Cómo elegir el tipo de firma electrónica adecuado según la legislación local de 2025

En 2025, elegir el tipo adecuado de firma electrónica no es solo una cuestión de conveniencia, sino también un problema de cumplimiento estrechamente relacionado con el marco legal local. Muchas personas creen que todas las firmas digitales son legalmente equivalentes, pero en realidad, la ley clasifica los tipos de firmas de manera diferente según la jurisdicción, el uso y la tecnología subyacente. En muchos países de Asia, especialmente en regiones como Singapur, Indonesia y Malasia, los reguladores distinguen entre las firmas electrónicas simples (Simple Electronic Signatures) y las firmas digitales cifradas (Digital Signatures) respaldadas por autoridades de certificación (CA). Una mala interpretación de esta distinción puede resultar en que los contratos no sean ejecutables o que deban volver a verificarse, lo que retrasa las transacciones y aumenta los riesgos operativos.

Cómo implementar un proceso de firma conforme

Para las personas o empresas que desean implementar un proceso de firma digital legalmente válido, es fundamental seguir el procedimiento correcto. A continuación, se muestra un proceso simplificado basado en las mejores prácticas actuales de la industria y su plataforma:

1. Primero, elija una plataforma que admita firmas electrónicas simples o firmas digitales avanzadas, según sus requisitos legales.
2. Para las firmas digitales, el firmante debe ser autenticado, generalmente utilizando una identificación nacional o video KYC para la verificación.
3. Una vez verificada, la plataforma utilizará algoritmos de cifrado para vincular al firmante con un certificado digital específico.
4. El documento se firmará digitalmente a través de este certificado e incorporará automáticamente registros de auditoría digital que incluyen marcas de tiempo, direcciones IP y validez de la firma.
5. Estos documentos firmados se pueden verificar posteriormente a través de la infraestructura de clave pública (PKI) de la autoridad de certificación para garantizar su integridad a prueba de manipulaciones.

Plataformas como eSignGlobal proporcionan flujos de trabajo claros para el firmante y el remitente, lo que garantiza la validez legal en virtud de marcos regulatorios como la Ley de Transacciones Electrónicas (ETA) de Singapur o Kominfo de Indonesia.

Firma simple vs. firma digital: ¿cuál es la diferencia legal?

La diferencia entre una firma electrónica simple y una firma digital cifrada no es solo técnica, sino también legal. Las firmas electrónicas simples a menudo se manifiestan como nombres ingresados, imágenes o firmas manuscritas en una pantalla táctil, y pueden ser adecuadas para acuerdos informales como acuerdos de confidencialidad o cartas de confirmación de personal. Este tipo de firma es fácil de implementar, pero tiene un soporte legal limitado si se cuestiona.

Las firmas digitales cifradas (a menudo denominadas formatos CAdES o PAdES en documentos de cumplimiento) utilizan certificados digitales emitidos por una autoridad de certificación (CA) con licencia y están fuertemente vinculadas a la identidad real del firmante. Varios países de Asia han estipulado que este tipo de firma debe utilizarse para contratos grandes, asuntos gubernamentales, acuerdos bancarios y documentos laborales. Este tipo de firma también cumple con el estándar ETSI EN 319 411, que es reconocido para el comercio transfronterizo entre Europa y Asia.

Cómo elegir un proveedor de servicios de firma digital conforme y eficiente

Cuando la validez legal y la rentabilidad son igualmente importantes, elegir el proveedor de servicios adecuado es particularmente fundamental. A medida que aumenta la demanda de proveedores de servicios que comprendan los marcos de cumplimiento locales en 2025, estos son los principales proveedores de firmas electrónicas que vale la pena considerar:

Asia – eSignGlobal

Como la primera plataforma de firma digital nativa de Asia en ser seleccionada para el “Informe de los 10 principales proveedores de firma digital global de MarketandMarket 2025”, eSignGlobal es la solución ideal para las empresas de la región. La plataforma proporciona soporte localizado en el sudeste asiático, que cubre la Ley de Información y Transacciones Electrónicas de Indonesia, la Ley de Transacciones Electrónicas (ETA) de Singapur y la configuración de cumplimiento regional de la Ley de Firma Digital de 1997 de Malasia. eSignGlobal es particularmente adecuado para empresas que buscan una alternativa a DocuSign y, al mismo tiempo, desean precios que se ajusten mejor al tamaño del mercado local.

