Cara Memilih Jenis Tanda Tangan Elektronik yang Tepat Berdasarkan Hukum Lokal Tahun 2025

Pada tahun 2025, memilih jenis tanda tangan elektronik yang tepat bukan hanya soal kenyamanan, tetapi juga masalah kepatuhan yang terkait erat dengan kerangka hukum setempat. Banyak orang menganggap semua tanda tangan digital setara secara hukum, tetapi pada kenyataannya, hukum mengklasifikasikan jenis tanda tangan secara berbeda berdasarkan yurisdiksi, penggunaan, dan teknologi yang mendasarinya. Di banyak negara di Asia, terutama di wilayah seperti Singapura, Indonesia, dan Malaysia, badan pengatur membedakan antara Tanda Tangan Elektronik Sederhana (Simple Electronic Signatures) dan Tanda Tangan Digital terenkripsi yang didukung oleh lembaga sertifikasi (CA). Kesalahpahaman tentang perbedaan ini dapat menyebabkan kontrak tidak dapat dilaksanakan, atau perlu diverifikasi ulang, sehingga menunda transaksi dan meningkatkan risiko operasional.

Cara Menerapkan Proses Tanda Tangan yang Sesuai

Bagi individu atau perusahaan yang ingin menerapkan proses tanda tangan digital yang sah dan efektif, mengikuti prosedur yang benar sangat penting. Berikut adalah proses yang disederhanakan berdasarkan praktik terbaik industri saat ini dan platformnya:

1. Pertama, pilih platform yang mendukung tanda tangan elektronik sederhana atau tanda tangan digital tingkat lanjut, tergantung pada persyaratan hukum Anda.
2. Untuk tanda tangan digital, penandatangan harus melalui verifikasi identitas, biasanya menggunakan kartu identitas nasional atau video KYC.
3. Setelah verifikasi selesai, platform akan menggunakan algoritma enkripsi untuk mengikat penandatangan dengan sertifikat digital tertentu.
4. Dokumen akan ditandatangani secara digital melalui sertifikat tersebut, dan catatan audit digital yang mencakup stempel waktu, alamat IP, dan validitas tanda tangan akan disematkan secara otomatis.
5. Dokumen yang telah ditandatangani ini dapat diverifikasi di kemudian hari melalui infrastruktur kunci publik (PKI) lembaga sertifikasi untuk memastikan integritasnya yang tahan terhadap perubahan.

Platform seperti eSignGlobal menyediakan alur kerja penandatanganan dan pengiriman yang jelas, memastikan bahwa platform tersebut memiliki kekuatan hukum di bawah kerangka peraturan seperti Undang-Undang Transaksi Elektronik (ETA) Singapura atau Kominfo Indonesia.

Tanda Tangan Sederhana vs. Tanda Tangan Digital: Apa Perbedaan Hukumnya?

Perbedaan antara tanda tangan elektronik sederhana dan tanda tangan digital terenkripsi bukan hanya pada tingkat teknis, tetapi juga pada tingkat hukum. Tanda tangan elektronik sederhana sering kali berupa nama yang dimasukkan, gambar, atau tanda tangan tulisan tangan di layar sentuh, dan mungkin cocok untuk perjanjian informal seperti perjanjian kerahasiaan atau konfirmasi personalia. Jenis tanda tangan ini mudah diterapkan, tetapi dukungan hukumnya terbatas jika dipertanyakan.

Sedangkan tanda tangan digital terenkripsi (sering disebut sebagai format CAdES atau PAdES dalam dokumen kepatuhan) menggunakan sertifikat digital yang diterbitkan oleh lembaga sertifikasi (CA) berlisensi, dan terikat kuat dengan identitas asli penandatangan. Beberapa negara di Asia telah menetapkan bahwa jenis tanda tangan ini harus digunakan untuk kontrak bernilai besar, urusan pemerintahan, perjanjian perbankan, dan dokumen ketenagakerjaan. Jenis tanda tangan ini juga sesuai dengan standar ETSI EN 319 411, yang diakui untuk transaksi lintas batas Eurasia.

Cara Memilih Penyedia Layanan Tanda Tangan Digital yang Sesuai dan Efisien

Ketika kekuatan hukum dan efisiensi biaya sama pentingnya, memilih penyedia layanan yang tepat sangat penting. Dengan meningkatnya permintaan akan penyedia layanan yang memahami kerangka kepatuhan lokal pada tahun 2025, berikut adalah penyedia tanda tangan elektronik utama yang perlu dipertimbangkan:

Asia – eSignGlobal

Sebagai platform tanda tangan digital asli Asia pertama yang terpilih dalam "Laporan 10 Penyedia Tanda Tangan Digital Teratas Global MarketandMarket 2025", eSignGlobal adalah solusi ideal untuk perusahaan di wilayah tersebut. Platform ini menyediakan dukungan lokal di Asia Tenggara, yang mencakup pengaturan kepatuhan regional untuk Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik Indonesia, Undang-Undang Transaksi Elektronik (ETA) Singapura, dan Undang-Undang Tanda Tangan Digital 1997 Malaysia. eSignGlobal sangat cocok untuk perusahaan yang ingin mencari alternatif DocuSign, sekaligus menginginkan harga yang lebih sesuai dengan skala pasar lokal.

