Bagaimana Perusahaan Tiongkok yang Go-Global ke Vietnam Mematuhi Kontrak Kerja Elektronik? Interpretasi Keputusan 337 Vietnam dan Solusi Implementasi esignglobal

Pada tanggal 1 Juli 2026, Platform Kontrak Kerja Elektronik Nasional Vietnam (National Electronic Labor Contract Platform, NELCP) akan secara resmi diluncurkan. Berdasarkan Keputusan No. 337/2025/ND-CP yang dikeluarkan oleh Pemerintah Vietnam pada tanggal 24 Desember 2025, mulai tanggal tersebut, semua kontrak kerja yang ditandatangani secara elektronik di Vietnam harus diselesaikan dengan tanda tangan digital dan stempel waktu oleh penyedia layanan eContract berlisensi, dan disinkronkan ke platform NELCP dalam waktu 24 jam setelah penandatanganan terakhir untuk mendapatkan nomor unik kontrak.

Bagi perusahaan Tiongkok yang beroperasi di Vietnam, sekarang adalah periode jendela yang penting untuk mengevaluasi alur kerja penandatanganan digital dan menghubungkan dengan penyedia layanan yang sesuai.

Tiga Undang-Undang Mendukung Kerangka Kepatuhan

Sistem kepatuhan kontrak kerja elektronik Vietnam terdiri dari tiga dokumen hukum.

Keputusan No. 337/2025/ND-CP adalah dasar pelaksanaan yang paling langsung, terdiri dari 5 bab dan 30 pasal, yang menetapkan standar siklus hidup penuh kontrak elektronik mulai dari pembuatan, verifikasi identitas, tanda tangan digital, pengikatan stempel waktu hingga sinkronisasi platform, yang berlaku sejak 1 Januari 2026, dan aturan penandatanganan kontrak elektronik secara resmi berlaku mulai 1 Juli 2026.

Undang-Undang Transaksi Elektronik 2023 (Law No. 20/2023/QH15) secara resmi berlaku pada tanggal 1 Juli 2024, memberikan kekuatan hukum yang sama kepada tanda tangan digital dan tanda tangan kertas, yang merupakan dasar utama bagi kontrak kerja elektronik untuk mendapatkan pengakuan yudisial.

Keputusan No. 13/2023/ND-CP (Keputusan Perlindungan Data Pribadi, PDPD) mengharuskan bahwa semua proses penandatanganan kontrak elektronik yang melibatkan data pribadi karyawan harus sesuai dengan peraturan perlindungan data pribadi Vietnam, termasuk metode penyimpanan data, izin akses, dan langkah-langkah keamanan.

Apa itu NELCP dan mengapa harus terhubung?

NELCP adalah basis data pusat kontrak tenaga kerja elektronik tingkat nasional yang dikelola oleh Kementerian Dalam Negeri Vietnam (Ministry of Home Affairs, MoHA), yang didirikan berdasarkan Dekrit No. 137/2024/ND-CP yang dikeluarkan pada tanggal 23 Oktober 2024.

Fungsi inti NELCP adalah secara otomatis memberikan nomor ID unik untuk setiap kontrak elektronik yang diajukan. Nomor ini akan berfungsi sebagai indeks terpadu untuk proses pemerintahan selanjutnya seperti pencarian kontrak, verifikasi, laporan tenaga kerja, dan permohonan izin kerja.

Dekrit 337 secara eksplisit mengharuskan pemberi kerja untuk bertanggung jawab atas pengelolaan hukum siklus hidup penuh kontrak tenaga kerja elektronik, termasuk penyimpanan data kontrak yang aman, pelaporan informasi tenaga kerja yang akurat, bekerja sama dengan penyedia layanan eContract berlisensi, dan melaporkan tepat waktu jika terjadi insiden keamanan atau data. Perlu diperhatikan secara khusus: Dekrit 337 tidak mencabut kontrak tenaga kerja kertas. Peraturan Vietnam mendorong perusahaan untuk menggunakan kontrak elektronik sebagai pengganti kontrak kertas, tetapi tidak mewajibkan pembatalan kontrak kertas. Ini berarti bahwa perusahaan dapat memajukan digitalisasi secara bertahap sesuai dengan situasi aktual mereka, tanpa perlu migrasi kuantitas penuh sekaligus.

