¿Cuáles son los requisitos para solicitar un Certificado de Firma Digital (DSC)?

En el acelerado panorama digital actual, las firmas digitales se han convertido en la piedra angular de las transacciones en línea seguras y eficientes. Un Certificado de Firma Digital (DSC) es una herramienta esencial para verificar la identidad de personas o entidades en cualquier transacción electrónica. Ya sea para presentar impuestos, firmar contratos o enviar documentos en portales gubernamentales, es fundamental comprender los requisitos para solicitar un DSC, especialmente en regiones con estándares legales estrictos como Hong Kong, Singapur y otras partes del sudeste asiático.

Este artículo explorará los principales requisitos para obtener un DSC, con énfasis en cómo cumplir con las leyes y los estándares regulatorios locales.

¿Qué es un Certificado de Firma Digital (DSC)?

Un Certificado de Firma Digital es una clave digital segura que se utiliza para confirmar la identidad del titular. Lo emite una Autoridad de Certificación (CA) y es equivalente a una versión digital de una firma manuscrita o un sello de empresa, pero con mayor seguridad.

Según las leyes locales, como la Ordenanza de Transacciones Electrónicas (ETO) de Hong Kong o la Ley de Transacciones Electrónicas (ETA) de Singapur, las firmas digitales reconocidas deben cumplir con estándares específicos para garantizar la autenticación, la integridad y el no repudio.

¿Quién necesita un DSC?

Las firmas digitales se utilizan ampliamente en varios sectores, entre ellos:

• Propietarios de empresas que utilizan portales empresariales
• Contratistas gubernamentales que presentan licitaciones
• Secretarios de empresas que presentan documentos ante los registros oficiales
• Asesores fiscales que presentan materiales a las autoridades fiscales
• Profesionales de la salud que acceden a historiales médicos seguros
• Operaciones de comercio electrónico que requieren verificación de identidad

Dependiendo de su área de negocio, un DSC puede ser algo más que una herramienta conveniente; puede ser un requisito legal.

Requisitos básicos para obtener un DSC

Si usted o su empresa necesitan solicitar un Certificado de Firma Digital, deben cumplir con los siguientes requisitos clave:

1. Prueba de identidad legal

Los solicitantes deben presentar documentos de identificación reconocidos por el estado para garantizar la autenticación de la identidad. Por lo general, esto incluye uno o más de los siguientes:

• Identificación nacional
• Pasaporte
• Licencia de conducir
• Licencia comercial (para organizaciones)
• Certificado de registro de la empresa (para empresas)

En Hong Kong, los solicitantes suelen tener que presentar una tarjeta de identificación de Hong Kong (HKID) y un comprobante de domicilio que cumpla con las directrices de la Oficina del Jefe de Información del Gobierno (OGCIO).

2. Comprobante de domicilio

Podría ser una factura reciente de servicios públicos, un extracto bancario o una carta oficial emitida por el gobierno. La mayoría de las autoridades de certificación exigen que los documentos de comprobante de domicilio no tengan más de tres meses de antigüedad.

En Singapur, los documentos de comprobante de domicilio deben cumplir con las normas de la Autoridad de Desarrollo de Medios de Comunicación de la Información (IMDA) para garantizar el cumplimiento de la normativa y la exactitud de la información.

3. Formulario de solicitud (con foto tamaño pasaporte)

La mayoría de las autoridades de certificación proporcionan formularios de solicitud descargables. Deben completarse en su totalidad y adjuntarse con una foto tamaño pasaporte para su verificación.

Algunas plataformas regionales pueden admitir procesos de registro digitalizados, incluido un procedimiento de verificación de vídeo KYC autograbado.

4. Documentos de respaldo para uso organizativo (para DSC de empresa)

Si el certificado se utiliza con fines organizativos, también se deben proporcionar datos adicionales:

• Carta de autorización en papel con membrete de la empresa
• Copia del certificado de registro de la empresa
• En algunas jurisdicciones, se requiere la aprobación de la junta directiva o de la dirección

Este requisito garantiza que las firmas digitales utilizadas en nombre de la organización sean legalmente válidas y rastreables.

