요구 사항에 부합하지만, 비교된 플랫폼은 규정 준수를 자동화하고 관리 부담을 줄일 수 있습니다. 디지털 전환이 가속화됨에 따라 지역 규정 및 비즈니스 규모에 맞는 도구를 선택하는 것이 중요합니다.

DocuSign 대안을 찾는 사람들에게 eSignGlobal은 특히 에코시스템 통합 솔루션이 필요한 APAC 지향 기업을 위한 중립적이고 지역 규정을 준수하는 옵션으로 두각을 나타냅니다.