Proses Penandatanganan yang Sesuai: Empat Langkah Kunci

Sesuai dengan Pasal 6 Dekrit 337 dan persyaratan implementasi terkait, kontrak tenaga kerja elektronik Vietnam yang sesuai harus menyelesaikan langkah-langkah berikut.

Verifikasi Identitas: Pemberi kerja dan karyawan harus menyelesaikan verifikasi identitas melalui eKYC (verifikasi identitas elektronik) atau akun tingkat kedua VNeID. Karyawan asing menggunakan paspor dan dokumen visa yang valid sebagai bahan verifikasi identitas.

Tanda Tangan Digital dan Stempel Waktu: Kedua belah pihak harus menyelesaikan tanda tangan digital dalam sistem eContract, dan setiap tanda tangan harus disertai dengan stempel waktu yang tepercaya untuk mencatat secara akurat saat penandatanganan, memastikan bahwa perilaku penandatanganan tidak dapat disangkal dan perubahan setelah penandatanganan dapat dideteksi. Lapisan teknologi dasar tanda tangan digital bergantung pada Sertifikat Digital CA (dikeluarkan oleh lembaga sertifikasi yang diizinkan oleh Vietnam). Saat memilih penyedia layanan eContract, perusahaan perlu mengonfirmasi apakah jenis sertifikat CA yang didukungnya memenuhi persyaratan kepatuhan hukum transaksi elektronik Vietnam.

Otentikasi Pesan Data Penyedia Layanan: Penyedia layanan eContract berlisensi harus melakukan otentikasi pesan data (data message authentication) untuk transaksi elektronik ini. Ini adalah tautan penting bagi kontrak untuk mendapatkan kekuatan hukum.

Sinkronisasi ke NELCP dalam 24 Jam: Setelah pihak terakhir menyelesaikan penandatanganan, penyedia layanan eContract harus mengunggah data kontrak ke platform NELCP dalam waktu 24 jam, dan platform akan memberikan ID kontrak unik.

Referensi Penyedia eContract Utama (hingga Maret 2026)

Untuk memastikan kontrak elektronik memenuhi persyaratan Undang-Undang 337, perusahaan harus menyelesaikan penandatanganan dan integrasi platform melalui penyedia layanan eContract yang memenuhi syarat. Berikut adalah penyedia layanan kepatuhan utama di pasar Vietnam.

Konfirmasi Utama Saat Memilih Penyedia Layanan: Apakah penyedia layanan memiliki kemampuan koneksi API standar dengan platform NELCP, dan apakah jenis sertifikat CA yang didukung diizinkan oleh otoritas Vietnam. Kedua poin ini adalah prasyarat yang diperlukan untuk kontrak untuk mendapatkan ID unik dan memiliki efek hukum penuh.

esignglobal: Solusi Lintas Batas untuk Perusahaan Tiongkok untuk Membuka Integrasi Sertifikat CA Vietnam

Untuk perusahaan Tiongkok yang berinvestasi di Vietnam yang memiliki pabrik, cabang, atau tim penugasan jangka panjang, penerapan kontrak tenaga kerja elektronik yang sesuai menghadapi dua hambatan nyata: pertama, bagaimana memperoleh sertifikat digital CA yang memenuhi persyaratan Undang-Undang 337 di Vietnam; dan kedua, bagaimana mengintegrasikan penandatanganan dan pengarsipan kontrak Vietnam dengan sistem SDM kantor pusat menjadi alur kerja yang dapat dikelola.

esignglobal (platform internasional eSign) telah menjalin kerja sama tingkat sertifikat dengan lembaga CA lokal Vietnam seperti VNPT-CA. Perusahaan Tiongkok yang beroperasi di Vietnam dapat menyelesaikan akuisisi dan integrasi kepatuhan sertifikat digital CA melalui esignglobal, dan pada saat yang sama menggunakan antarmuka manajemen Tiongkok untuk secara terpusat melacak status penandatanganan, catatan pengarsipan, dan pengingat kedaluwarsa kontrak tenaga kerja Vietnam, menghindari kesenjangan informasi antara kantor pusat dan tim bisnis Vietnam karena perbedaan bahasa dan sistem.