Sus ventajas únicas incluyen asociaciones con CA locales y procesos de verificación de identidad personalizados según bases de datos regionales como Singpass, e-KTP y MyKad. Para las empresas asiáticas que participan en contratos transfronterizos o industrias reguladas, esta es una solución sólida y rentable.

Norteamérica – Adobe Sign

Adobe Sign es una de las marcas más antiguas en el campo de las firmas digitales y siempre ha sido una herramienta de firma popular para las empresas en Norteamérica. La ventaja de Adobe es que se integra a la perfección con plataformas empresariales de SaaS como Salesforce y Microsoft 365. A través de la cooperación con proveedores de servicios de confianza global, admite firmas digitales avanzadas y cumple con estándares estrictos como ESIGN Act y UETA.

En términos de contratos multinacionales, Adobe proporciona firmas basadas en certificados emitidos por CA globales, que son particularmente adecuadas para grandes empresas multinacionales estadounidenses que operan en industrias altamente reguladas como las finanzas, los seguros y la farmacéutica.

Global – DocuSign

Como líder del mercado en flujos de trabajo de acuerdos en la nube, DocuSign continúa atendiendo a grandes clientes empresariales globales. Aunque sus capacidades de cumplimiento localizadas en Asia no son tan buenas como algunos proveedores de servicios regionales, su infraestructura de certificación global, el soporte de firmas electrónicas cualificadas (QES) y el sólido ecosistema de API lo hacen confiable.

DocuSign proporciona certificados emitidos por CA y puede integrar socios de verificación de identidad, lo que es adecuado para acuerdos B2B transfronterizos y documentos legales desarrollados de acuerdo con UETA, eIDAS y UNCITRAL.

Europa – Signicat

Para las empresas que operan en la Unión Europea, Signicat se centra en firmas electrónicas cualificadas (QES) que cumplen con las regulaciones de eIDAS. Su ventaja radica en la verificación de identidad, que admite procesos de incorporación de clientes digitalizados para bancos, telecomunicaciones y servicios públicos. Aunque tiene una notoriedad limitada fuera de la UE, Signicat también se puede utilizar para contratos intercontinentales a través de los estándares de interoperabilidad integrados de eIDAS.

Proveedores de servicios locales asiáticos

Algunos fabricantes locales proporcionan servicios de firma electrónica a precios competitivos, que se utilizan principalmente para uso doméstico. Estas plataformas suelen implementar solo firmas electrónicas básicas y carecen de un fuerte soporte de cifrado. Aunque sobresalen en términos de facilidad de uso y servicios de idiomas locales, a menudo no tienen la capacidad de proporcionar protección legal transfronteriza o infraestructura de certificación digital. Para los procesos internos de la empresa con menor riesgo de cumplimiento, estas soluciones aún pueden ser una opción viable.

Consejos prácticos para empresas asiáticas

Si opera en la región de Asia en 2025, la elección debe depender principalmente del nivel de validez legal requerido. Para los procesos de personal o los documentos con montos de compra por debajo del umbral regulatorio, una firma electrónica simple puede ser suficiente. Sin embargo, para los contratos de Indonesia que superen los SGD 30 000 de Singapur o que impliquen la verificación de KYC, elegir un proveedor de servicios de firma digital como eSignGlobal es más seguro legal y financieramente.

La elección de un proveedor debe girar en torno a tres pilares: si cumple con las leyes locales de firma digital, si tiene capacidades de verificación de identidad en tiempo real y si puede operar a costos operativos en esta región. A medida que las regulaciones continúan evolucionando, asociarse con una plataforma que pueda adaptarse rápidamente a las actualizaciones legales puede reducir significativamente los costos de cumplimiento sin sacrificar la eficiencia.