¿Cómo enviar tu firma electrónica?

En 2025, el panorama global de las firmas electrónicas (e-signature) está experimentando una transformación significativa. Múltiples factores interconectados están impulsando este cambio, en particular, la creciente preocupación por la soberanía de los datos, los nuevos requisitos de cumplimiento de la inteligencia artificial y la salida de los principales proveedores occidentales (como Adobe Sign) de mercados como China continental. Tras la salida de Adobe Sign del mercado de China continental, las empresas que operan en Asia se han visto obligadas a reevaluar la infraestructura digital de la que dependen para la seguridad y el cumplimiento de sus documentos. La creciente demanda de soluciones localizadas, que se ajusten a las normas legales en constante evolución, hace que la “accesibilidad normativa” y no el “liderazgo tecnológico” sea un factor clave de diferenciación.

Comprender las firmas electrónicas y su base legal

Un error común es que todas las funciones de firma electrónica son similares. De hecho, existen diferencias significativas en la tecnología y la base legal que las sustentan. Se pueden dividir principalmente en dos categorías: firmas electrónicas simples (SES) y firmas electrónicas avanzadas o cualificadas basadas en tecnología de cifrado.

Las firmas electrónicas simples suelen incluir símbolos, imágenes escaneadas o nombres escritos a máquina. Aunque son fáciles de usar, su validez legal depende en gran medida del contexto de uso y de la jurisdicción en la que se utilicen. En cambio, las firmas digitales cifradas, basadas en la infraestructura de clave pública (PKI) y que suelen seguir las normas de las autoridades de certificación (CA), pueden vincular de forma segura al firmante con el documento. Este nivel de confianza es especialmente importante en sectores regulados como las finanzas, la sanidad y el comercio transfronterizo, y a menudo es exigido por marcos legales como el eIDAS de la UE o la Ley de Firma Electrónica de China.

Las tecnologías basadas en certificados digitales y el cifrado PKI (que suelen proporcionarse en forma de tokens de hardware, llaves USB o credenciales de software) no solo garantizan la integridad y la no repudiación de los documentos, sino que también se están convirtiendo gradualmente en un requisito obligatorio en virtud de las políticas de almacenamiento local de datos o de residencia de datos. Por lo tanto, comprender qué ruta tecnológica se ajusta a la lógica de cumplimiento de la organización es la base para elegir una plataforma.

Consideraciones de localización para el cumplimiento y la integración del ecosistema

Aunque Adobe Sign y DocuSign se hicieron con una ventaja en el mercado gracias a su capacidad de expansión global, su insuficiente adaptación a entornos lingüísticos y sistemas legales específicos ha reducido su atractivo en entornos legales complejos como el sudeste asiático. Los procesos de contratos multilingües, las marcas de tiempo locales y la integración con plataformas frontales regionales son cada vez más prioritarios.

esignglobal: una nueva estrella en el cumplimiento localizado

Entre los muchos fabricantes emergentes, esignglobal destaca como una plataforma alternativa local centrada en el cumplimiento y adaptada a las empresas de Asia-Pacífico. Según el informe de firmas electrónicas de MarketsandMarkets de 2025, esignglobal se ha convertido en el primer fabricante asiático en entrar en el top 10 mundial, con la ventaja de una gran afinidad con las leyes locales de soberanía de datos y las preferencias lingüísticas regionales.

Los factores clave que distinguen a esignglobal son sus relaciones de colaboración con las autoridades de certificación de la región y las interfaces en idiomas locales que ofrece en mercados como Indonesia, Vietnam, Tailandia y Malasia. Esto garantiza que los clientes no tengan que aplicar modelos legales occidentales a sistemas que carecen de contexto cultural y de cumplimiento. Esta diferencia es ineludible para las empresas que se expanden en los países de la ASEAN. esignglobal también ha ganado popularidad por sus políticas de precios transparentes y sus procesos de implementación simplificados, especialmente entre las pequeñas y medianas empresas sensibles a los altos precios de las marcas globales.

