Firma prioritaria en dispositivos móviles: Cómo la tecnología 5G y los dispositivos inteligentes están remodelando la experiencia de los contratos

En una era donde la movilidad domina la forma en que trabajamos, nos comunicamos y realizamos transacciones, el papel de las firmas electrónicas se ha vuelto cada vez más importante. A medida que la conectividad 5G continúa expandiéndose a nivel mundial y los dispositivos inteligentes se vuelven cada vez más poderosos, estamos presenciando una profunda transformación en la forma en que se crean, envían, firman y almacenan los contratos. Una experiencia prioritaria para dispositivos móviles ya no es un valor agregado para las soluciones de firma electrónica, sino una expectativa fundamental. Estas tendencias transformadoras se exploran en profundidad en el “Informe de Referencia de Adopción y Tendencias de la Firma Electrónica 2023”, que proporciona datos e información clave sobre cómo la tecnología móvil está remodelando el ciclo de vida de los contratos.

Los datos cuentan una historia clara: el uso de dispositivos móviles en los procesos de firma electrónica se está acelerando. El informe señala que, en 2023, más del 40% de las transacciones de firma electrónica se completaron a través de dispositivos móviles, en comparación con solo el 31% en 2021. Este crecimiento es particularmente notable en industrias donde los contratos deben ejecutarse en el campo o donde los clientes esperan interacciones instantáneas, como bienes raíces, servicios financieros y logística. No solo los firmantes utilizan teléfonos y tabletas con mayor frecuencia, sino que los remitentes también se están convirtiendo cada vez más en usuarios “nativos móviles”. Para las pequeñas empresas, los procesos de firma y envío prioritarios para dispositivos móviles se están convirtiendo gradualmente en el flujo de trabajo dominante.

Estas tendencias no se refieren solo a la conveniencia o la transformación digital, sino que representan un cambio profundo en la forma en que se comportan los consumidores y las empresas. Los usuarios modernos esperan experiencias digitales rápidas y sin fricciones, similares a la capacidad de respuesta de las aplicaciones de consumo. Con la baja latencia y las altas velocidades de transferencia de datos de 5G, los dispositivos móviles ahora son capaces de manejar procesos de documentos más complejos, incluidos los contratos de varias páginas con medios integrados, y ya no dependen de los sistemas de escritorio para funcionar sin problemas.

Un hallazgo notable en el informe es que los contratos enviados a través de dispositivos móviles se completan, en promedio, un 37% más rápido que los enviados a través de computadoras de escritorio. Esto destaca la productividad potencial que las empresas pueden liberar al optimizar los flujos de trabajo móviles. En escenarios como ventas o implementación de servicios, reducir el tiempo de respuesta de la firma de horas a minutos puede generar un aumento cuantificable de los ingresos.

Pero la velocidad es solo una parte de la historia. El informe destaca que la experiencia del usuario juega un papel clave en el auge de la firma prioritaria para dispositivos móviles. Más del 78% de los encuestados considera que la facilidad de uso en dispositivos móviles es uno de los principales factores al elegir una solución de firma electrónica. Las empresas que no brindan una experiencia móvil perfecta no solo pueden perder clientes, sino que también pueden afectar la tasa de adopción de los empleados internos. Si la interfaz móvil tiene problemas como carga lenta de documentos, navegación difícil o retrasos, puede provocar interrupciones en la firma o transacciones incompletas.

Desde una perspectiva competitiva, los fabricantes con visión de futuro están invirtiendo fuertemente en interfaces de usuario adaptables, ya sea a través de navegadores móviles o aplicaciones nativas. En lugar de simplemente reducir la experiencia de escritorio, están reinventando la forma en que se realizan las interacciones de firma en pantallas pequeñas, utilizando gestos táctiles, verificación biométrica y procesos simplificados. Por ejemplo, algunas plataformas ahora admiten la función OCR, que permite a los usuarios escanear documentos con la cámara de su teléfono y completar automáticamente los campos, lo que reduce la necesidad de ingresar datos en un teclado pequeño.

El impacto de 5G ha agregado una nueva dimensión a esta evolución. Una conexión más rápida y estable reduce la preocupación de los usuarios por el tamaño de los documentos o la confiabilidad de la red, lo cual es particularmente importante en áreas rurales o en desarrollo. El informe muestra que las empresas que operan en áreas con una infraestructura 5G madura (como Corea del Sur y partes de Europa Occidental) tienen una tasa de adopción de firma electrónica móvil un 24% más alta que las que dependen de 4G. Esto refuerza la idea de que el progreso de la infraestructura puede ayudar a optimizar los flujos de trabajo digitales.

