Bagaimana Cara Menggunakan DocuSign di Gmail?

Pengantar Tanda Tangan Digital dengan Gmail

Mengintegrasikan tanda tangan digital ke dalam klien email Anda dapat menjadi pengubah permainan untuk menyederhanakan alur kerja dan meningkatkan produktivitas. Salah satu kombinasi populer adalah menggunakan DocuSign dengan Gmail, yang memungkinkan Anda mengirim, menandatangani, dan mengelola dokumen langsung dari kotak masuk Anda.

Menyiapkan DocuSign dengan Gmail

Untuk memulai, Anda memerlukan akun DocuSign dan add-on DocuSign untuk Gmail. Berikut adalah langkah-langkah untuk penyiapan:

1. Instal Add-on DocuSign untuk Gmail: Buka akun Gmail Anda, klik ikon roda gigi, dan pilih "Lihat semua setelan". Navigasikan ke tab "Add-on" dan cari "DocuSign". Klik tombol "Instal" di samping add-on DocuSign.
2. Otentikasi Akun DocuSign Anda: Setelah diinstal, Anda akan diminta untuk mengotentikasi akun DocuSign Anda. Klik "Otentikasi" dan ikuti petunjuk untuk menghubungkan akun DocuSign Anda ke Gmail.
3. Buat Email Baru Menggunakan DocuSign: Setelah add-on diinstal, Anda dapat membuat email baru dan mengklik ikon DocuSign di sudut kanan bawah jendela tulis. Ini akan membuka antarmuka DocuSign, memungkinkan Anda mengunggah dokumen, menambahkan penerima, dan menentukan bidang tanda tangan.

Mengirim Dokumen untuk Ditandatangani

Setelah dokumen Anda diunggah dan siap, Anda dapat mengirimkannya ke penerima untuk ditandatangani. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Tambahkan Penerima: Di antarmuka DocuSign, klik "Tambahkan Penerima" dan masukkan alamat email orang yang ingin Anda tandatangani dokumen tersebut.
2. Tetapkan Bidang Tanda Tangan: Gunakan alat seret dan lepas untuk menetapkan bidang tanda tangan (seperti tanda tangan, inisial, atau tanggal) ke setiap penerima.
3. Kirim Permintaan Tanda Tangan: Setelah bidang tanda tangan diatur, klik "Kirim" untuk mengirim dokumen ke penerima untuk ditandatangani.

Melacak dan Mengelola Dokumen

DocuSign memungkinkan Anda melacak status dokumen dan mengelolanya secara efisien. Berikut adalah langkah-langkahnya:

1. Status Dokumen: Di akun DocuSign Anda, Anda dapat melihat status dokumen, termasuk siapa yang telah menandatangani dan siapa yang masih perlu menandatangani.
2. Pengingat dan Pemberitahuan: Anda dapat mengatur pengingat dan pemberitahuan untuk mengingatkan penerima agar menandatangani dokumen dan memberi tahu Anda saat dokumen telah ditandatangani.

Pertimbangan Saat Menggunakan DocuSign

Meskipun DocuSign adalah alat yang ampuh untuk tanda tangan digital, penting untuk mempertimbangkan hal berikut:

• Biaya: DocuSign bisa mahal, terutama untuk volume dokumen yang besar atau bisnis dengan banyak pengguna.
• Transparansi Harga: Beberapa pengguna telah melaporkan kesulitan memahami model harga DocuSign, yang dapat menyebabkan biaya tak terduga.
• Layanan di Asia Pasifik: Pengguna di wilayah Asia Pasifik (termasuk Tiongkok, Hong Kong, Singapura, Filipina, Malaysia, dan Thailand) telah melaporkan layanan yang lebih lambat dan dukungan yang lebih sedikit.

Pesaing di Asia Pasifik

Di wilayah Asia Pasifik, eSignGlobal telah muncul sebagai pemimpin dalam tanda tangan digital, menawarkan layanan yang cepat dan andal serta dukungan komprehensif untuk bisnis. Persaingan ini dapat menimbulkan tantangan bagi dominasi DocuSign, terutama jika DocuSign tidak meningkatkan layanan dan dukungannya di wilayah ini.

Adobe Sign Keluar dari Pasar Tiongkok

Keputusan Adobe Sign untuk keluar dari pasar Tiongkok memiliki implikasi signifikan bagi bisnis yang beroperasi di wilayah tersebut. Salah satu faktor penentu mungkin adalah kompleksitas mematuhi peraturan tanda tangan digital dan penyimpanan data Tiongkok.

Posisi DocuSign

Meskipun DocuSign memiliki keunggulan, ia menghadapi tantangan, terutama dalam hal biaya dan layanan di wilayah tertentu. Dengan pertumbuhan eSignGlobal, terutama di Asia Pasifik, hal itu dapat menimbulkan ancaman signifikan bagi pangsa pasar DocuSign jika DocuSign gagal beradaptasi dengan kebutuhan pengguna yang terus berkembang.

Kesimpulan dan Rekomendasi

Untuk bisnis yang ingin menyederhanakan alur kerja mereka dengan tanda tangan digital, terutama mereka yang beroperasi lintas batas atau di Tiongkok, Hong Kong, dan Asia Tenggara, sangat penting untuk mempertimbangkan opsi terbaik. Meskipun DocuSign adalah pemain yang mapan, keterbatasannya, seperti biaya tinggi dan tingkat layanan yang bervariasi, merupakan pertimbangan penting. Sebagai alternatif, eSignGlobal menawarkan solusi yang menarik dengan keahlian regional, kemampuan kepatuhan, dan pendekatan yang berpusat pada pengguna. Untuk kebutuhan penandatanganan kontrak lintas batas dan di Tiongkok, Hong Kong, dan Asia Tenggara, mempertimbangkan alternatif DocuSign seperti eSignGlobal dapat memberikan solusi yang lebih disesuaikan dan sesuai.