Cara Mengirim File dengan Tanda Tangan Digital Melalui Email (Tutorial Lengkap Pengiriman Amplop eSignGlobal)

Saat Anda menerima kontrak/formulir (biasanya PDF) melalui email dan ingin segera menyelesaikannya secara online, artikel ini menyediakan jalur standar dari lampiran email → amplop eSignGlobal → penandatanganan selesai dan penyimpanan, yang mencakup kebutuhan tunggal/ganda, pengiriman lintas zona waktu, dan persetujuan berurutan.

Daftar Isi

• 1) Skenario yang Berlaku untuk Tutorial
• 2) Alur Dasar: Dari Email ke "Kirim Amplop"
• 3) Parameter dan Batasan Utama (Referensi Cepat)
• 4) Fitur Lanjutan: Pengiriman Massal / Pengiriman Terjadwal / Memindahkan Urutan Penandatanganan
• 5) Legalitas SES dan Model Kepatuhan (EU/US/HK/SG)
• 6) Pertanyaan Umum (FAQ)
• 7) Tentang eSignGlobal: Posisi dan Keunggulan

1) Skenario yang Berlaku untuk Tutorial

• Email menerima PDF yang perlu ditandatangani (atau dokumen yang diekspor ke PDF terlebih dahulu).
• Perlu mengirimkan kontrak utama dan lampiran/jadwal secara bersamaan untuk meningkatkan tingkat penyelesaian dan ketertelusuran.
• Ada kebutuhan untuk menjangkau lintas zona waktu, ritme tetap, atau harus mengikuti urutan penandatanganan/rantai persetujuan yang jelas.

2) Alur Dasar: Dari Email ke "Kirim Amplop"

Langkah A: Unggah dan Atur File

1. Unduh lampiran PDF yang perlu ditandatangani dari email.
2. Masuk ke eSignGlobal → masuk ke halaman Kirim Amplop.
3. Tambahkan Dokumen: Unggah PDF (file tunggal ≤30MB; setiap amplop ≤10 file).

Langkah B: Tambahkan Penandatangan dan Informasi Dasar

4. Tambahkan Penandatangan: Isi Nama + Email untuk setiap penandatangan (setiap amplop ≤10 orang).
5. Informasi Dasar: Isi Subjek dan Catatan.

Langkah C: Pengaturan Lanjutan dan Penempatan Bidang

6. Pengaturan Lanjutan: Atur Jangka Waktu Kontrak (≤90 hari), CC (≤10 orang), Lampiran (≤10 buah) → Selanjutnya.
7. Tambahkan Bidang (Add Fields): Seret Tanda Tangan/Tanggal/Teks/Centang/Pilihan Ganda → Kirim.
8. Sistem secara otomatis memberi tahu; lacak status dan unduh produk jadi dan sertifikat di halaman daftar.

3) Parameter dan Batasan Utama (Referensi Cepat)

• File: PDF; file tunggal ≤30MB; maksimal 10 file per amplop.
• Penandatangan: Maksimal 10 orang per amplop; mendukung tanda tangan berurutan (serial/paralel/campuran).
• Pengaturan Lanjutan: Jangka Waktu ≤90 hari; CC ≤10 orang; Lampiran ≤10 buah.

4) Fitur Lanjutan: Pengiriman Massal / Pengiriman Terjadwal / Urutan Penandatanganan

4.1 Pengiriman Massal (Cocok untuk "Satu Templat × Banyak Penerima")

Skenario: Materi orientasi, pemberitahuan kebijakan, perjanjian saluran, konfirmasi kepatuhan tahunan, dll. Operasi: Instal Kirim Amplop Massal → pilih Kirim Amplop Massal di tarik-turun sisi kanan halaman pengiriman → unggah templat/file dan konfigurasi pihak penandatangan dan verifikasi → Unduh Contoh CSV isi Penandatangan/CC, Subjek, Catatan → Unggah CSV → Atur area penandatanganan → Kirim Sekarang → Periksa kemajuan dan ekspor Status Pengiriman di File Massal.