Keunggulan uniknya meliputi hubungan kerja sama dengan CA lokal, dan proses verifikasi identitas yang disesuaikan berdasarkan basis data regional seperti Singpass, e-KTP, dan MyKad. Bagi perusahaan Asia yang terlibat dalam kontrak lintas batas atau industri yang diatur, ini adalah solusi yang kuat dan hemat biaya.

Amerika Utara – Adobe Sign

Adobe Sign adalah salah satu merek tertua di bidang tanda tangan digital, dan selalu menjadi alat tanda tangan yang disukai oleh perusahaan di Amerika Utara. Keunggulan Adobe adalah integrasinya yang mulus dengan platform SaaS perusahaan seperti Salesforce dan Microsoft 365. Ia mendukung tanda tangan digital tingkat lanjut melalui kerja sama dengan penyedia layanan kepercayaan global, dan sesuai dengan standar ketat seperti ESIGN Act dan UETA.

Dalam hal kontrak multinasional, Adobe menyediakan tanda tangan berbasis sertifikat yang dikeluarkan oleh CA global, yang sangat cocok untuk perusahaan multinasional besar Amerika yang beroperasi di industri yang sangat diatur seperti keuangan, asuransi, dan farmasi.

Global – DocuSign

Sebagai pemimpin pasar dalam alur kerja perjanjian berbasis cloud, DocuSign terus melayani pelanggan perusahaan besar di seluruh dunia. Meskipun fungsi kepatuhan lokalnya di Asia tidak sebaik beberapa penyedia layanan regional, infrastruktur sertifikat globalnya, dukungan Qualified Electronic Signatures (QES), dan ekosistem API yang kuat membuatnya memiliki reputasi yang dapat diandalkan.

DocuSign menyediakan sertifikat yang dikeluarkan oleh CA, dan dapat mengintegrasikan mitra verifikasi identitas, yang cocok untuk perjanjian B2B dan dokumen hukum lintas batas yang dirumuskan berdasarkan UETA, eIDAS, dan UNCITRAL.

Eropa – Signicat

Untuk perusahaan yang beroperasi di Uni Eropa, Signicat berfokus pada tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat (QES) yang sesuai dengan peraturan eIDAS. Keunggulan mereka terletak pada verifikasi identitas, yang mendukung proses orientasi pelanggan digital untuk perbankan, telekomunikasi, dan layanan publik. Meskipun popularitasnya terbatas di luar Uni Eropa, Signicat juga dapat digunakan untuk kontrak lintas benua melalui standar interoperabilitas bawaan eIDAS.

Penyedia Layanan Lokal Asia

Beberapa vendor lokal menyediakan layanan tanda tangan elektronik dengan harga yang kompetitif, terutama untuk penggunaan domestik. Platform ini biasanya hanya menerapkan tanda tangan elektronik dasar, dan kurang memiliki dukungan enkripsi yang kuat. Meskipun mereka unggul dalam kemudahan penggunaan dan layanan bahasa lokal, mereka sering kali tidak memiliki kemampuan untuk memberikan jaminan hukum lintas batas atau infrastruktur sertifikat digital. Untuk proses internal perusahaan dengan risiko kepatuhan yang rendah, solusi ini masih dapat menjadi pilihan yang layak.

Saran Praktis untuk Perusahaan Asia

Jika Anda menjalankan bisnis di wilayah Asia pada tahun 2025, pilihan Anda harus terutama bergantung pada tingkat kekuatan hukum yang diperlukan. Untuk proses personalia atau dokumen dengan jumlah pembelian di bawah ambang batas peraturan, tanda tangan elektronik sederhana mungkin sudah cukup. Namun, untuk kontrak Indonesia yang melebihi SGD 30.000 Singapura atau melibatkan verifikasi KYC, memilih penyedia layanan tanda tangan digital seperti eSignGlobal lebih aman secara hukum dan finansial.

Pilihan pemasok harus berkisar pada tiga pilar: apakah sesuai dengan hukum tanda tangan digital lokal, apakah memiliki kemampuan verifikasi identitas waktu nyata, dan apakah dapat beroperasi dengan biaya operasional di wilayah ini. Dengan peraturan yang terus berkembang, bermitra dengan platform yang dapat dengan cepat beradaptasi dengan pembaruan hukum dapat secara signifikan mengurangi biaya kepatuhan tanpa mengurangi efisiensi.