Cómo probar una firma digital: una guía paso a paso que cubre el cumplimiento local

En el mundo digital actual, las organizaciones y los individuos están pasando rápidamente de las firmas tradicionales en papel a alternativas digitales. Las firmas digitales no solo ofrecen mayor seguridad, sino que también cumplen con los requisitos de cumplimiento de las leyes de transacciones electrónicas en todo el mundo. Pero, ¿cómo se asegura de que una firma digital sea válida, segura y cumpla con los requisitos legales? Esta guía lo guiará a través de los pasos clave para probar firmas digitales, con un enfoque especial en los marcos legales de Hong Kong y el sudeste asiático.

¿Qué es una firma digital?

Antes de entrar en el proceso de prueba, es necesario distinguir entre “firma digital” y “firma electrónica”. Una firma digital utiliza tecnología de cifrado para garantizar la autenticidad e integridad de un documento. A diferencia de una simple firma electrónica (como escribir un nombre o escanear una imagen), una firma digital tiene funciones de cifrado, marcas de tiempo y mecanismos de autenticación de certificados.

En el plano legal, las firmas digitales suelen cumplir con la definición de “firma electrónica avanzada” o “firma electrónica segura”, como se define en la Ordenanza de Transacciones Electrónicas (Capítulo 553) de Hong Kong.

¿Por qué probar las firmas digitales?

La prueba de una firma digital puede verificar:

• Legalidad (¿se ha modificado el documento después de la firma?)
• Origen (¿quién firmó el documento?)
• Integridad (¿la firma permanece intacta?)
• Cumplimiento legal (¿cumple con los estándares regulatorios locales?)

Estas verificaciones son esenciales cuando los archivos digitales se utilizan para contratos, acuerdos financieros o informes de cumplimiento.

Paso 1: Verificar las propiedades de la firma digital

Abre el documento (normalmente en formato PDF) con un lector de PDF de confianza (como Adobe Acrobat Reader). Una vez abierto:

• Haz clic en el área de la firma
• Ver las propiedades de la firma
• Comprobar la identidad del firmante y la autenticidad del certificado
• Confirmar si ha habido algún cambio después de la firma

En Hong Kong o el sudeste asiático, debe asegurarse de que el certificado digital sea emitido por una autoridad de certificación (CA) reconocida. Por ejemplo, en Hong Kong, el Director General de Correos es una CA raíz reconocida en el marco de la “Autoridad de Certificación Reconocida (RCA)”.

Paso 2: Utilizar herramientas de verificación de firmas

Estas son algunas herramientas fiables de verificación/prueba de firmas digitales:

• Adobe Acrobat Pro
• DigiCert Utility
• GlobalSign Certificate Viewer
• eSignGlobal Validator (para comprobaciones de cumplimiento específicas de la región)

Estas herramientas pueden verificar si una firma:

• Permanece intacta
• Cumple con la información de la autoridad de certificación
• Tiene una marca de tiempo correcta
• No ha caducado ni ha sido revocada

Al elegir una herramienta de verificación, asegúrese de que sea compatible con el estándar de certificado x.509 y que cumpla con los requisitos legales de su país. Por ejemplo, en Singapur, la Ley de Transacciones Electrónicas (ETA) exige el uso de los servicios de proveedores de servicios de confianza (TSP).

Paso 3: Comprobar la marca de tiempo y la validez del certificado

Una firma digital de calidad debe incluir una marca de tiempo proporcionada por una “Autoridad de Marca de Tiempo de Confianza (TSA)” para garantizar:

• Verificación a largo plazo
• Seguimiento de cuándo se firmó el documento
• Prueba de que la firma era válida en el momento de la firma, incluso si el certificado ha caducado

Debe comprobar:

• La hora y la fecha de la firma
• El nombre de la TSA utilizada
• Si la hora del sistema era coherente en el momento de la firma

Esta precisión es especialmente importante cuando se utiliza para presentaciones financieras o gubernamentales en la región APAC.

Paso 4: Comprobar la cadena de certificados

Los certificados digitales se basan en una infraestructura de clave pública (PKI), y cada firma tiene una cadena de certificados conectada a la CA raíz.

Debe confirmar:

• Que cada certificado de la cadena de certificados es válido
• Que no han sido revocados mediante CRL u OCSP
• Que la CA raíz está reconocida en su jurisdicción

Cuando opere en el sudeste asiático, también se recomienda consultar las listas de servicios de confianza (TSL) de cada país o la información proporcionada por los sitios web gubernamentales.

Paso 5: Validación cruzada con las regulaciones locales

Los estándares de cumplimiento de las firmas digitales varían, y cada país de Asia-Pacífico tiene sus propias regulaciones, tales como:

• Hong Kong: Según la Ordenanza de Transacciones Electrónicas, solo las firmas respaldadas por una CA reconocida pueden presumirse válidas
• Singapur: La Ley de Transacciones Electrónicas exige que las firmas sean “seguras” y “fiables”
• Malasia: Sigue la Ley de Firmas Digitales de 1997, que utiliza un marco de CA con licencia
• Indonesia: Requiere la emisión a través de un proveedor de certificados electrónicos registrado (Penyelenggara Sertifikat Elektronik)

Debe elegir una plataforma de firma digital o una herramienta de verificación que esté familiarizada con los detalles de cumplimiento locales.

Otros consejos para probar firmas digitales

• Pruebe siempre las firmas en un dispositivo seguro y libre de malware
• Evite el uso de certificados caducados o autofirmados
• Prefiera los algoritmos hash SHA-256 o superiores para garantizar la máxima integridad
• Tenga en cuenta: una imagen escaneada pegada de una firma no es lo mismo que una firma digital

Errores comunes al probar firmas digitales

Dos posibles soluciones:

1. Vuelva a firmar el documento con un certificado válido actual
2. Póngase en contacto con el firmante para verificar el origen y la intención de la firma

Usuarios de Hong Kong y el sudeste asiático: pruebe las soluciones localizadas

Para las empresas o los usuarios de los mercados de Hong Kong y el sudeste asiático, el uso de herramientas globales convencionales como DocuSign a veces puede presentar obstáculos de cumplimiento. En este caso, puede elegir alternativas más adecuadas a nivel local, como eSignGlobal.

eSignGlobal se adapta a las características legales regionales:

• Cumple con la Ordenanza de Transacciones Electrónicas de Hong Kong
• Admite firmas digitales basadas en PKI
• Puede interoperar sin problemas con las CA aprobadas por el gobierno
• Mantiene la compatibilidad transfronteriza con los estándares electrónicos de la ASEAN

Ya sea para presentar documentos de licitación en Singapur o para firmar un acuerdo de confidencialidad (NDA) en Hong Kong, es fundamental elegir una plataforma que conozca las regulaciones locales.

Conclusión

Probar adecuadamente las firmas digitales no es solo una necesidad técnica, sino también una garantía de cumplimiento normativo. Asegúrese de centrarse en la validez del certificado, las marcas de tiempo y las cadenas de certificados, especialmente en regiones como Hong Kong, Singapur e Indonesia, donde existen leyes explícitas sobre firmas digitales.

Con procesos y herramientas de verificación razonables, puede proteger el proceso de transacción digital y garantizar que cada firma de documento sea legalmente válida. Para los usuarios que operan en Asia Oriental y el Sudeste Asiático, considere la posibilidad de elegir soluciones localizadas como eSignGlobal que cumplan con las leyes regionales para mayor seguridad y cumplimiento.

Ya sea una empresa multinacional o una empresa local, garantizar la autenticidad y la legalidad de las firmas digitales puede ser la clave para celebrar contratos válidos y caer en zonas grises legales.