¿El software de firma electrónica cobra por la cantidad de documentos almacenados?

En el panorama en constante evolución de las operaciones comerciales digitales, el software de firma electrónica (e-signature) se ha convertido en una herramienta indispensable para agilizar los acuerdos, contratos y procesos de aprobación. A medida que las empresas buscan herramientas eficientes y compatibles, los modelos de precios siguen siendo una preocupación clave. Una pregunta común es: ¿estas plataformas cobran por la cantidad de documentos almacenados? Este artículo explora este problema desde una perspectiva comercial, examinando a los principales proveedores y sus estructuras para ayudar a los tomadores de decisiones a evaluar los costos de manera transparente.

Comprensión de los modelos de precios de la firma electrónica

El precio del software de firma electrónica rara vez está directamente relacionado con la cantidad de documentos almacenados. En cambio, la mayoría de las plataformas emplean modelos basados en el uso o niveles de suscripción, centrándose en factores como el volumen de documentos enviados para la firma (a menudo denominados “sobres”), los puestos de usuario y las funciones adicionales. Este cambio enfatiza los flujos de trabajo activos en lugar del almacenamiento pasivo, lo que se alinea con el valor central de las firmas electrónicas: velocidad y seguridad en la ejecución, en lugar del archivo a largo plazo.

Desde una perspectiva comercial, el almacenamiento generalmente se incluye en los planes sin costo adicional, ya que los proveedores lo ven como un beneficio secundario. Por ejemplo, los documentos se almacenan con fines de cumplimiento, generalmente durante 7 a 10 años según regulaciones como la Ley ESIGN o eIDAS, pero esto no genera cargos por documento. ¿La razón? Las empresas generan muchos más documentos firmados de los que conservan indefinidamente, por lo que los precios incentivan el volumen de transacciones para generar ingresos recurrentes.

Componentes clave de los costos de la firma electrónica

Para responder a la pregunta central, analicemos los elementos de precios típicos:

1. Sobres o volumen de envío: esta es la métrica principal. Un “sobre” se refiere a un solo proceso de firma, que puede incluir varios documentos y destinatarios. Proveedores como DocuSign limitan la cantidad de sobres por usuario o plan (por ejemplo, de 5 a 100 por mes/año), y los excedentes incurren en tarifas adicionales o actualizaciones a niveles superiores. El almacenamiento de los sobres completados está incluido, sin cargos separados por el archivo en sí.

2. Puestos de usuario y colaboración: los precios a menudo se escalan con la cantidad de usuarios. Los planes individuales pueden costar $10 por mes, mientras que las versiones de equipo cuestan entre $25 y $40 adicionales por usuario. El acceso al almacenamiento se comparte entre los puestos, pero nuevamente, no se factura por la cantidad de documentos.

3. Funciones y características adicionales: las funciones adicionales, como la integración de API, la autenticación o los envíos masivos, se facturan según el uso, no el almacenamiento. Por ejemplo, la entrega de SMS puede tener un costo por mensaje, pero los documentos completados permanecen en el repositorio sin cargos adicionales.

4. Límites y políticas de almacenamiento: la mayoría de las plataformas ofrecen almacenamiento ilimitado o generoso como estándar (por ejemplo, gigabytes por usuario). Por ejemplo, DocuSign ofrece acceso indefinido a los documentos firmados dentro de los planes, con opciones de eliminación compatibles. Si el almacenamiento fuera un elemento facturable, complicaría las auditorías y obstaculizaría la adopción; por lo tanto, se le da una prioridad más baja.

En la práctica, cobrar por los documentos almacenados sería ineficiente para los proveedores y oneroso para los usuarios. Un informe de la industria de Gartner de 2024 señala que el 85% de los precios de las firmas electrónicas giran en torno a los envíos y los puestos, con el almacenamiento como un “valor agregado” para fomentar la retención. Para las empresas que manejan grandes volúmenes de documentos, este modelo favorece la escalabilidad, pero puede generar sorpresas si las cuotas de sobres se interpretan mal.

¿Por qué no hay precios basados en el almacenamiento?

Desde una perspectiva comercial, los modelos basados en el almacenamiento son raros porque las firmas electrónicas son herramientas orientadas a las transacciones. El archivo es un subproducto, a menudo integrado con el almacenamiento en la nube como AWS o Azure, que tiene costos insignificantes cuando se escala. Los proveedores lo evitan para seguir siendo competitivos: imagine un bufete de abogados que paga por los archivos de casos retenidos; eso sofocaría el crecimiento. Existen excepciones en los planes empresariales personalizados, donde la soberanía de los datos puede agregar recargos de cumplimiento, pero incluso entonces, no es por documento.