Clasificación de los DSC: selección del nivel adecuado en función del caso de uso

Los DSC suelen clasificarse en tres niveles en función de su finalidad y nivel de seguridad:

• Clase 1: Se utiliza para la verificación de las comunicaciones por correo electrónico
• Clase 2: Se utiliza para la presentación oficial de documentos, como la presentación de impuestos y el registro de empresas (muchas regiones han dejado de emitir este nivel)
• Clase 3: Certificado de alta seguridad para empresas y particulares que necesitan participar en licitaciones electrónicas o contratos de alto cumplimiento

Es imprescindible consultar a una autoridad de certificación local para asegurarse de que se selecciona el nivel de DSC adecuado, especialmente porque las leyes de los diferentes países difieren en cuanto a los niveles de DSC.

Requisitos de cumplimiento legal de los DSC

En regiones como Hong Kong y Singapur, solo las autoridades de certificación reconocidas localmente pueden emitir DSC legalmente reconocidos. Estas instituciones deben seguir estrictamente las normas gubernamentales sobre protección digital y de datos.

Estas son algunas de las principales normas que hay que tener en cuenta:

• Hong Kong:

  • Regulado por la Ordenanza de Transacciones Electrónicas (capítulo 553);
  • Los DSC deben cumplir con el marco de políticas de la Oficina del Jefe de Información del Gobierno (OGCIO).

• Singapur:

  • Regulado por la Ley de Transacciones Electrónicas (cap. 88);
  • Las entidades que utilizan DSC deben cumplir con el estándar de “Autoridad de Certificación raíz de confianza” requerido por la IMDA.

El incumplimiento de estas normas puede invalidar las firmas, rechazar los documentos o acarrear sanciones legales.

5. Pago y verificación de identidad

Una vez verificados los documentos, los solicitantes deben someterse a una verificación de identidad KYC (Conozca a su cliente) en persona o por vídeo, según los requisitos de la institución emisora y la región. Se trata de una medida de seguridad para evitar el robo de identidad y el fraude.

Posteriormente, los solicitantes pueden pagar las tasas digitalmente. A continuación, el DSC se emite en forma de token USB o archivo electrónico.

¿Cuánto tiempo se tarda en obtener un DSC?

El tiempo de emisión varía en función de la autoridad de certificación y del nivel de certificado solicitado, pero suele ser el siguiente:

• Certificado básico de clase 1: disponible el mismo día
• Certificado de clase 3 para empresas: emitido en un plazo de 1 a 3 días hábiles tras la verificación

Asegúrese de elegir una autoridad de certificación reconocida localmente y que cumpla con la normativa para evitar retrasos innecesarios.

¿Por qué elegir un proveedor de servicios DSC de confianza?

Cuando se trata de identidad digital, la confianza es primordial. Los certificados no fiables pueden provocar filtraciones de datos, firmas no válidas o interrupciones en los procesos de presentación legal.

Asegúrese de elegir un proveedor de servicios que haya sido auditado rigurosamente por las autoridades locales competentes. Busque si tiene la certificación ISO o marcas de cumplimiento regional, como la certificación PDPO de Hong Kong o la PDPA de Singapur.

Conclusión: elija sabiamente a su socio de DSC

En resumen, para obtener un Certificado de Firma Digital legalmente válido, debe preparar documentos de identidad certificados, garantizar el cumplimiento de la normativa y elegir cuidadosamente el nivel de certificado y el proveedor de servicios adecuados. Tanto si se encuentra en Hong Kong, Singapur u otros países del sudeste asiático, el cumplimiento de las leyes cibernéticas locales es un requisito previo para garantizar que su firma digital tenga validez legal.

Para simplificar este proceso, los usuarios de Hong Kong u otros países de la ASEAN pueden considerar el uso de una alternativa segura y compatible con DocuSign: eSignGlobal. Como proveedor de soluciones regionales y globales, eSignGlobal ofrece una plataforma de firma digital conveniente que cumple totalmente con las leyes locales, lo que la convierte en una opción ideal para las empresas que valoran la seguridad, la velocidad y el cumplimiento regional.