Otra observación relativamente sutil pero significativa en el informe se refiere a la diversidad de dispositivos. La tasa de penetración de los teléfonos inteligentes se está saturando en algunos mercados, pero la convergencia de terminales inteligentes como dispositivos portátiles, tabletas y teléfonos plegables está ampliando la superficie de acceso a la firma electrónica. Por ejemplo, el uso cada vez mayor de lápices ópticos para firmar en tabletas o dispositivos de pantalla plegable hace que la firma manuscrita, que todavía se prefiere en algunos entornos regulatorios, sea más natural en el mundo digital. Las plataformas que invierten en un diseño verdaderamente receptivo y sincronización entre dispositivos obtendrán una ventaja a largo plazo.

Como era de esperar, la seguridad sigue siendo una prioridad para las empresas. Las empresas quieren asegurarse de que “prioridad para dispositivos móviles” no signifique “seguridad reducida”. El informe confirma que las firmas electrónicas móviles que integran la autenticación multifactor, el etiquetado de ubicación geográfica y las funciones de verificación biométrica tienen niveles de cumplimiento equivalentes o incluso superiores a los flujos de trabajo de escritorio. De hecho, en industrias reguladas como la atención médica y la banca, el 52% de los encuestados dijo que prefiere usar la verificación biométrica móvil en lugar de ingresar contraseñas en una computadora de escritorio. A medida que las medidas de seguridad a nivel de chip (como Secure Enclave o Knox) maduran, la complejidad del ecosistema de seguridad móvil también aumenta, lo que consolida aún más la confianza de los usuarios en las firmas electrónicas móviles.

Entonces, ¿qué significa todo esto para el entorno empresarial?

En primer lugar, la presión competitiva es real. Las organizaciones que desean seguir siendo competitivas deben adoptar o actualizar plataformas de firma electrónica que tengan la funcionalidad móvil integrada como núcleo. Este tipo de inversión no debe detenerse en la adaptación básica, sino que los líderes deben considerar la adopción de funciones móviles mejoradas con IA, como el reconocimiento de términos, el llenado dinámico de campos y la integración de chat en tiempo real.

En segundo lugar, cada industria debe adaptar la experiencia de firma electrónica móvil a sus propios escenarios de negocios en el campo. Por ejemplo, las empresas de servicios públicos permiten a los empleados de campo completar las firmas de órdenes de trabajo en el sitio, los agentes hipotecarios pueden completar los procesos de aprobación en el hogar de los clientes y las empresas de transporte pueden completar las firmas de documentos transfronterizos en tránsito: estas no son visiones del futuro, sino realidades que están sucediendo ahora. La creación proactiva de flujos de trabajo móviles específicos para cada rol puede ayudar a acortar los ciclos de transacción, reducir los incumplimientos y mejorar la satisfacción del cliente.

En tercer lugar, los responsables de la toma de decisiones de adquisiciones y TI deben considerar los problemas de integración del sistema. Las soluciones de firma electrónica no funcionan de forma aislada. Ya sean sistemas CRM, plataformas de gestión de documentos o herramientas de autenticación de identidad, su capacidad de conexión API también debe extenderse sin problemas en el entorno móvil. El informe señala que las empresas que tienen flujos de trabajo de firma móvil totalmente integrados tienen una tasa de finalización de contratos un 65% más alta y una tasa de abandono de clientes un 30% más baja.

Por último, una transformación cultural es esencial. La adopción de una estrategia prioritaria para dispositivos móviles no es solo una cuestión de tecnología, sino que también requiere volver a capacitar a los equipos legales, proporcionar a los representantes de atención al cliente guías operativas adaptadas a dispositivos móviles y restablecer los indicadores clave de rendimiento con las transacciones digitales como núcleo. Las empresas que combinan eficazmente políticas, procesos y tecnología móvil no solo pueden mejorar la eficiencia operativa, sino que también transformarán por completo la forma en que se entienden y ejecutan los acuerdos comerciales.

Estamos entrando en una nueva era en la que los documentos ya no se limitan a completarse en un escritorio y la firma de contratos volverá a tener lugar donde realmente ocurren los negocios: en cafeterías, sitios de trabajo, aeropuertos o salas de estar. A medida que se expanda el ancho de banda móvil y evolucionen las funciones de los dispositivos, la experiencia de firma electrónica debe seguir el ritmo del trabajo moderno. Las organizaciones que comiencen a construir el futuro hoy cosecharán grandes recompensas en eficiencia, confianza del cliente y agilidad digital.

El futuro de la firma de contratos, literalmente, en tu bolsillo.