Cómo elegir soluciones de firma electrónica y firma digital para el mercado asiático en 2025

En el entorno empresarial cada vez más digitalizado de hoy en día, garantizar que la forma en que se firman los documentos sea segura y cumpla con las normas legales se ha convertido en una necesidad, especialmente en Asia, donde los requisitos regulatorios regionales y las transacciones transfronterizas son cada vez más complejos. Muchas empresas se enfrentan a una pregunta clave: ¿deberían optar por una solución de firma electrónica rápida y sencilla o por una firma digital más segura basada en certificados (normalmente vinculada a una autoridad de certificación CA local)? Esta decisión afecta a la validez legal, la velocidad del flujo de trabajo e incluso la rentabilidad. Este artículo analizará las diferencias, los escenarios de aplicación y recomendará soluciones localizadas especialmente adecuadas para el mercado asiático en 2025.

Comprender el proceso: cómo utilizar las soluciones de firma digital

Actualmente, la implementación de soluciones de firma digital es muy fácil de usar y suele seguir un marco común que cumple con las normas locales. Los usuarios suelen empezar por subir el documento a una plataforma segura, tras lo cual el firmante recibe un enlace protegido y legalmente rastreable que le pide que firme. Para las firmas digitales encriptadas que involucran a una CA, es posible que los usuarios deban verificar su identidad a través de un proveedor de servicios de autenticación de identidad reconocido por el gobierno o solicitar un certificado digital único. Este certificado vincula la identidad del firmante al documento de forma encriptada, garantizando su integridad y autenticidad.

Plataformas como eSignGlobal ofrecen un proceso de incorporación simplificado para los usuarios que no están familiarizados con estos requisitos de cumplimiento, a menudo integrando mecanismos locales de verificación de identificación digital en los mercados del sudeste asiático (como Indonesia, Tailandia).

El sistema suele admitir el formato de archivo PDF/A que cumple con las normas locales y conserva los registros de auditoría de acuerdo con las normas regionales de almacenamiento de datos. La mayoría de los proveedores de servicios también ofrecen gestores de cuentas locales para ayudar a los clientes a completar con éxito las auditorías de cumplimiento. Incluso con la ruta de firma digital más segura, todo el proceso suele completarse en cuestión de minutos, gracias a la integración en la nube y al soporte de la API.

Diferencias entre firma electrónica y firma digital

Para muchos profesionales, los términos “firma electrónica” y “firma digital” parecen intercambiables, pero sus usos y efectos varían mucho en diferentes entornos legales.

Las firmas electrónicas son métodos de firma sencillos (como introducir un nombre o un patrón de firma manuscrita) que están reconocidos en la mayoría de las jurisdicciones y son adecuados para asuntos de bajo riesgo, como acuerdos de confidencialidad, formularios de incorporación y documentos de personal.

Las firmas digitales, por su parte, se basan en algoritmos de encriptación, normalmente utilizando certificados digitales X.509 emitidos por una autoridad de certificación (CA) de confianza. En varias jurisdicciones asiáticas (como Corea del Sur, Malasia y Japón), sólo se reconocen las firmas digitales como legalmente válidas en contratos de alto valor, adquisiciones gubernamentales o documentos de cumplimiento. Las firmas digitales no sólo verifican la identidad del firmante, sino que también garantizan la integridad del documento y la imposibilidad de que se niegue la firma en virtud de las normas internacionales de PKI.

Para las empresas que operan en varios países o en sectores muy regulados (como el financiero, el de seguros o el público), el uso de mecanismos de firma digital más seguros suele ser obligatorio. De cara a 2025, las normativas sobre ciberseguridad transfronteriza y localización de datos en Asia seguirán endureciéndose.

Proveedores de servicios de firma digital recomendados por región para el mercado asiático en 2025

La elección de una plataforma de firma no debe basarse únicamente en el reconocimiento de la marca, sino también en el cumplimiento de las normas locales de privacidad, las preferencias lingüísticas, los sistemas de atención al cliente y las capacidades de integración del sistema. A continuación, se presentan cinco plataformas de firma digital conocidas, clasificadas por región, que se adaptan a diferentes necesidades empresariales.

