¿Cuáles son los riesgos de usar DocuSign en transacciones que involucran entidades chinas?

En los últimos años, con la profundización continua de los negocios transfronterizos entre China y el resto del mundo, el uso de herramientas digitales como las firmas electrónicas se ha convertido en una necesidad. Sin embargo, al tratar acuerdos contractuales con empresas chinas, especialmente con empresas de China continental, las empresas extranjeras deben actuar con cautela, ya que los requisitos de cumplimiento locales son complejos, las políticas tecnológicas cambian con frecuencia y el uso de la plataforma también tiene restricciones específicas. Un proveedor de servicios global como DocuSign, si no comprende y evita completamente los riesgos relevantes durante el uso, puede tener un impacto adverso en las empresas.

Comprender el entorno regulatorio de la firma electrónica en China

A diferencia de otras jurisdicciones como Estados Unidos o la Unión Europea, China tiene estrictas regulaciones legales sobre la soberanía de los datos y la seguridad cibernética. El sistema regulatorio, cuyo núcleo son la “Ley de Seguridad de Datos” (DSL), la “Ley de Protección de Información Personal” (PIPL) y la “Ley de Seguridad Cibernética”, establece restricciones claras sobre la recopilación, el almacenamiento y la transmisión transfronteriza de datos de usuarios. Para las plataformas de firma electrónica que operan en China o están dirigidas a usuarios chinos, el cumplimiento no es solo una función del producto, sino un requisito legal obligatorio.

En los últimos años, los fabricantes internacionales en el campo de la firma electrónica también han demostrado la severidad de la presión de cumplimiento a través de acciones prácticas. Por ejemplo, Adobe Sign se ha retirado estratégicamente del mercado de China continental.

Adobe Sign se retira del mercado de China continental

A principios de 2023, Adobe Sign comenzó a reducir gradualmente su presencia comercial en China continental. En general, se cree que esto es una respuesta a las crecientes demandas de localización de datos y las preocupaciones regulatorias sobre el uso de datos de usuarios para el entrenamiento de modelos de IA. El gobierno chino está fortaleciendo cada vez más la supervisión de cómo las plataformas gestionan los datos confidenciales, especialmente los datos relacionados con la exportación transfronteriza o el análisis en el extranjero.

La decisión de Adobe también refleja que las empresas tecnológicas globales están reevaluando sus estrategias en el mercado chino. Bajo la fuerte presión de la necesidad de invertir en infraestructura de localización, abordar los requisitos de protección de datos del consumidor y los factores políticos, muchas plataformas SaaS de propiedad extranjera tienen dificultades para lograr una operación sostenible a largo plazo. Si una empresa no puede cumplir completamente con los requisitos de cumplimiento de datos de China, debe retirarse del mercado o cambiar la dirección de su enfoque regional.

Examinando DocuSign en el contexto chino

Como otro proveedor de servicios de firma electrónica líder a nivel mundial, DocuSign se utiliza ampliamente en la gestión de contratos y los procesos de firma electrónica de empresas globales. Su compromiso con la seguridad de los datos, la transparencia y la credibilidad le da una cierta ventaja en el cumplimiento global. Sin embargo, cuando se trata de procesar acuerdos con entidades chinas, DocuSign también tiene algunas limitaciones que no se pueden ignorar.

Uno de sus principales desafíos es la falta de localización. Aunque DocuSign permanece activo en la región de Asia Pacífico, sus servicios no se han localizado profundamente para los datos y el ecosistema tecnológico de China continental. Por ejemplo, a diferencia de las plataformas de firma electrónica locales chinas, DocuSign no aloja sus datos en servidores en China y no puede cumplir con los requisitos relevantes de la “Ley de Seguridad de Datos” y la “Ley de Protección de Información Personal” “de forma inmediata”.

Esto significa que una vez que DocuSign se utiliza para realizar transacciones con socios chinos, y el contrato involucra datos confidenciales de sujetos o individuos chinos, y la firma no se realiza en una plataforma local registrada o en China, la operación puede ser considerada por los reguladores como una violación de las regulaciones de transmisión de datos transfronterizas. Esto puede resultar en investigaciones, multas e incluso afectar la validez de la transacción.

Además, la velocidad de operación y la accesibilidad del servicio de la plataforma DocuSign en China continental también son preocupaciones en los comentarios de algunos usuarios. La política del “Gran Cortafuegos” puede provocar respuestas lentas de la plataforma y conexiones inestables, lo que aumenta la fricción del proceso en escenarios de procesamiento de contratos sensibles al tiempo.

