ESG dan Revolusi Tanpa Kertas: Nilai Bisnis di Balik Transformasi Digital Hijau

Di persimpangan antara pembangunan berkelanjutan dan inovasi digital, salah satu pendorong paling kuat untuk transformasi perusahaan modern adalah beralih ke operasi tanpa kertas. Transformasi ini, dalam konteks luas kerangka kerja Lingkungan, Sosial, dan Tata Kelola (ESG), bukan hanya tentang mengurangi penggunaan kertas, tetapi lebih menandai perubahan mendasar dalam cara organisasi menata ulang proses, mengukur dampak, dan mencapai nilai jangka panjang. Sebuah studi global yang ditugaskan oleh Adobe kepada Forrester Consulting pada tahun 2023, “Status Tanda Tangan Elektronik”, mengungkapkan tren yang muncul, menyoroti pentingnya transformasi digital melalui penerapan tanda tangan elektronik dan proses dokumen digital dalam hal keuangan dan lingkungan.

Persyaratan ESG bukan lagi opsional. Para pemangku kepentingan, termasuk investor, pelanggan, regulator, dan karyawan, semakin menuntut perusahaan untuk menerapkan dan mengungkapkan praktik berkelanjutan. Banyak organisasi telah menyadari bahwa hubungan antara ESG dan transformasi digital lebih erat dari sebelumnya. Laporan Forrester menunjukkan bahwa 66% organisasi menganggap keberlanjutan sebagai “tujuan bisnis inti”, sementara 72% responden mengatakan bahwa mengurangi dampak lingkungan memainkan peran “sedang hingga tinggi” dalam keputusan digital mereka. Dalam kerangka kerja ini, mengurangi ketergantungan pada proses kertas adalah hasil yang dapat dicapai dengan cepat dan juga merupakan pegangan strategis.

Dampak kertas terhadap lingkungan sudah lama diketahui. Menurut Badan Perlindungan Lingkungan AS (EPA), kertas menyumbang sekitar 26% dari total volume tempat pembuangan sampah, dan merupakan salah satu sumber industri utama polusi udara, air, dan tanah. Selain manfaat yang jelas dari melindungi hutan, mengurangi penggunaan kertas melalui dokumen elektronik juga dapat secara signifikan mengurangi konsumsi energi dan emisi karbon di seluruh siklus hidup dokumen, termasuk pencetakan, pengiriman surat, transportasi, dan penyimpanan fisik, yang semuanya memiliki jejak karbon yang tidak dapat diabaikan. Studi Forrester menunjukkan bahwa perusahaan yang menggunakan tanda tangan elektronik dan proses dokumen digital mengurangi penggunaan kertas rata-rata sebesar 80%. Ini bukan hanya data keberlanjutan, tetapi juga keunggulan operasional yang kuat.

Namun, nilai bisnis sebenarnya dari transformasi tanpa kertas tidak hanya tercermin dalam penghematan biaya atau citra hijau, tetapi juga dalam kecepatan, kepatuhan, dan ketahanan. Studi Forrester menunjukkan bahwa dengan mengintegrasikan solusi tanda tangan elektronik, organisasi mencapai peningkatan 2,1 kali lipat dalam waktu pemrosesan dokumen, rata-rata dari 5,1 hari menjadi 2,4 hari. Dalam industri seperti layanan keuangan, perawatan kesehatan, dan real estat, di mana kontrak dan dokumen peraturan merupakan dasar operasi inti, ini berarti siklus pendapatan yang lebih cepat, pengalaman orientasi pelanggan yang lebih efisien, dan kepatuhan peraturan yang lebih akurat.

Hasil ini bukanlah asumsi teoretis. Analisis Forrester menemukan bahwa perusahaan yang dapat menerapkan proses tanpa kertas dalam skala besar menunjukkan kinerja yang lebih baik dalam berbagai indikator laba atas investasi. Kuartil teratas dari pengguna aplikasi tanda tangan elektronik melaporkan peningkatan 62% dalam produktivitas karyawan dan pengurangan 45% dalam waktu persetujuan. Ini bukan perbaikan kecil, tetapi hasil yang transformatif. Seperti yang dikatakan oleh seorang eksekutif TI yang dikutip: “Proses file digital memungkinkan kami untuk meningkatkan efisiensi operasional sambil mencapai tujuan ESG kami. Ini bukan lagi pertukaran antara kepatuhan dan kecepatan, tetapi perpaduan keduanya.”

