Paano Kumuha ng Digital Signature?

Sa mabilis na takbo ng digital na ekonomiya ngayon, ang tradisyonal na pirma sa papel ay mabilis na pinapalitan ng mga electronic at digital signature. Maging ito ay pagpirma ng mga kontrata, pag-apruba ng mga dokumento, o pagkumpleto ng mga form ng gobyerno, ang digital signature ay naging isang legal, ligtas, at mahusay na paraan ng pagpapatunay. Ngunit ang tanong ay - paano nga ba tayo makakakuha ng digital signature?

Ipapaliwanag ng gabay na ito ang proseso ng pagkuha ng digital signature, kung paano naaapektuhan ng lokal na sistema ng batas ang prosesong ito, at magbibigay ng mga praktikal na payo para sa mga indibidwal at negosyo (lalo na sa Hong Kong at rehiyon ng Timog-Silangang Asya).

Ano ang Digital Signature?

Bago natin talakayin ang proseso, kailangan muna nating linawin ang mga termino: Ang Digital Signature ay isang mekanismo ng cryptography na ginagamit upang patunayan ang pagiging tunay at integridad ng isang digital na mensahe o dokumento. Ito ay isang uri ng Electronic Signature, ngunit may mas mataas na seguridad, na kinasasangkutan ng encryption at sertipikasyon ng isang pinagkakatiwalaang Certificate Authority (CA).

Sa maraming hurisdiksyon, ang digital signature ay kinikilala ng lokal o rehiyonal na batas. Halimbawa:

• Hong Kong: Kinokontrol ng "Electronic Transactions Ordinance" (Chapter 553);
• Singapore: Kinokontrol ng "Electronic Transactions Act" (ETA);
• Mga bansa sa ASEAN: Karamihan sa mga bansa ay bumuo ng mga lokal na batas batay sa "United Nations Model Law on Electronic Commerce".

Kaya, ang tiyak na proseso upang makakuha ng isang digital signature na may legal na bisa ay maaaring mag-iba depende sa iyong lokasyon.

Gabay sa Hakbang-Hakbang sa Pagkuha ng Digital Signature

Hakbang 1: Pumili ng Sertipikadong Digital Signature Service Provider

Upang matiyak na ang digital signature ay may legal na bisa, ang unang hakbang ay pumili ng isang pinagkakatiwalaan at sumusunod sa regulasyon na service provider. Ang mga service provider na ito ay dapat sumunod sa mga pambansa o rehiyonal na regulasyon, at karaniwang tinatawag na Certificate Authority (CA).

Kabilang sa mga service provider na kinikilala sa buong mundo o rehiyon ay:

• eSignGlobal (nakatuon sa rehiyon ng Asia-Pacific)
• DocuSign (kilala sa buong mundo)
• Adobe Sign
• SigniFlow (Asya at Africa)

Sa Hong Kong, maaari kang pumili mula sa listahan ng mga "Recognized Certification Authorities" na pinapanatili ng Office of the Government Chief Information Officer (OGCIO).

Hakbang 2: Magrehistro at Magbigay ng mga Materyales sa Pagpapatunay ng Pagkakakilanlan

Pagkatapos pumili ng service provider, kailangan mong magrehistro at kumpletuhin ang pagpapatunay ng pagkakakilanlan. Karaniwang kasama dito ang sumusunod:

• Paglikha ng account sa platform
• Pagsusumite ng personal o pang-negosyong impormasyon sa pagkakakilanlan, tulad ng ID, business registration certificate, pasaporte, tax identification number, atbp.
• Pagkumpleto ng KYC (Know Your Customer) verification, isang proseso na kinakailangan ng mga batas sa privacy ng data at anti-fraud sa karamihan ng mga bansa

Ang mga gumagamit ng negosyo ay karaniwang kailangan ding magsumite ng patunay ng pagpaparehistro ng kumpanya, mga dokumento ng pagtatatag, atbp., upang patunayan ang kanilang legal na pag-iral at awtoridad sa pagpirma.

Hakbang 3: Kumuha ng Digital Certificate

Ang Digital Certificate ay isang mahalagang bahagi ng digital signature, katulad ng isang electronic "ID card" na inisyu ng isang certificate authority, na nag-uugnay sa pagkakakilanlan ng gumagamit sa isang pares ng mga key:

• Private Key: Lihim na iniingatan ng lumagda
• Public Key: Ginagamit ng tatanggap upang patunayan ang pirma

Ang digital certificate ay karaniwang naglalaman ng sumusunod na impormasyon:

• Pangalan ng gumagamit o pangalan ng kumpanya
• Serial number ng sertipiko
• Pangalan ng certificate authority
• Petsa ng pag-expire
• Impormasyon ng public key

Sa Hong Kong, ang digital certificate ay dapat sumunod sa "Electronic Transactions Ordinance", at kung inisyu ng isang kinikilalang certificate authority tulad ng Hong Kong Post Certification Authority (HKPost CA), ito ay may mas malaking legal na bisa.