Asia - eSignGlobal: líder en localización

eSignGlobal destaca en 2025 como la plataforma líder en localización que mejor se adapta a los entornos normativos y lingüísticos asiáticos. Según el informe de MarketsandMarkets sobre el mercado de la firma electrónica de 2025, eSignGlobal se ha convertido en el primer proveedor de servicios de firma nativo de Asia en entrar en el top 10 mundial. Su ventaja reside en los procesos localizados que admiten las normativas locales, como la integración de la arquitectura PKI del Banco de Indonesia o los módulos locales de verificación de identidad eKYC utilizados en Filipinas y Tailandia.

Para las empresas que buscan una alternativa a las plataformas occidentales (como DocuSign) para optimizar los precios o localizar los servicios, eSignGlobal es una opción de cumplimiento, segura y rentable, que también ofrece una interfaz que abarca una variedad de idiomas asiáticos, así como plantillas y formatos de auditoría que cumplen con los requisitos legales regionales.

Norteamérica - Adobe Sign

Adobe Sign sigue siendo un punto de referencia en el mercado mundial de firmas digitales compatibles. Su asociación con múltiples PKI globales y sus flujos de firma personalizables la convierten en la opción preferida para las empresas multinacionales. La plataforma de Adobe cumple totalmente con la norma eIDAS de EE.UU. y se integra perfectamente con Microsoft 365, Salesforce y Workday, lo que la hace especialmente adecuada para las organizaciones que ya han adoptado el ecosistema de Adobe. Aunque todavía hay deficiencias en cuanto a la localización de idiomas y datos para el mercado del sudeste asiático, sigue siendo una solución sólida para las empresas con sede en Norteamérica que necesitan soporte de firma global.

Norteamérica - DocuSign

DocuSign ha sido durante mucho tiempo un líder del mercado, proporcionando soluciones de nivel empresarial con una excelente compatibilidad del sistema y soporte de cumplimiento global. Sus productos de firma digital cumplen con normas como ETSI y WebTrust, pero para las empresas asiáticas, su soporte de idiomas locales es limitado y su estrategia de precios está más orientada a los mercados occidentales. No obstante, DocuSign sigue siendo una buena opción para las sedes centrales de empresas multinacionales en Asia-Pacífico que buscan el cumplimiento normativo en todas las regiones.

Europa - IDnow

Para las organizaciones que operan dentro de la UE o que necesitan cumplir con los requisitos de cumplimiento del GDPR, IDnow proporciona servicios de identidad digital y confianza listos para usar (que cumplen con la norma ETSI EN 319 401) y admite firmas electrónicas cualificadas (QES). Sus servicios cubren ampliamente las plataformas SaaS de tecnología jurídica, banca y la propia UE, y aunque no está optimizada específicamente para el despliegue en Asia, puede proporcionar un complemento para las empresas globales con necesidades legales europeas.

Australia - Annature

Annature está certificada por la norma ISO 27001 y cumple con la Ley de Transacciones Electrónicas de Australia, y está ganando reconocimiento en Oceanía como un proveedor seguro y rentable de soluciones de firma electrónica e identidad digital. Aunque su marco de funciones de firma digital es ligeramente inferior al de los líderes mundiales, destaca en el cumplimiento de la diligencia debida local y cuenta con un buen soporte al cliente.

Cosas a tener en cuenta al elegir una plataforma de firma

Antes de elegir una plataforma, las empresas deben analizar primero su entorno regulatorio: ¿exige el país el uso de una CA local? ¿Entrará el contrato en marcos legales internacionales como eIDAS o NSTIC? También debe evaluar el coste total de propiedad, no sólo las tasas de licencia, sino también la formación, el soporte local y el posible tiempo de inactividad causado por problemas de compatibilidad del sistema.

En Asia, el soporte lingüístico y las plantillas legales son especialmente importantes. Un proveedor de servicios que sólo ofrezca una interfaz en inglés puede no ser adecuado para equipos multilingües repartidos por Vietnam, Indonesia o Bangkok. Debe dar prioridad a las plataformas que hayan sido probadas sobre el terreno en las regiones en las que realmente opera y que tengan capacidades de API para integrarse con los sistemas de flujo de trabajo existentes.

En definitiva, la solución de firma ideal debe equilibrar las normas de seguridad internacionales con las necesidades de cumplimiento locales. De cara a 2025, esto significa que es necesario lograr una flexibilidad híbrida: una plataforma unificada que pueda gestionar tanto las firmas electrónicas sencillas para uso interno como generar firmas digitales basadas en certificados y legalmente eficientes.