Fallo en la verificación de la firma

Entendiendo el error “Fallo en la Verificación de la Firma”

En el vertiginoso mundo de los contratos digitales, las plataformas de firma electrónica se han convertido en una herramienta indispensable para que las empresas agilicen sus procesos de acuerdo. Sin embargo, los usuarios a menudo se encuentran con el frustrante error “Fallo en la Verificación de la Firma”, que puede interrumpir los flujos de trabajo y generar preocupaciones sobre el cumplimiento. Desde una perspectiva empresarial, este problema destaca la importancia de procesos de verificación sólidos en las herramientas de firma electrónica, que garanticen la aplicabilidad legal al tiempo que minimizan las interrupciones. Este error suele aparecer al verificar una firma digital, donde el sistema comprueba la integridad, autenticidad y validez de la entrada del firmante con respecto a los criterios predefinidos.

Causas comunes del fallo en la verificación de la firma

El mensaje “Fallo en la Verificación de la Firma” aparece en plataformas como DocuSign, Adobe Sign, etc., cuando el proceso de firma no cumple con los requisitos técnicos o de seguridad. Los principales factores desencadenantes incluyen:

• Certificados no válidos o caducados: Las firmas digitales dependen de certificados criptográficos. Si el certificado utilizado para firmar ha caducado, ha sido revocado o no coincide con la identidad del firmante, la verificación falla. Por ejemplo, en sectores regulados como el financiero o el sanitario, los certificados deben cumplir normas como la PKI (Infraestructura de Clave Pública).

• Fallos de red o de integración: Una mala conectividad durante el proceso de firma, especialmente en escenarios transfronterizos, puede provocar la corrupción de los datos transmitidos. Las integraciones API con sistemas CRM (como Salesforce) también pueden fallar si los tokens caducan durante el proceso.

• Errores del lado del usuario: Es posible que los firmantes utilicen dispositivos, navegadores o métodos de entrada no compatibles. Por ejemplo, dibujar una firma en un dispositivo móvil sin la calibración adecuada puede provocar una falta de coincidencia.

• Discrepancias de cumplimiento: En regiones con leyes estrictas sobre firmas electrónicas, como la normativa eIDAS de la UE, las firmas electrónicas avanzadas (AES) requieren certificados cualificados. Las firmas electrónicas básicas (BES) no cumplen los requisitos, lo que provoca errores de verificación. Del mismo modo, en Estados Unidos, según las leyes ESIGN y UETA, las firmas deben demostrar la intención y el consentimiento, pero los fallos se producen si las pistas de auditoría están incompletas.

• Limitaciones específicas de la plataforma: La superación de las cuotas de sobres o los envíos automatizados (como los envíos masivos en DocuSign) pueden provocar indirectamente problemas de verificación si las limitaciones del sistema impiden el procesamiento.

Desde una perspectiva empresarial, estos fallos pueden provocar retrasos en las transacciones, aumento de los costes de soporte y erosión de la confianza. Según encuestas del sector, las empresas informan de que los errores de verificación no resueltos provocan tasas de abandono de la firma electrónica del 20-30%.

Soluciones paso a paso para solucionar el error “Fallo en la Verificación de la Firma”

La resolución de este error requiere un enfoque sistemático que equilibre las correcciones técnicas con las comprobaciones de cumplimiento. A continuación, se indica cómo las empresas pueden solucionar los problemas de forma eficaz:

1. Verificar los certificados y los datos de identidad: Comience comprobando el estado del certificado del firmante a través del panel de administración de la plataforma. Para los usuarios de DocuSign, vaya a la pestaña “Administrar” en el acuerdo para comprobar la validez del certificado. Renueve los certificados caducados a través de proveedores de integración como GlobalSign. En los casos en que intervengan complementos de verificación de identidad (IDV), asegúrese de que la autenticación multifactor (MFA), como SMS o biometría, esté habilitada; por ejemplo, la extensión IDV de DocuSign utiliza el OCR para el escaneo de documentos y la detección de vida para evitar el fraude.

2. Probar la compatibilidad de la red y los dispositivos: Aconseje a los firmantes que utilicen navegadores actualizados (Chrome o Edge) y conexiones estables. Borre la caché y las cookies, o cambie al modo de escritorio en los dispositivos móviles. Plataformas como Adobe Sign ofrecen widgets de firma integrados que, según los comentarios de los usuarios, reducen los errores móviles en un 40%.

3. Revisar los registros de auditoría y reenviar: La mayoría de las herramientas proporcionan registros detallados. En eSignature de DocuSign, acceda a los informes de “Actividad” para identificar los puntos de fallo, como las discrepancias de marcas de tiempo. Reenvíe los sobres con recordatorios a través de complementos de SMS o WhatsApp para solicitar la reverificación sin perder el progreso.

4. Auditoría de cumplimiento: Si el error está relacionado con las leyes regionales, confirme la coherencia. Para las operaciones en EE. UU., asegúrese de que las firmas cumplen con los criterios de “atribución e intención” de ESIGN a través de pistas de auditoría rastreables. En la UE, actualice a proveedores de servicios de confianza cualificados (QTSP) para cumplir con AES. Las herramientas con comprobadores de cumplimiento integrados, como las funciones de gestión de identidad y acceso (IAM) de DocuSign, automatizan este proceso integrando SSO y acceso basado en roles, lo que reduce los errores manuales.