Hakbang 4: I-install ang Software sa Pagpirma o Isama sa Workflow

Depende sa service provider na pinili, ang mga gumagamit ay maaaring makakuha ng software sa pagpirma o API interface, na maaaring isama sa mga kasalukuyang proseso. Ang mga karaniwang tampok ng mga platform tulad ng eSignGlobal at DocuSign ay kinabibilangan ng:

• Cloud-based na platform sa pagpirma
• On-premise na solusyon, na nagbibigay-daan sa iyong pamahalaan ang mga encryption key nang nakapag-iisa
• Walang problemang pagsasama sa Microsoft Office, mga tool sa PDF (tulad ng Adobe Acrobat), at mga sistema ng pamamahala ng dokumento sa antas ng enterprise

Para sa mga transaksyon sa pagitan ng mga bansa o malalaking negosyo, sinusuportahan din ng eSignGlobal ang:

• Multilingual na interface
• Audit trail
• Time stamp service
• Pagsasama sa mga sistema ng ERP

Hakbang 5: Simulan ang Paggamit ng Digital Signature

Kapag handa na ang digital certificate at mga tool, maaari ka nang magsimulang pumirma at magpatunay ng mga dokumento. Ang proseso ng pagpirma ay karaniwang kinabibilangan ng:

• Pag-upload ng dokumentong pipirmahan
• Pagpili ng lokasyon at uri ng pirma
• Paggamit ng protektadong private key upang kumpletuhin ang pagpirma
• Pagpapadala ng pinirmahang dokumento, na maaaring patunayan ng tatanggap sa pamamagitan ng public key

Tandaan na pangalagaan nang mabuti ang private key: Maaaring gamitin ang cloud encryption hosting, USB encryption token, o HSM (hardware security module). Sa karamihan ng mga hurisdiksyon, hinihikayat o kinakailangan ang paggamit ng two-factor authentication (2FA).

Legal na Pagsunod: Mahalagang Alamin sa Lokal

Ang aktwal na bisa ng digital signature ay nakasalalay sa legal na katayuan nito. Narito ang isang pangkalahatang-ideya ng rehiyon ng Asia-Pacific:

• Hong Kong: Dapat na inisyu ng isang "Recognized Certification Authority" tulad ng HKPost CA upang magkaroon ng legal na presumption ng bisa (Chapter 553).
• Singapore: Ang paggamit ng isang secure signing device at isang sertipiko na inisyu ng isang certification service provider ay sumusunod sa mga regulasyon ng ETA.
• Malaysia at Indonesia: Ang legal na presumption ng bisa ay karaniwang nangangailangan ng pagkuha ng lokal na sertipikasyon.
• Pilipinas: Bagama't kinikilala ang digital signature, ang paggamit ng isang CA na sertipikado ng PSC ay maaaring mapahusay ang pagpapatupad.

Tiyaking ang napiling CA service provider ay sumusunod sa mga lokal na regulasyon, tulad ng GDPR, Hong Kong "Personal Data (Privacy) Ordinance" PDPO, Singapore/Malaysia PDPA, atbp.

Karagdagang Payo para sa mga Negosyo

• I-automate ang proseso ng pag-apruba ng dokumento sa pamamagitan ng mga workflow platform
• Gumamit ng time stamp service upang sumunod sa mga kinakailangan sa integridad ng regulasyon ng data
• Regular na suriin ang bisa ng sertipiko upang matiyak ang napapanahong pag-renew
• Sanayin ang mga empleyado upang mapataas ang kamalayan sa digital identity at seguridad

Hindi lamang tinitiyak ng digital signature ang legal na bisa, ngunit pinapabilis din nito ang mga proseso ng negosyo, binabawasan ang paggamit ng papel, at nagbibigay-daan sa ligtas na remote na pagtatrabaho, na ginagawa itong isang mahalagang tool para sa modernong operasyon ng negosyo.

eSignGlobal: Isang Lokal na Friendly na Alternatibo sa DocuSign para sa mga Gumagamit ng APAC

Para sa mga gumagamit sa Hong Kong, Singapore, Malaysia, Indonesia, at Timog-Silangang Asya, ang eSignGlobal ay nagbibigay ng mga solusyon sa digital signature na sumusunod sa lokal na batas, at isang lokal na alternatibo sa internasyonal na platform na DocuSign. Kasama sa mga tampok nito ang:

• Suporta sa interface ng Chinese at English
• Pagsunod sa legal at sertipikasyon (Chapter 553, PDPA, ETA, atbp.)
• Suporta para sa iba't ibang sertipiko ng pirma (kabilang ang HKPost)
• Ang mga data center ay matatagpuan sa lokal, na nakakatugon sa mga kinakailangan sa batas sa privacy
• Walang problemang pagsasama sa mga lokal na ERP, insurance, at iba pang mga sistema ng industriya

Maging ito ay isang maliit o katamtamang laki ng negosyo o isang rehiyonal na grupo, ang eSignGlobal ay maaaring magbigay ng mahusay na suporta sa mga tuntunin ng pagsunod, seguridad, at kadalian ng paggamit.

Sa pamamagitan ng mga hakbang na ito, at sa pakikipagtulungan sa isang digital signature service provider na may legal na katayuan, ang mga indibidwal at negosyo ay maaaring makakuha ng isang ligtas, mahusay, at may legal na bisa na digital signature, na maaaring gamitin nang may kapayapaan ng isip saan man sila naroroon.