Pagpapalakas sa mga SME: Paano Binabawasan ng Elektronikong Lagda ang Gastos at Hadlang sa Digital na Pagbabago

Sa mga nagdaang taon, nahihirapan ang mga maliliit at katamtamang laki ng negosyo (SMEs) sa pabago-bagong digital na ekonomiya. Hindi tulad ng malalaking korporasyon na may kakayahang magsagawa ng malawakang digital na pagbabago, ang mga SME ay karaniwang may limitadong pondo sa operasyon at mahinang imprastraktura. Gayunpaman, ang presyon para sa digitalisasyon ay patuloy na tumitindi, hindi lamang dahil sa inaasahan ng mga customer, kundi pati na rin dahil sa kompetisyon sa merkado. Sa isang serye ng mga tool na nagtutulak ng digital na pagbabago, ang mga electronic signature ay naging isang hindi inaasahan ngunit lubhang makapangyarihang tool, na tumutulong sa mga SME na bawasan ang mga gastos at malampasan ang mga tradisyonal na hadlang sa operasyon.

Ayon sa 2023 Electronic Signature Adoption Report, ang paggamit ng mga electronic signature sa mga SME sa buong mundo ay tumaas ng 39% taon-sa-taon, na nagpapahiwatig na ang maliliit na negosyo ay hindi na lamang mga tagamasid sa digital na pagbabago. Kapansin-pansin, higit sa 64% ng mga SME na sumagot ay naglista ng "pagtitipid sa gastos" bilang pangunahing motibo para sa paggamit ng mga solusyon sa electronic signature. Hindi lamang ito pagpapabuti ng kahusayan sa produksyon, kundi sumasalamin din ito sa isang mas malalim na pagbabago sa istruktura - ang mga digital na tool ay binabago ang mga modelo ng operasyon ng maliliit na negosyo.

Isa sa mga pangunahing hamon na kinakaharap ng mga SME ay ang pasanin sa administratibo, tulad ng pamamahala ng kontrata, pag-archive ng dokumento, at mga proseso ng pag-apruba, na nangangailangan ng oras, lakas-tao, at mga gamit sa pag-imprenta. Bago ang paggamit ng mga digital na tool, maaaring tumagal ng ilang araw para sa isang maliit na kumpanya ng serbisyo upang makumpleto ang pagpapadala ng isang kasunduan sa maraming partido, na karaniwang umaasa sa mga serbisyo ng courier o mga personal na pagbisita. Sa kaibahan, ang mga electronic signature ay nagbibigay ng isang mahusay na alternatibo. Ipinapakita ng ulat na ang mga kumpanya na gumagamit ng mga platform ng electronic signature ay may 58% na mas mabilis na oras ng pagproseso ng dokumento kaysa sa mga proseso ng papel. Para sa mga negosyong kailangang magproseso ng maraming kasunduan sa supplier o kontrata ng customer bawat buwan, ang ganitong pagtitipid sa oras ay direktang isinasalin sa pinabilis na kita.

Ang pagbilis na ito ay nagdudulot ng positibong epekto sa pananalapi. Ipinapakita ng datos ng ulat na sa unang taon pagkatapos gamitin ang mga solusyon sa electronic signature, ang average na gastos na nauugnay sa gawaing papel para sa mga SME ay bumaba ng 32%. Ang mga pagtitipid na ito ay hindi lamang nagmumula sa pagbawas ng mga gastos sa pag-imprenta at pagpapadala, kundi pati na rin sa mga hindi direktang benepisyo na dulot ng pagbawas ng mga pagkakamali, pagbawas ng muling paggawa, pagbaba ng mga panganib sa pagsunod, at mas mahusay na pagsubaybay sa dokumento. Sa isang kapaligiran kung saan ang bawat sentimo ay mahalaga sa kaligtasan, ang kahusayan sa gastos na ito ay lalong mahalaga.

Bukod sa pagpapabuti ng kahusayan sa operasyon, ang mga electronic signature ay nagdudulot din ng estratehikong kakayahang umangkop. Ang mga SME ay hindi na limitado ng mga limitasyon sa heograpiya o time zone upang makumpleto ang pagpirma ng kontrata. Ang isang customer sa Singapore at isang supplier sa Germany ay maaari ring kumpletuhin ang pagpirma ng dokumento sa loob ng wala pang isang oras, nang hindi nangangailangan ng isang piraso ng papel. Ang mga kakayahan sa operasyon na dating mayroon lamang ng malalaking multinational na korporasyon na may mga internasyonal na legal at logistics department ay maaari na ngayong makamit kahit ng mga kumpanya na may sampung tao lamang.

Gayunpaman, ang pagtitipid sa gastos at pagpapabilis ay simula pa lamang. Ang isang mas banayad ngunit makabuluhang bentahe ay ang mga electronic signature ay nagpapabuti sa propesyonal na imahe ng negosyo at karanasan ng customer. Kapag ang isang panukala ay ipinadala sa pamamagitan ng email na may kasamang maayos na proseso ng electronic signature, sa halip na isang PDF file na kailangang i-print at i-scan, nagpapadala ito ng mensahe ng pagiging propesyonal, kahusayan, at pagiging moderno. Sa mga mapagkumpitensyang industriya tulad ng real estate, legal, pagkonsulta, at pananalapi, ang impresyong ito ay maaaring makaapekto sa mga desisyon ng customer. Ipinapakita ng datos na 47% ng mga SME na sumagot ay nakaranas ng pagtaas sa kasiyahan ng customer pagkatapos paganahin ang teknolohiya ng electronic signature. Para sa mga merkado na umaasa sa mga koneksyon at tiwala, ang positibong pakiramdam na dulot ng mataas na kaginhawahan ay madalas na gumaganap ng isang mapagpasyang papel.