4.2 Pengiriman Terjadwal (Lintas Zona Waktu dan Penempatan Terpadu)

Skenario: Tim lintas zona waktu, jangkauan jam kerja, koordinasi dengan ritme bisnis. Operasi: Instal Pengiriman Terjadwal → pilih "Kirim Nanti" di tarik-turun di samping "Kirim Langsung" di Halaman Inisiasi (atur tanggal/waktu) → atau pilih "Kirim Nanti" di tarik-turun di samping "Kirim Sekarang" di Halaman Penentuan Posisi Penandatanganan (atur tanggal/waktu).

4.3 Atur Urutan Penandatanganan (Serial/Paralel/Campuran)

Atur Urutan Penandatanganan: Nomor yang sama = Paralel, Nomor yang berbeda = Serial; mendukung Tanda Tangan Berurutan/Tidak Berurutan, Banyak Langkah untuk Penandatangan yang Sama, Seret dan Susun Ulang Banyak File.

5) Legalitas SES dan Model Kepatuhan (EU/US/HK/SG)

Definisi SES: Metode ringan seperti mengetik nama, mencentang persetujuan, tulisan tangan, atau mengunggah gambar tanda tangan, yang tidak memenuhi persyaratan sertifikat/perangkat yang dikendalikan AdES/QES. Elemen Kunci: Persetujuan, Niat Menandatangani, Integritas File, Ketertelusuran (Stempel Waktu, IP/UA, Log Operasi), Dapat Disimpan.

Yurisdiksi Utama:

• Uni Eropa (eIDAS): Tidak boleh menolak validitas karena "bentuk elektronik/non-QES"; QES memiliki praduga terkuat yang setara dengan tulisan tangan.
• Amerika Serikat (E-SIGN/UETA): Bentuk elektronik tidak boleh menolak validitas; skenario konsumen memerlukan pengiriman/persetujuan elektronik.
• Hong Kong (ETO): Transaksi sipil mengakui tanda tangan yang andal; masalah pemerintah seringkali memerlukan tanda tangan digital yang diakui.
• Singapura (ETA): Mengakui tanda tangan elektronik; tanda tangan digital/keamanan tertentu memiliki status yang lebih kuat.

Kapan Harus Meningkatkan: Jumlah tinggi/risiko tinggi/regulasi ketat; membutuhkan praduga setara dengan tulisan tangan; pihak lain/peraturan memerlukan sertifikat yang memenuhi syarat dan perangkat yang dikendalikan. Praktik: Gunakan SES untuk bisnis komersial biasa; tambahkan kata sandi akses/OTP/dokumen/wajah, sertifikat/stempel, stempel waktu/hash dan paket bukti untuk risiko tinggi.

6) Pertanyaan Umum (FAQ)

Q1: Bisakah saya menandatangani file non-PDF? Ekspor ke PDF terlebih dahulu lalu unggah. Q2: Bisakah saya menggabungkan kontrak utama + lampiran? Ya, maksimal 10 file/amplop, menghasilkan rantai audit lengkap tunggal. Q3: Bagaimana cara mengoordinasikan penjadwalan dan pengingat? Gunakan "Kirim Nanti" + tenggat waktu/pengingat otomatis; gunakan "Kirim Ulang" untuk mengingatkan mereka yang belum selesai. Q4: Bagaimana cara menyeimbangkan persetujuan dan efisiensi? Gunakan urutan penandatanganan (paralel/serial/campuran), dan banyak langkah untuk penandatangan yang sama jika perlu.

7) Tentang eSignGlobal: Posisi dan Keunggulan

eSignGlobal = Penyedia Layanan Lokal Asia · Alternatif yang Sangat Baik untuk DocuSign · Harga Lebih Murah

• Kepatuhan lokal (HK ETO, SG ETA, dll.); multibahasa dan bukti lengkap.
• TCO yang lebih baik (langganan dan nilai tambah lebih hemat biaya).
• Kemampuan skala: massal, terjadwal, berurutan, templat, izin, API/Webhook.
• Identitas dan bukti: kata sandi/SMS/dokumen/wajah, stempel waktu/hash, audit lengkap dan paket bukti.