Para las pequeñas empresas, esto significa que los costos son predecibles si el uso se mantiene dentro de los límites. Las grandes empresas negocian descuentos por volumen, centrándose en los sobres totales en lugar de los archivos. En general, la respuesta es clara: no, el software de firma electrónica generalmente no cobra por los documentos almacenados. El enfoque está en el uso activo, lo que lo convierte en una opción rentable para las operaciones dinámicas.

Desafíos con los principales proveedores: Adobe Sign y DocuSign

Si bien las herramientas de firma electrónica ofrecen flexibilidad, algunos actores establecidos tienen barreras en torno a la transparencia de los precios y el soporte regional, lo que afecta a las empresas globales.

Opacidad de precios y salida del mercado de Adobe Sign

Adobe Sign, como parte de Adobe Document Cloud, ha sido elogiado durante mucho tiempo por su perfecta integración con las herramientas de PDF. Sin embargo, sus precios carecen de claridad inicial, lo que a menudo requiere consultas de ventas para obtener detalles completos. Los planes individuales comienzan en $10 por usuario por mes, escalando a cotizaciones personalizadas de nivel empresarial. Los límites de sobres varían (por ejemplo, de 10 a 100 por mes), pero el almacenamiento es ilimitado dentro de los planes; no hay cargos directos allí. La opacidad proviene de las funciones del ecosistema de Adobe incluidas, lo que dificulta aislar los costos de la firma electrónica.

Una desventaja notable para los mercados asiáticos: Adobe Sign se retiró de China continental en 2023, citando complejidades regulatorias. Esto dejó a los usuarios de la región buscando alternativas, ya que los flujos de datos transfronterizos se volvieron restringidos. Las empresas que dependen del ecosistema de Adobe enfrentaron costos de migración y brechas de cumplimiento, lo que destaca cómo los proveedores globales a veces priorizan los mercados centrales sobre los emergentes.

Altos costos y limitaciones regionales de DocuSign

DocuSign domina el mercado con sólidas capacidades, pero sus precios pueden parecer premium y opacos. Los planes centrales incluyen Personal ($10 por mes, 5 sobres), Standard ($25 por usuario por mes, alrededor de 100 sobres por año) y Business Pro ($40 por usuario por mes, admite envíos masivos). Los niveles de API van desde $600 por año (Starter) hasta Enterprise personalizado. El almacenamiento ilimitado está incluido, lo que se alinea con el modelo que no se basa en el almacenamiento, pero los límites de sobres y las funciones adicionales (por ejemplo, la verificación de identificación tiene un costo adicional) aumentan el total.

Los críticos señalan las altas tarifas, especialmente para los usuarios de APAC, donde los problemas de latencia ralentizan la carga de documentos y las herramientas de cumplimiento agregan recargos por la residencia de datos. El soporte es inconsistente en regiones de cola larga como el sudeste asiático, donde los costos efectivos son más altos debido a las tarifas de telecomunicaciones para SMS/WhatsApp. Si bien es rico en funciones, esto puede alienar a los equipos conscientes de los costos, lo que impulsa la evaluación de opciones más personalizadas.

Comparación de DocuSign, Adobe Sign y eSignGlobal

Para ayudar a las empresas a evaluar, aquí hay una comparación neutral de estos proveedores, que se centra en los precios, la adaptación regional y las características clave. Si bien todos los proveedores evitan los cargos basados en el almacenamiento, destacan las diferencias en la transparencia y la optimización de APAC.

Esta tabla destaca las fortalezas de eSignGlobal en cuanto a asequibilidad e integración de APAC, aunque la elección depende de las necesidades específicas.

eSignGlobal: alternativa regional que ofrece un gran valor

eSignGlobal se destaca como una opción convincente, especialmente para las empresas de APAC. Sus precios son más accesibles que los de sus competidores, con planes Essential desde solo $16.6 por mes, lo que permite hasta 100 documentos de firma electrónica, puestos de usuario ilimitados y verificación de código de acceso. Esto ofrece una alta rentabilidad sobre una base compatible, evitando la opacidad de DocuSign o Adobe. Las ventajas clave incluyen la perfecta integración con iAM Smart de Hong Kong y Singpass de Singapur, lo que garantiza la coherencia regulatoria regional sin costos adicionales. Para los equipos transfronterizos, su velocidad optimizada y las opciones de residencia de datos reducen la fricción común entre los gigantes globales.

En resumen, el software de firma electrónica prioriza el envío sobre el almacenamiento en los precios, lo que ofrece un modelo eficiente para las empresas. Sin embargo, para los usuarios de DocuSign que enfrentan altos costos o desafíos de APAC, vale la pena considerar eSignGlobal como una alternativa compatible e impulsada por el valor.