5. Actualización de la plataforma o soporte: Para problemas persistentes, actualice a un soporte premium. Los planes mejorados de DocuSign incluyen asistencia 24 horas al día, 7 días a la semana y flujos de trabajo personalizados. Si la cuota es la culpable, amplíe los sobres: los planes estándar ofrecen alrededor de 100 por usuario al año. Las empresas también deben supervisar el uso de la API en los programas de desarrolladores para evitar la limitación de la velocidad.

6. Medidas preventivas: Implemente la capacitación en mejores prácticas para los equipos, como el uso de plantillas con campos prevalidados. Integre herramientas de evaluación de riesgos impulsadas por IA para marcar posibles fallos antes del envío. En escenarios de gran volumen, opte por funciones de envío masivo con lógica condicional, asegurando que todos los firmantes cumplan con los umbrales de verificación.

Siguiendo estos pasos, las empresas pueden resolver el 80-90% de los fallos de verificación en cuestión de horas, minimizando el impacto en los ingresos. En un mercado que se prevé que alcance los 15.000 millones de dólares en 2025, las plataformas que prioricen la verificación sin problemas obtendrán una ventaja competitiva.

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Principales plataformas de firma electrónica y sus capacidades de verificación

Para hacer frente a los desafíos de la verificación, las empresas evalúan las plataformas en función de la fiabilidad, el cumplimiento y el coste. A continuación, describimos los principales actores, centrándonos en cómo gestionan la verificación de la firma.

DocuSign: Verificación de nivel empresarial con integración IAM

DocuSign lidera el mercado de la firma electrónica con su completa suite, que incluye los planes Personal (120 dólares al año, 5 sobres al mes), Estándar (300 dólares al año por usuario) y Business Pro (480 dólares al año por usuario). La verificación es un componente central de sus capacidades IAM (Gestión de Identidad y Acceso), que se incluyen en los planes mejorados, que imponen SSO, MFA y registros de auditoría avanzados. Para los errores de “Fallo en la Verificación de la Firma”, el complemento IDV de DocuSign utiliza la biometría y las comprobaciones de documentos, lo que garantiza el cumplimiento de ESIGN/UETA en EE. UU. y eIDAS en la UE. Sin embargo, los planes API (Starter 600 dólares al año) añaden costes para las integraciones personalizadas, y los usuarios de APAC se enfrentan a problemas de latencia debido a la infraestructura centrada en EE. UU.

Adobe Sign: Verificación con integración perfecta

Adobe Sign, que forma parte de Adobe Document Cloud, hace hincapié en la automatización del flujo de trabajo, con la verificación vinculada a las capas de seguridad de Acrobat. Los precios comienzan en 10 dólares/usuario/mes para individuos, y se extienden a presupuestos personalizados para empresas. Gestiona los fallos a través de una sólida gestión de certificados y la integración con el ecosistema de Adobe, apoyando ESIGN y eIDAS. Las ventajas incluyen campos condicionales y pagos, pero los complementos como la entrega de SMS incurren en tarifas por mensaje. En APAC, el cumplimiento se basa en marcos, lo que puede requerir una configuración adicional para las regulaciones locales.

eSignGlobal: Verificación centrada en APAC con alcance global

eSignGlobal se posiciona como una potencia regional, con cumplimiento en 100 países convencionales a nivel mundial, destacando en el entorno regulatorio fragmentado y de alto nivel de APAC. A diferencia de los marcos ESIGN/eIDAS de EE. UU./UE (que se basan en el correo electrónico o la autodeclaración), APAC exige estándares de “integración del ecosistema”: acoplamiento profundo de hardware/API con las ID digitales gubernamentales (G2B). eSignGlobal sobresale en este ámbito, integrando iAM Smart de Hong Kong y Singpass de Singapur para una verificación perfecta y legalmente vinculante. Planes como Essential (299 dólares al año, equivalentes a unos 16,6 dólares al mes) permiten usuarios ilimitados, 100 documentos y verificación de códigos de acceso, ofreciendo un alto valor sin tarifas por puesto. Es más barato que sus competidores, con planes Pro que incluyen API sin coste adicional y soporte para envíos masivos para una firma eficiente y sin errores. Esto lo hace competitivo a nivel mundial, incluyendo estrategias de reemplazo para DocuSign y Adobe Sign.

HelloSign (Dropbox Sign): Funciones básicas fáciles de usar

HelloSign, ahora Dropbox Sign, se centra en la simplicidad, ofreciendo un nivel gratuito de hasta 3 firmas al mes, y planes de pago a partir de 15 dólares al mes. La verificación utiliza MFA básica y pistas de auditoría, cumpliendo con ESIGN en EE. UU., pero carece de IDV avanzado para regulaciones complejas. Es adecuado para las PYMES, pero puede fallar en escenarios de alto cumplimiento.

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Análisis comparativo de las plataformas de firma electrónica

Esta tabla destaca las compensaciones neutrales: DocuSign destaca en escala pero es caro, mientras que eSignGlobal ofrece valor en regiones reguladas.

Impacto empresarial y recomendaciones

En 2025, a medida que el trabajo remoto impulse el aumento de la adopción de la firma electrónica, la fiabilidad de la verificación impulsará las selecciones de los proveedores. El error “Fallo en la Verificación de la Firma” subraya la necesidad de que las plataformas fusionen la solidez técnica con el cumplimiento regional. Para los usuarios que buscan alternativas a DocuSign, eSignGlobal destaca como una opción sólida y de cumplimiento regional, especialmente para las operaciones de APAC que requieren la integración de la verificación gubernamental. Las empresas deben probar varias herramientas para que coincidan con las necesidades específicas.