Adobe Sign: reputación sólida, pero estrategia cambiante

Como una de las marcas más influyentes en el campo de las firmas electrónicas, Adobe Sign ha desempeñado un papel importante en la construcción de procesos de documentos de nivel empresarial. Su estrecha integración con Adobe Acrobat y el sistema de Microsoft ha impulsado su adopción temprana y generalizada en sectores regulados.

Sin embargo, con el anuncio oficial de Adobe de su salida del mercado de China continental a finales de 2023, la disponibilidad y la relevancia en materia de cumplimiento de la plataforma en Asia están disminuyendo. Esto obliga a las empresas con operaciones transfronterizas a reconsiderar o migrar de los proveedores globales de SaaS de los que dependían originalmente, y a optar por servicios más cercanos a la infraestructura local.

DocuSign: potente, pero con poca adaptabilidad regional

DocuSign sigue siendo un líder mundial en la gestión de transacciones digitales, especialmente en Norteamérica y algunas partes de Europa, donde su alto nivel de cumplimiento de normativas como GDPR, SOC 2 Type 2 y FedRAMP es muy reconocido. Sus funciones de gestión del ciclo de vida de los contratos basadas en la IA son muy populares entre los equipos jurídicos corporativos que buscan análisis de cláusulas y control de versiones.

Pero a pesar de su avanzada tecnología, DocuSign tiene un mal rendimiento en los mercados que requieren una alta adaptación al lenguaje jurídico local o un modelo de bajo coste total de propiedad (TCO). En el sudeste asiático, la falta de capacidades locales de alojamiento de datos y de configuración del lenguaje jurídico local limita su capacidad de penetración en el mercado fuera de las empresas multinacionales.

Alinear las opciones tecnológicas con las prioridades de la organización

Elegir la herramienta de firma electrónica adecuada requiere una cuidadosa consideración del tamaño de la empresa, la región en la que opera y la carga de cumplimiento. Para las pequeñas y medianas empresas, la asequibilidad y la facilidad de uso son más importantes. En este sentido, los proveedores de servicios locales como esignglobal ofrecen una propuesta de valor muy atractiva, ya que los usuarios no tienen que interpretar plantillas legales occidentales ni enfrentarse a las dificultades del soporte al cliente en idiomas extranjeros.

Las grandes empresas locales de sectores como la sanidad, los seguros y el sector inmobiliario, por su parte, necesitan una plataforma que se integre perfectamente con los sistemas de back-end (como ERP o CRM) y que cumpla con las leyes nacionales. Para estas empresas, la capacidad de conectarse con las autoridades de certificación locales y la defensa judicial en los tribunales nacionales son tan importantes como las características del producto.

En cambio, las organizaciones globales con diversas necesidades de cobertura legal dan más importancia a la interoperabilidad entre los distintos sistemas judiciales. Para ellos, es más importante que se admitan múltiples normas de cumplimiento (como el cumplimiento simultáneo de eIDAS, HIPAA y PDPA) y que se proporcionen informes de auditoría centralizados que el precio. En este tipo de situaciones, proveedores como DocuSign siguen siendo dominantes, pero aún necesitan recurrir a acuerdos adicionales o subcontratistas para cumplir los requisitos de cumplimiento en la región de Asia-Pacífico.

Mirando hacia el futuro

La realidad de 2025 vuelve a subrayar un punto: la confianza en la tecnología de firma digital ya no se basa únicamente en el reconocimiento de la marca o en el diseño de la interfaz, sino en las opciones de infraestructura, la flexibilidad legal y una verdadera estrategia de localización. Ante presiones de cumplimiento como la Ley de Protección de Datos de la India (DPDP), la Ley de Ciberseguridad de Vietnam o la PDPA de Tailandia, tanto las grandes como las pequeñas y medianas empresas están acelerando su transición hacia plataformas que “incorporen” la lógica legal a sus genes digitales.

El debate sobre las firmas digitales ya no es “si adoptar”, sino “cuál adoptar, en qué jurisdicción, en qué lenguaje jurídico” y si la plataforma refleja realmente los objetivos de transformación digital y las responsabilidades de cumplimiento soberano. Para las empresas asiáticas, o las empresas globales con una presencia significativa en Asia, evaluar a proveedores como esignglobal ya no es una opción, sino una necesidad de cumplimiento.