Siyempre, ang anumang mabilis na digital na promosyon ay sinasamahan ng mga sakit ng paglaki. Ang seguridad at pagsunod ay nananatiling patuloy na alalahanin, lalo na para sa mga industriya na humahawak ng sensitibong impormasyon. Itinuturo ng ulat na 82% ng mga SME ay may mas mataas na kumpiyansa sa pagsunod sa mga kinakailangan sa pagsunod na partikular sa industriya pagkatapos gumamit ng mga platform na partikular na idinisenyo para sa mga electronic signature (sa halip na mga pangkalahatang software sa pag-edit ng PDF o mga proseso ng pag-apruba na nakabatay sa email). Ngayon, maraming mga platform ng electronic signature ang nilagyan ng mga function tulad ng pagsubaybay sa pag-audit, pagpapatunay ng pagkakakilanlan, at two-factor authentication, na maaaring makabuluhang bawasan ang mga panganib nang hindi nangangailangan ng karagdagang tauhan ng IT.

Kaya, mula sa isang macro na pananaw, ano ang ibig sabihin ng trend na ito?

Una, nasasaksihan natin ang paglaganap ng mga tool na pang-enterprise. Ang teknolohiya ng electronic signature na dating eksklusibo sa mga legal department ng mga kumpanya ng Fortune 500 ay magagamit na ngayon sa mga indibidwal na negosyante at micro-enterprise, na may simpleng operasyon at kontroladong gastos. Hindi lamang ito pagdaragdag ng isang digital na lagda sa isang dokumento, kundi isang pasukan din sa mga cloud workflow, pagsasama ng API, at mga sistema ng pamamahala ng dokumento, na nagbibigay-daan sa mga SME na magkaroon ng mga kakayahan sa operasyon ng malalaking kumpanya.

Pangalawa, ito ay isang estratehikong leverage na unti-unting pinagkadalubhasaan ng mga SME. Ang mga platform ng electronic signature ay lalong isinasama sa pamamahala ng relasyon sa customer, pagpaplano ng mapagkukunan ng enterprise, at vertical na software ng industriya. Halimbawa, sa merkado ng real estate, ang pagsasama ng mga electronic signature sa mga platform ng pagpapaupa ay maaaring makamit ang mga automated na workflow, mula sa pagbuo ng mga dokumento sa pagpapaupa hanggang sa pagkolekta ng mga deposito nang walang interbensyon ng tao. Hindi lamang ito nagpapabuti ng kahusayan, kundi nagbibigay din ng mga insight: maaaring subaybayan ng mga SME ang buong lifecycle ng mga kontrata ng customer, pag-aralan ang tagal ng pagproseso, tukuyin ang mga bottleneck ng proseso, at gumawa ng mga pag-optimize na batay sa datos.

Sa pagtingin sa hinaharap, ang mga provider ng teknolohiya ay nahaharap pa rin sa isang mahalagang hamon: paano pa higit na mai-customize ang mga solusyon sa electronic signature upang matugunan ang mga pangangailangan ng iba't ibang segment ng SME? Ang kasalukuyang mga produkto ay malakas na, ngunit karamihan ay "pangkalahatan." Gayunpaman, ang mga kumpanya tulad ng mga startup ng gig economy, mga provider ng serbisyo sa kalusugan at wellness, at mga lokal na tagagawa ay may iba't ibang mga kapaligiran sa regulasyon, karanasan ng gumagamit, at mga pangangailangan sa tatak. Ang abot-kayang pag-customize ay maaaring maging susi sa susunod na alon ng pagbabago ng produkto.

Bilang karagdagan, ang mga pamahalaan at mga lokal na asosasyon ng negosyo ay dapat ding gumanap ng isang nagtataguyod na papel. Sa pamamagitan ng pagbibigay ng mga digital voucher, gabay sa regulasyon, at pagsasanay sa paggamit, maaaring mapabilis ang proseso ng paggamit ng mga SME. Sa katunayan, itinuturo ng ulat na sa mga rehiyon na may mga proyekto na suportado ng pondo ng publiko (tulad ng "Digital Europe Programme" ng EU), ang paggamit ng mga electronic signature sa mga SME ay 23% na mas mataas kaysa sa mga rehiyon na walang suporta. Ipinapahiwatig nito na ang digitalisasyon ng mga SME ay hindi lamang nakasalalay sa pagiging posible ng teknolohiya mismo, kundi pati na rin sa pananaw ng mga gumagawa ng patakaran na nakikita ang potensyal.

Sa kabuuan, ang mga electronic signature ay hindi lamang isang pag-upgrade ng teknolohiya, kundi isang estratehikong puwersa rin para sa mga SME sa mapagkumpitensyang digital na tanawin. Sa pamamagitan ng pagbabawas ng mga gastos at pagiging kumplikado, binubuksan ng mga tool na ito ang mga channel para sa paglago ng negosyo - na humahantong sa mas mabilis na pagtugon, mas mataas na kakayahang umangkop, mas mahusay na kakayahan sa pagsunod, mas propesyonal na karanasan ng customer, at mas malawak na pandaigdigang merkado. Ang mga negosyong unang gumamit nito ay nakakakuha ng mga benepisyo. Ang tanong ngayon ay hindi na kung kaya ng mga SME na bayaran ang digital na pagbabago na dulot ng mga electronic signature, kundi kung kaya pa nilang tiisin ang halaga ng patuloy na pagwawalang-bahala.