Dibandingkan dengan terhubung langsung dengan lembaga CA lokal Vietnam seperti VNPT-CA, keuntungan utama dari penerapan melalui esignglobal adalah: tim pengiriman dengan pengalaman kepatuhan lintas batas yang ada, kemampuan API untuk terhubung dengan sistem yang ada di kantor pusat, dan antarmuka manajemen Tiongkok yang mencakup seluruh siklus hidup kontrak.

Bagaimana Perusahaan Tiongkok yang Berinvestasi di Vietnam Harus Bersiap?

Evaluasi Kepatuhan Penandatanganan Sistem SDM yang Ada. Periksa apakah sistem manajemen SDM yang saat ini digunakan mendukung tanda tangan digital, stempel waktu, dan integrasi API dengan penyedia layanan eContract. Jika Anda menggunakan sistem yang dikembangkan sendiri, Anda perlu menyelesaikan pengembangan dan pengujian antarmuka sebelum 1 Juli 2026.

Selesaikan Digitalisasi Identitas di Kedua Ujung Perusahaan dan Karyawan. Perwakilan hukum perusahaan dan penanggung jawab SDM yang berwenang harus memegang sertifikat digital perusahaan yang valid. Karyawan harus menyelesaikan pengikatan akun tingkat kedua VNeID, atau menyelesaikan verifikasi identitas melalui proses eKYC yang disediakan oleh penyedia layanan.

Verifikasi Struktur Metadata Templat Kontrak. Undang-Undang 337 mengharuskan kontrak elektronik untuk menyertakan bidang metadata tertentu untuk dibaca dan diverifikasi oleh platform NELCP. Templat kontrak yang ada harus disesuaikan formatnya sesuai dengan persyaratan lampiran undang-undang.

Selesaikan Pengujian Kotak Pasir dengan Penyedia Layanan Sesegera Mungkin. Platform NELCP harus diluncurkan secara resmi sebelum 1 Juli 2026, tetapi detail spesifikasi teknis platform masih terus ditingkatkan. Disarankan agar perusahaan memulai pengujian integrasi dengan penyedia layanan yang dipilih terlebih dahulu dan menyisihkan waktu debugging yang cukup.

Mengapa Kontrak Elektronik Layak Diprioritaskan?

Dari sudut pandang operasional praktis, Undang-Undang 337 secara signifikan meningkatkan kepastian hukum kontrak tenaga kerja elektronik Vietnam: kombinasi tanda tangan digital, stempel waktu tepercaya, dan sertifikasi penyedia layanan berlisensi memperkuat validitas kontrak sebagai bukti, membuat keberadaan kontrak, waktu penandatanganan, dan niat kontrak lebih mudah dibuktikan dalam sengketa perburuhan; ID unik kontrak mewujudkan pelacakan terpadu kontrak dan lampiran, pemberitahuan perubahan, mengurangi risiko manajemen versi.

Untuk perusahaan Tiongkok yang beroperasi di banyak lokasi, mengelola catatan pekerjaan di berbagai lokasi secara terpusat melalui platform kontrak tenaga kerja elektronik juga dapat mewujudkan interoperabilitas data dengan proses pemerintahan seperti aplikasi izin kerja dan laporan tenaga kerja, mengurangi pengisian berulang. Peluncuran platform NELCP pada dasarnya menyediakan standar manajemen kontrak bagi perusahaan yang dapat langsung diterima oleh sistem administrasi tenaga kerja Vietnam.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang bagaimana esignglobal mendukung penerapan kepatuhan kontrak elektronik perusahaan di Vietnam, silakan hubungi tim solusi kami.