Namun, meskipun proposisi nilainya sangat jelas, tidak banyak perusahaan yang mencapai adopsi penuh. Hanya 48% organisasi yang disurvei yang telah menerapkan beberapa bentuk teknologi tanda tangan digital di seluruh perusahaan. Orang tidak bisa tidak bertanya: Apa yang menghalangi perusahaan yang tersisa?

Tantangan saat ini berasal dari dampak gabungan dari kelambanan teknologi, ambiguitas peraturan, dan resistensi budaya terhadap perubahan. Banyak perusahaan berada dalam industri yang diatur secara ketat, menganggap kepatuhan sebagai penghalang untuk digitalisasi. Masih banyak orang yang percaya bahwa tanda tangan tulisan tangan dan catatan kertas pada dasarnya lebih aman dan lebih mudah dilacak. Tetapi data dan sistem peraturan menunjukkan yang sebaliknya. Menurut kerangka kerja eIDAS UE dan ESIGN AS, tanda tangan elektronik tingkat lanjut (AES) dan tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat (QES) sekarang memiliki kekuatan hukum yang sama atau bahkan lebih tinggi daripada metode kertas tradisional.

Organisasi yang berhasil mengatasi hambatan ini sering kali mencapai ini dengan memfokuskan kembali strategi digital mereka pada hasil ESG. Mereka tidak lagi menganggap pengenalan teknologi sebagai proyek TI yang terisolasi, tetapi mengintegrasikan aplikasi tanda tangan elektronik ke dalam cetak biru keberlanjutan dan kepatuhan yang lebih luas. Keselarasan strategis ini tidak hanya membantu mendapatkan dana investasi (mengingat investor semakin menekankan pada indikator ESG), tetapi juga menanamkan pemikiran hijau jauh ke dalam strategi bisnis.

Sebuah bank komersial yang disebutkan dalam laporan tersebut memperoleh serangkaian manfaat berantai setelah menyelesaikan digitalisasi proses orientasi pelanggan dan persetujuan internal. Penggunaan kertasnya berkurang 76%, waktu orientasi pelanggan berkurang dari 12 hari menjadi 4 hari, dan manajemen catatan digital juga meningkatkan kesiapan untuk audit peraturan. “Efek riak” ini menunjukkan bahwa satu proyek transformasi dapat secara bersamaan mendorong peningkatan kinerja ESG, optimalisasi efisiensi operasional, dan peningkatan kepuasan pelanggan.

Selain itu, proses digital juga dapat menghasilkan wawasan operasional berharga yang tidak dapat disediakan oleh proses kertas. Setiap interaksi digital dapat menghasilkan metadata yang dapat dipantau, dioptimalkan, dan diaudit. Kemampuan penelusuran ini semakin penting untuk pelaporan ESG dan audit kepatuhan. Tidak perlu lagi mencari-cari arsip fisik dan catatan manual, otomatisasi menghadirkan transparansi dalam skala besar.

Transformasi ini mencerminkan perubahan mendalam dalam nilai-nilai perusahaan. Memilih tanpa kertas bukan hanya langkah strategis, tetapi juga memiliki makna simbolis. Ini mewakili komitmen terhadap inovasi, tanggung jawab, dan perlindungan lingkungan. Dalam lingkungan bisnis di mana transparansi adalah kredibilitas, simbolisme ini sangat penting. Karena rantai pasokan, investor, dan pelanggan semakin berhati-hati, transformasi digital ini akan menjadi sumber penting kepercayaan merek dan keunggulan kompetitif.

Ke depan, prospeknya lebih luas. Peraturan ESG global semakin ketat, termasuk Arahan Pelaporan Keberlanjutan Perusahaan (CSRD) UE dan persyaratan pengungkapan informasi iklim yang akan datang dari Komisi Sekuritas dan Bursa AS, yang akan mendorong infrastruktur dokumen digital dari keunggulan strategis menjadi kebutuhan. Perusahaan yang menunda tindakan akan menghadapi risiko kepatuhan atau terperangkap oleh produktivitas yang tertinggal.

Singkatnya, ESG dan transformasi digital bukanlah dua jalur paralel, tetapi kekuatan yang saling bergantung dan berdampak luas. Pengembangan tanpa kertas yang didorong oleh teknologi seperti tanda tangan elektronik adalah inisiatif yang dapat diskalakan, diukur, dan berdampak yang tidak hanya memenuhi janji keberlanjutan, tetapi juga menciptakan nilai bisnis yang nyata. Para pemimpin yang memahami hal ini tidak hanya akan memenuhi harapan para pemangku kepentingan, tetapi juga akan memimpin pembangunan perusahaan berkelanjutan di masa depan.