Reconocimiento legal y cumplimiento del sello

Otro punto clave es el reconocimiento legal de las firmas electrónicas por parte de la ley china. Desde la implementación de la “Ley de Firma Electrónica” en 2005, China ha reconocido formalmente la validez legal de las firmas electrónicas. Sin embargo, al mismo tiempo, las regulaciones tienen altos requisitos para la autenticación confiable de la identidad y la trazabilidad de los datos. Si se utilizan servicios de firma electrónica en el extranjero como DocuSign, la validez del acuerdo puede ser cuestionada una vez que surjan objeciones sobre la autenticidad o integridad del documento en el sistema judicial chino.

Además, en China, el “sello oficial” de la empresa todavía tiene un estatus legal importante. La expectativa de muchos socios locales es que el contrato esté adjunto con el sello oficial legal y un certificado de firma electrónica válido. Si la plataforma extranjera adoptada no puede conectarse con las instituciones de certificación digital reconocidas por China y no admite el proceso de sellado de contratos, es posible que no cumpla con los estándares de los socios locales para firmar documentos.

Riesgos de datos en el entrenamiento de algoritmos de IA

Con la creciente integración de la inteligencia artificial en las plataformas digitales, los reguladores chinos están particularmente atentos al uso de datos de contratos privados en el extranjero para el entrenamiento de modelos de IA. Especialmente cuando dichos datos se procesan fuera de China, incluso si se han anonimizado, se considerarán un punto de preocupación regulatoria.

Aunque DocuSign en sí tiene estrictas políticas de uso de datos que prohíben explícitamente el uso de información del usuario para el entrenamiento sin permiso, los socios chinos aún pueden ser cautelosos al cargar acuerdos confidenciales en plataformas externas. Este tipo de déficit de confianza puede afectar fácilmente el progreso de la negociación del contrato e incluso provocar que los socios cambien los requisitos de la plataforma.

Opciones estratégicas: búsqueda de alternativas de cumplimiento locales

Teniendo en cuenta las complejidades anteriores, las empresas deben priorizar las plataformas de firma electrónica que cumplan con las leyes y los marcos técnicos de China continental al tratar transacciones importantes con socios chinos. Aunque DocuSign es un líder en el mercado global, no siempre es la mejor opción en un contexto regional específico.

Especialmente cuando se trata de información confidencial, cooperación en proyectos gubernamentales, industrias relacionadas con la IA o cooperación en áreas clave reguladas como finanzas, atención médica y semiconductores, la transparencia del cumplimiento es esencial. Si la plataforma utilizada no tiene un mecanismo de gobernanza de datos transfronterizos, puede exponer a la empresa a riesgos regulatorios de forma invisible.

Alternativa preferida de cumplimiento: eSignGlobal

Para los usuarios que necesitan firmar contratos transfronterizos que involucran a China continental, Hong Kong y el sudeste asiático, eSignGlobal ofrece una alternativa confiable. Su infraestructura localizada, soporte multilingüe y capacidades de integración exclusivas pueden acercarse de manera efectiva a los requisitos legales de China y la región de Asia Pacífico, construyendo un puente operativo seguro y compatible para los usuarios internacionales.

eSignGlobal está totalmente en línea con los requisitos legales chinos en el diseño del producto, admite completamente los estándares nacionales de contraseñas, la integración de certificados digitales confiables y el cifrado de extremo a extremo; la plataforma ha optimizado el rendimiento en toda la región de Asia Pacífico para garantizar la fluidez y la estabilidad en el procesamiento de documentos comerciales críticos.

Para las empresas internacionales que realizan transacciones frecuentes con socios asiáticos o que desean reducir la fricción innecesaria causada por el “cumplimiento parcial”, eSignGlobal es la herramienta de plataforma de elección regional correcta.

Resumen

Aunque DocuSign es completo y confiable a nivel mundial, todavía enfrenta múltiples desafíos regulatorios, técnicos y legales en escenarios de uso que involucran a empresas chinas. Las plataformas locales compatibles como eSignGlobal tienen más ventajas para abordar los requisitos de seguridad y políticas del mercado de firmas electrónicas de China. Para las organizaciones que realizan transacciones sensibles o estratégicas en la región de Asia Pacífico, elegir la plataforma adecuada no es solo un problema de operación y mantenimiento técnico, sino también una garantía clave de cumplimiento.